- Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều nên khi nguyên vật liệu mua về ghi nhận phiếu nhập kho xong sẽ chuyển đến những nơi nào có khoảng trống thì sắp xếp
2.3.3.3 Sổ sách quản trị tồn kho
Công ty có tất cả 5 kho bao gồm :
- Kho 1: dự trữ các nguyên vật liệu chính để sản xuất áo cưới như: Vải, von, lưới, ren, hoa, trân châu, saphire…..
- Kho 2: dự trữ các nguyên vật liệu phụ như: thẻ bài, chất tẩy vải… - Kho 3: dự trữ thành phẩm áo cưới
- Kho 4: dự trữ các công cụ như kim, đệm ngực, dùi gỗ, thuốc tẩy vải …và kho dự trữ các bao bì liên quan đến việc đóng gói sản phẩm.
- Kho 5: là kho chứa các nguyên vật liệu hư hỏng phát sinh khi nhận hàng từ nhà cung cấp và trong quá trình sản xuất.
Về sổ sách hàng tồn kho chủ yếu là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu điều chuyển từ kho này sang kho khác tùy thuộc vào bản chất vấn đề. Tất cả các chứng từ này được ghi chép thủ công, nên việc sai sót, nhầm lẫn thường xuyên xảy ra một phần do trình độ nhân viên kho còn thấp.
Bên cạnh, có quá nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mức độ khác biệt rất nhỏ nên rất khó phân biệt. Mặc dù, mỗi loại nguyên vật liệu đều có thẻ kho để theo dõi quá trình nhập xuất của chúng. Nhưng do mặt bằng kho còn hẹp chưa đủ sức chứa tất cả các loại nguyên vật liệu. Vì thế, các nguyên vật liệu cùng chủng loại được sắp xếp theo kệ với nhau nên việc nhầm lẫn giữa chủng loại giống nhau nhưng quy cách lại khác nhau thường xuyên xảy ra do các thẻ kho không cố định trên từng loại nguyên vật liệu. Đôi khi, việc nhầm lẫn này dẫn đến hư hỏng sản phẩm vì không đúng thiết kế ban đầu. Đồng thời, tốn rất nhiều chi phí để sản xuất lại sản phẩm hỏng này như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí xuất hàng bằng đường hàng không mới đảm bảo thời hạn giao hàng cho khách hàng
Mặc dù, có phần mềm hỗ trợ trong công tác quản lý số liệu trên sổ, nhưng do phiếu nhập xuất kho vẫn được ghi chép bằng tay, dựa vào số liệu này nhân viên mới nhập vào hệ thống dẫn đến tình trạng hàng hóa tồn kho nhiều hơn hoặc ít hơn thực tế. Trong khi đó, bộ phận thu mua dựa vào số liệu báo cáo kho để tiếp tục đặt hàng làm
ảnh hưởng đến tình trạng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều hay thiếu hụt trong quá trình sản xuất.
Công ty nên xem xét lại việc ghi chép sổ sách để có báo cáo tồn kho chính xác giúp Công ty tránh được những vấn đề cơ bản cụ thể:
- Tránh nhầm lẫn trong việc cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu dẫn đến hư hỏng sản phẩm.
- Hỗ trợ cho bộ phận thu mua đặt hàng kịp thời, tránh tồn kho quá nhiều gây lãng phí về mọi mặt.
- Giúp nhân viên kho dễ nắm bắt thông tin về nguyên vật liệu, xác định nhanh chóng loại nguyên vật liệu họ cần xuất kho trong thời gian sớm nhất.