- Khối lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều nên khi nguyên vật liệu mua về ghi nhận phiếu nhập kho xong sẽ chuyển đến những nơi nào có khoảng trống thì sắp xếp
2.3.5.1 Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu khách hàng và nhu cầu đặt hàng
Watabe Wedding Việt Nam là doanh nghiệp chế xuất nên 100% sản phẩm của Công ty được xuất khẩu sang thị trường nước ngoài. Việc theo dõi và thống kê báo cáo chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng được Bộ phận quản lý sản xuất lập báo cáo vào cuối tháng để biết được: Chất lượng sản phẩm, số lần khiếu nại của khách hàng, thời hạn giao hàng trể cho khách hàng do thiếu nguyên vật liệu sản xuất, năng suất sản xuất….
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng: qua báo cáo hàng tháng của Phòng quản lý sản xuất là tất cả các bộ phận trực tiếp sản xuất như: cắt¸ chuyền may, kiểm hàng…, hay các bộ phận gián tiếp sản xuất như: Bộ phận kho, thu mua, xuất nhập khẩu…, cùng nhau phối hợp hỗ trợ để đạt được các điều kiện sau:
- Đạt năng suất: có nghĩa là sản lượng sản xuất trong tháng phải đạt được tối thiểu từ 85% sản lượng kế hoạch đã đặt ra, đảm bảo giao hàng đúng thời hạn cho khách hàng. Đặc thù sản phẩm áo cưới là khách hàng không thể không có nó trong ngày cưới nên việc Công ty phải luôn giao hàng đúng hạn là điều rất cần thiết. Tuy nhiên, vẫn còn có một số trường hợp là những đơn hàng lẻ, đặc biệt do khác kích cỡ hay thay đổi thiết
kế phải được nhân viên Công ty xách tay với hình thức vận chuyển cá nhân bằng đường hàng không để giao hàng đúng hạn. Biết rằng, như vậy thì chi phí cho sản phẩm đó rất cao, thậm chí chi phí vận chuyển còn cao hơn giá của sản phẩm nhưng Công ty luôn đặt uy tín lên hàng đầu. Công ty luôn quan niệm rằng để có uy tín của sản phẩm trên thị trường như ngày hôm nay, tập đoàn cùng các Công ty con đã mất biết bao năm gầy dựng nên không thể vì vấn đề nhỏ làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
- Đạt chất lượng sản phẩm: Bên cạnh đảm bảo giao hàng đúng thời gian, Công ty còn đặc biệt quan tâm đến chất lượng sản phẩm đảm bảo nhận được sự hài lòng từ khách hàng khi sử dụng sản phẩm của Công ty. Có thể hiểu rằng một đời người chỉ một lần sử dụng sản phẩm giống như sản phẩm của Công ty. Vì thế, ngoài việc phải bỏ ra bao nhiêu chi phí để có sản phẩm của riêng mình mà chất lượng là điều khách hàng rất quan tâm. Mục tiêu của Công ty luôn gắn liền với tình hình thực tế sản xuất là sản phẩm được hoàn thành chủ yếu từ các công đoạn thủ công do con người thực hiện nên việc lỗi đường may không đẹp, đính cườm không đều… là điều không thể tránh khỏi. Điều mà Công ty chủ quan chưa nghĩ đến các lỗi do chất lượng nguyên vật liệu. Mục tiêu đặt ra là tỷ lệ này dưới 0.35% và kết quả năm 2011 thể hiện qua bảng 2.8
Qua kết quả bảng 2.8, cho thấy chất lượng sản phẩm trung bình năm 2011 của Công ty đã đạt chỉ tiêu đề ra. Tuy vậy vẫn có tháng không đạt được mục tiêu chất lượng cụ thể là tháng 4 và tháng 10 có tỷ lệ sản phẩm kém chất lượng lần lượt là 0.36%, 0.42% > 0.35%. Những tháng này Công ty phải mất nhiều chi phí để may sản phẩm bù cho khách hàng với chi phí nguyên vật liệu, nhân công …, cùng chi phí giao hàng gấp như chi phí vé máy bay cho nhân viên xách tay giao cho khách hàng.
Xét về tính khách quan thì số lượng lỗi rất thấp, nhưng đối với Công ty đây là điều đáng quan tâm bởi vì những sản phẩm này lẽ ra không bị khách hàng khiếu nại vì nguyên nhân gây ra lỗi trong khả năng kiểm soát do các nguyên vật liệu khác màu như cườm, kim sa, ren, nhãn…, do bộ phận cấp phát không chú ý nên nhầm lẫn trong quá trình cấp phát bởi sự khác biệt của chúng quá nhỏ.
Bảng 2.8: Tỷ lệ sản phẩm không đạt chất lượng năm 2011 Tháng Số lượng sản phẩm
bán trong tháng ( Cái)
Số lượng sản phẩm khách hàng khiếu nại ( Cái)
Tỷ lệ sản phẩm không đạt chất lượng 1 1,400 4 0.29% 2 1,648 3 0.18% 3 1,887 6 0.32% 4 1,106 4 0.36% 5 1,050 2 0.19% 6 1,380 4 0.29% 7 1,663 3 0.18% 8 1,804 4 0.22% 9 1,850 2 0.11% 10 1,190 5 0.42% 11 1,178 3 0.25% 12 1,507 5 0.33% Tổng cộng 17,663 45 0.25%
(Nguồn: Bộ phận chất lượng của WAT )
Không phải các lỗi do quá trình hoàn thành sản phẩm và hiện tại Công ty có thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Trong cùng một lô hàng, sau khi kiểm tra, số lượng nguyên vật liệu không đạt chất lượng Công ty nhập kho vào kho 9 là kho chứa hàng không đạt chất lượng. Nhưng các lỗi thống kê trong năm chủ yếu là do lỗi
nguyên vật liệu, điều này khẳng định rằng chất lượng nguyên vật liệu bị thay đổi trong quá trình lưu trữ.
Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu đặt hàng: Mục tiêu của chỉ tiêu này là một khi đã nhận đơn đặt hàng từ khách hàng dù có bất cứ khó khăn từ khâu thiết kế đến công đoạn cuối cùng là thời hạn giao hàng thì Công ty cũng phải đáp ứng được yêu cầu của đơn hàng. Công ty luôn thấm nhuần tinh thần phục vụ chu đáo nghĩa là luôn giữ lời hứa với khách hàng dù có gặp bất cứ khó khăn nào. Để đáp ứng chỉ tiêu này Công ty luôn chú trọng quan tâm các việc như sau:
- Đảm bảo đủ nguồn lực đáp ứng như: nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất… - Đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu
- Kỹ thuật và thiết kế sản phẩm đúng yêu cầu - Nắm rõ yêu cầu từng đối tượng khách hàng - Kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm - Công tác giao nhận hàng luôn sẳn sàng
Vì uy tín với khách hàng, nên mặc dù chi phí cho đơn hàng đó cao hơn doanh thu của đơn hàng, Công ty vẫn thực hiện, không vì bất cứ lý do nào mà thoái thác. Điển hình tháng 3 năm 2011, thị trường xuất khẩu chính là thị trường Nhật xảy ra động đất sóng thần, mọi giao dịch, vận chuyển hầu như bị đình trệ gây khó khăn trong công tác giao hàng. Ban giám đốc đã đi lại rất nhiều lần trong thời điểm đó để xách tay hàng hóa giao đúng thời hạn quy định, nhiều người cho rằng việc đó rất nguy hiểm, thậm chí cả tính mạng của mình. Không phải vì doanh thu hay lợi nhuận mà trong trường hợp này lời hứa cần phải thực hiện.