- Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều nên khi nguyên vật liệu mua về ghi nhận phiếu nhập kho xong sẽ chuyển đến những nơi nào có khoảng trống thì sắp xếp
2.5.3.3Chỉ tiêu về mức độ chính xác các báo cáo tồn kho nguyên vật liệu
Hàng ngày, tại bộ phận kho thường xuyên phát sinh phiếu nhập kho và xuất kho đối với các nguyên vật liệu. Các phiếu xuất nhập kho này được ghi bằng tay, sau đó nhập lên hệ thống theo dõi. Thông thường cứ ba ngày sau khi phát sinh nghiệp vụ nhập xuất kho thì các phiếu xuất nhập này được giao đến Phòng kế toán, kế toán kho chịu trách nhiệm kiểm tra lại tính trung thực của các phiếu này dựa vào các thông tin như sau:
- Phiếu nhập thì căn cứ vào hóa đơn tài chính nếu nguyên vật liệu được mua trong nước hoặc hóa đơn thương mại nếu nhập khẩu từ nước ngoài xem tên nguyên vật liệu, quy cách, kích cỡ, màu sắc … và vị trí kho có đúng hay không.
- Phiếu xuất kho thì căn cứ vào đề nghị của phòng sản xuất và định mức nguyên vật liệu của từng sản phẩm để kiểm tra.
Ngoài ra, còn căn cứ vào báo cáo kiểm kê hàng tháng bộ phận kho gửi lên phòng kế toán, thể hiện số lượng thực tế chênh lệch với số lượng trên sổ sách với rất nhiều nguyên nhân như: nguyên vật liệu khi nhập kho không kiểm tra thực tế với số lượng trên hóa đơn, phát nguyên vật liệu không ghi phiếu xuất, phát hàng nhầm quy cách này với quy cách khác, nhân sự kho thay đổi nhiều.
Điều này, thể hiện mức độ báo cáo kho độ chính xác không cao ảnh hưởng rất lớn đến số liệu cung cấp cho bộ phận thu mua mua hàng. Làm cho những nguyên vật liệu trong kho đã hết nhưng số liệu báo cáo vẫn còn dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu
trong quá trình sản xuất. Vì thế, bộ phận thu mua phải đặt hàng gấp chi phí vận chuyển tăng lên chưa kể đến nhà cung cấp không có sẳn những loại nguyên vật liệu đó Công ty phải trả giá mua cao hơn thực tế những lần trước đặt hàng do nhà cung cấp phải trả lương ngoài giờ cùng các chi phí khác để sản xuất kịp thời cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty.
Ngược lại, có những nguyên vật liệu thực tế vẫn còn nhưng do ghi nhầm phiếu xuất làm cho bộ phận thu mua tiếp tục đặt hàng, sau đó Công ty không sử dụng hết sẽ gây ứ đọng tồn kho. Ví dụ theo số liệu bảng 2.5 mã CL0000001 vải WD2250HC màu WH tồn kho tại 31/12/2011 là 2,857.50 mét sử dụng hơn 6 tháng mới hết với điều kiện có đơn hàng đều đặn. Nguyên nhân tồn kho của loại nguyên vật liệu này do báo cáo tồn kho nhầm lẫn giữa màu WH và màu OF. Thay vì, phải mua nguyên vật liệu màu OF, thì bộ phận thu mua căn cứ báo cáo tồn kho mua màu WH.
Trong năm tại bộ phận kho có tất cả là 12 báo cáo tháng và 4 báo cáo quý, nhưng hầu như tháng nào báo cáo kho cũng có sai sót, nhầm lẫn, không chính xác. Nhưng xét chi tiết cụ thể mỗi báo cáo có mức độ chính xác như thế nào, thì phải tính được tỷ lệ mức độ chính xác của mỗi báo cáo cụ thể là trong báo cáo tồn kho nguyên vật liệu được báo cáo số lượng mã nguyên vật liệu trong đó có bao nhiêu mã bị chênh lệch từ đó tính ra được mức độ chính xác của báo cáo. Sau đó, tìm hiểu từng nguyên nhân và tìm hướng giải quyết và cải thiện. Mức độ chính xác của các báo cáo tồn kho của sáu tháng cuối năm 2011 được thể hiện qua bảng thống kê 2.11
Qua bảng 2.11 thể hiện mức độ chênh lệch các tháng ít hơn các quý, có xu hướng giảm ở các tháng và tăng nhiều vào kết quả kiểm kê quý. Từ đó, thể hiện nguyên nhân chủ quan là do con người tác động lên các báo cáo đó.
Bảng 2.11: Thống kê lỗi 6 tháng cuối năm 2011
Chỉ tiêu 7 8 9 10 11 12
Số lượng loại nguyên vật
liệu 1,228 1,279 1,301 1,335 1,360 1,382
Số lượng loại nguyên vật
liệu có sai sót 160 124 206 159 180 320
Tỷ lệ sai lỗi 13.03% 9.70% 15.83% 11.91% 13.24% 23.15%
( Nguồn: Bộ phận kho của WAT)
Để số liệu báo cáo được đẹp, ít chênh lệch chắc chắn kỳ kiểm kê tháng được thực hiện bởi các nhân viên kho, nhân viên phụ trách quản lý nhóm nguyên vật liệu nào thì tự mình kiểm kê đã không kiểm đếm thực tế số lượng 100% theo quy định kiểm kê, mà chỉ ghi số lượng trên thẻ kho mà thôi.
Điều này, được chứng minh qua kỳ kiểm kê quý, kỳ kiểm kê này kết quả khách quan hơn bởi có sự tham gia của nhân viên phòng kế toán và sự hỗ trợ của các nhân viên văn phòng khác không thuộc khối sản xuất.
Qua số liệu mức độ sai lỗi của kết quả kiểm kê quý thể hiện rõ ràng hơn mức độ chính xác và chứng minh được vì sao kết quả kiểm kê hàng tháng phát sinh chênh lệch ít hơn kiểm kê hàng quý qua các nguyên nhân sau: có những nguyên vật liệu thừa khi tìm nguyên nhân lại phát sinh trong những tháng không trùng vào tháng cuối cùng của quý, tương tự như vậy có những nguyên vật liệu thiếu do phát mà không ghi phiếu xuất mà nguyên nhân chủ yếu là nhân viên kho không thực hiện đúng quy trình kiểm kê do Ban giám đốc đề ra.
Tuy sau khi có được những kết quả kiểm kê quý, phòng kế toán đã tìm ra nguyên nhân và đưa ra hướng cải thiện. Bộ phận kho chỉ thực hiện trong thời gian ngắn rồi vấn đề củ, nguyên nhân củ tiếp tục lặp lại với lý do: cần sản xuất đơn hàng gấp nên phải phát nguyên vật liệu ngay, nhân viên kho thay đổi….. nhưng không thấy được rằng nguyên nhân chính là trình độ nhân viên kho thấp, thiếu kinh nghiệm nên chưa hiểu được tầm quan trọng trong công việc của mình thì làm sao hiểu được mức độ quan trọng của các báo cáo của bộ phận mình.