- Quản lý khuơn dấu, cơng văn đi, đến, báo chí và các cơng việc khác theo quy
2.2.2.1. Cơng tác kế hoạch hĩa nguồn nhân lực
Cơng ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm theo các chỉ tiêu như doanh thu, lợi nhuận nộp Ngân sách nhà nước, thu nhập bình quân của người lao động, số lao động bình quân… Kế hoạch đĩ được triển khai và giao cho các phịng ban, xí nghiệp, đội tổ, đơn vị trong Cơng ty đảm nhận. Các phịng ban, xí nghiệp, đội tổ, đơn vị đĩ phải nỗ lực phấn đấu để hồn thành và hồn thành vượt mức kế hoạch đĩ.
Trong kế hoạch sản xuất kinh doanh thì một phần quan trọng khơng thể thiếu đĩ là kế hoạch về nhân lực trong Cơng ty. Tuy nhiên, tại Cơng ty cổ phần Cơ khí- Xây dựng cơng trình Thừa Thiên Huế thì cơng tác này chưa được chú trọng và thực hiện tốt, chủ yếu cịn mang tính tức thời, giải quyết tình huống khi cĩ vấn đề về nhân lực nảy sinh. Cơng tác kế hoạch hĩa nhân lực chưa thể hiện tính chiến lược mà cịn manh mún và tình huống.
Tại Cơng ty thì cơng tác kế hoạch hĩa nguồn nhân lực được thực hiện theo hai hướng:
Thứ nhất, dựa trên tình hình thực tế của kế hoạch sản xuất kinh doanh mà Ban Giám đốc cũng như Phịng Nhân sự- hành chính sẽ cĩ kế hoạch về nhân lực trong kỳ; từ việc kiểm tra, đối chiếu về nhu cầu của từng đơn vị, phịng ban do các đơn vị, phịng ban đĩ báo cáo lên. Các trưởng phịng, Giám đốc xí nghiệp, trưởng đội sẽ xem xét, kiểm tra tình hình nhân sự hiện tại của đơn vị mình xem cĩ đủ khả năng về nhân lực để hồn thành kế hoạch được giao hay khơng. Nếu khơng đủ khả năng hoặc dư thừa thì sẽ báo cáo với Phịng Nhân sự- Hành chính và Ban Giám đốc về nhu cầu cũng như số lượng nhân lực cần bổ sung trong kỳ để hồn thành kế hoạch. Sau khi đã nhận được những phản hồi, báo cáo từ các đơn vị, phịng ban thì Ban Giám đốc sẽ quyết định sẽ bổ sung hoặc điều chỉnh nhân lực cho các đơn vị, phịng ban này dựa trên điều kiện thực tế cho phép của Cơng ty.
Thứ hai, các Giám đốc đơn vị, Trưởng phịng ban sẽ kiểm tra, xem xét, rà sốt lại tình hình thực tế của đơn vị, phịng ban mình. Qua đĩ, sẽ phát hiện những vấn đề về nhân lực như: thiếu hụt nhân lực để thực hiện cơng việc hay dư thừa nhân lực hoặc những nhân lực hiện tại khơng đủ khả năng để thực hiện cơng việc. Từ đĩ, các đơn vị, phịng ban sẽ cĩ đề nghị, báo cáo lên Phịng Nhân sự- Hành chính và Ban Giám đốc để yêu cầu bổ sung thêm nhân lực hoặc điều chỉnh, cắt giảm nhân lực. Sau đĩ, Ban Giám đốc sẽ chỉ đạo cho Phịng Nhân sự- Hành chính cho phép các đơn vị, phịng ban tuyển dụng thêm nhân lực hoặc cắt giảm biên chế trong điều kiện cho phép.
Ở Cơng ty cổ phần Cơ khí- Xây dựng cơng trình Thừa Thiên Huế thì chủ yếu cơng tác kế hoạch hĩa nhân lực được diễn ra theo cách thứ hai, nghĩa là các trưởng phịng ban, Giám đốc xí nghiệp dựa trên tình hình thực tế sẽ đề đạt với Phịng Nhân sự- Hành
chính và Ban Giám đốc những yêu cầu thay đổi, bổ sung của nhân lực rồi sẽ được cho phép tuyển dụng thêm hoặc thay đổi, cắt giảm nhân lực. Nhân lực để bổ sung cho nhu cầu tăng nhân lực cĩ thể là từ tuyển dụng mới, cũng cĩ thể là được thuyên chuyển từ các đơn vị, phịng ban khác.
Tuy nhiên, cơng tác kế hoạch hĩa nhân lực chủ yếu chỉ được thực hiện dựa trên mặt lượng chứ chưa được thực hiện về mặt chất: chưa xem xét, đánh giá kỹ càng về mặt chất lượng, trình độ cũng như khả năng thực hiện cơng việc của nguồn nhân lực. Mặt khác, khi xem xét, kiểm tra về khả năng đáp ứng cơng việc thì chỉ xem xét đơn thuần dựa trên số lượng nhân lực đơn thuần và những nhận định cảm tính mà chưa dựa trên những cơ sở, căn cứ khoa học như định mức lao động khoa học…
Về cơng tác dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của Cơng ty: Cơng ty dựa trên những cơ sở sau để dự báo về nhu cầu nhân lực:
-Mục tiêu, tầm nhìn chung của Cơng ty. Tùy thuộc vào mục đích của Cơng ty mà
nhu cầu nhân lực sẽ được dự báo.
-Các kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong kỳ cần dự báo. Thơng thường, khi xác
định các chiến lược kinh doanh cũng như các kế hoạch sản xuất kinh doanh, thì đồng thời những nhu cầu về nhân lực cũng được xác lập và dự báo.
-Tình hình thực tế về nhân lực của Cơng ty: tình hình những nhân lực cĩ thể về
hưu và về hưu non hay những nhân lực cĩ khả năng sẽ xin thơi việc do nhiều nguyên nhân: mất khả năng lao động… Điều này sẽ dẫn đến khả năng thiếu hụt về nhân lực cho Cơng ty. Do vậy, Phịng Nhân sự- Hành chính sẽ phải dự đốn về nhân lực dựa trên theo dõi tình hình thực tế nhân lực của Cơng ty để tránh những rủi ro về thiếu hụt nhân lực.
Hiện tại, cơng tác dự báo nhu cầu nhân lực tại Cơng ty thực sự chưa được quan tâm đúng mức và chỉ dừng lại ở từng thời kỳ ngắn, như 6 tháng hoặc 1 năm hoặc dựa vào từng cơng trình trong kỳ mà Cơng ty thực hiện; trong khi đĩ cơng tác dự báo nhu cầu nhân lực thì cần được dự báo cả trong ngắn hạn và trong dài hạn (5 hay 10 năm).
Về dự báo nguồn cung nhân lực: hiện tại thì Cơng ty hầu như khơng thực hiện dự báo về nguồn cung nhân lực và cũng khơng chủ động tìm kiếm nguồn cung về nhân lực trong ngắn hạn cũng như dài hạn. Đây thực sự là điều chưa hợp lý vì một khi khơng
quan tâm nghiên cứu, dự báo về nguồn cung nhân lực thì sẽ khĩ khăn và thiếu chủ động cho Cơng ty.
Tuy hiện tại, Cơng ty đã thực hiện cơng tác kế hoạch hĩa nhân lực và phổ biến đến từng đơn vị, phịng ban nhưng cơng tác này cịn diễn ra chưa khoa học, hợp lý mà cịn manh mún, chắp vá và mang tính chất thời điểm cũng như cịn thiếu tính chủ động.