3. đặc điểm nhà tr−ờng và ph−ơng pháp nghiên cứu
3.2.2. Ph−ơng pháp phân tích
- Ph−ơng pháp thống kê mô tả: phân tích đặc điểm của tr−ờng và kết quả hoạt động của tr−ờng trong các quy trình.
- Ph−ơng pháp chuyên gia: liên quan tới nhiều nhà quản lý, nhiều bộ phận. Ph−ơng pháp này nhằm có các góp ý, nhận xét của các chuyên gia, chuyên môn về lĩnh vực đó.
- Ph−ơng pháp chuyên khảo: để khảo sát sâu một số nội dung liên quan. 2.4.3. Ph−ơng pháp tìm hiểu KSNB (Phạm Thị Mỹ Dung, 2008)
- Thực hiện các kỹ thuật kiểm tra từ đầu tới cuối (Walkthrough) đối với hệ thống kế toán và các hệ thống khác
-Xem xét các tài liệu nh− sơ đồ tổ chức, sơ đồ hạch toán, các quy chế kiểm soát
-Trao đổi, thẩm vấn cán bộ, nhân viên trong đơn vị và ng−ời ngoài đơn vị -Quan sát hoạt động của đơn vị
- Xem xét hồ sơ các lần kiểm toán hoặc tìm hiểu tr−ớc đây 2.4.4. Các công cụ tìm hiểu KSNB (Phạm Thị Mỹ Dung, 2008)
(1) Mô tả t−ờng thuật
Đây là một loại tài liệu bằng văn bản mô tả cơ cấu KSNB. Nội dung chính của bảng t−ờng thuật:
-Mô tả nguồn gốc của các chứng từ sổ sách, nghiệp vụ
Ví dụ đơn đặt hàng của khách đến từ đâu, các hóa đơn bán hàng phát sinh thế nào…
- Mô tả các quá trình đ; xẩy ra
Ví dụ doanh thu tính theo công thức nào
- Mô tả các dấu hiệu chứng minh là các nguyên tắc, thủ tục kiểm soát đ; đ−ợc hoặc ch−a đ−ợc thực hiện
Bảng t−ờng thuật có −u điểm là đơn giản nên th−ờng đ−ợc sử dung khi cơ cấu KSNB đơn giản nh−ng nh−ợc điểm là khó diễn đạt và mô tả chi tiết nên khi cơ cấu KSNB phức tạp thì khó áp dụng.
(2) Sơ đồ
Sơ đồ KSNB là sự trình bày các tài liệu và vận động liên tiếp của chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ.
Ph−ơng pháp này có −u điểm là thể hiện khái quát, logic và súc tích về hệ thống KSNB, dễ dàng phát hiện những thiếu sót trong thiết kế và vận hành các thủ tục và quá trình kiểm soát.
(3) Bảng câu hỏi KSNB
Bảng câu hỏi đ−ợc chuẩn bị sẵn với các dạng trả lời “Có”, “Không” hoặc không trả lời. mếu trả lời có thì có nghĩa là có tồn tại KSNB, KSNB có hiệu lực; nếu trả lời không thí khong có KSNB hoặc KSNB yếu kém. Cũng có thể trả lời không biết hoặc không trả lời thì có thể là không biết hoặc còn điều gì đó khó nói ra ý định. Tr−ờng hợp này cũng có thể xảy ra rủi ro.
Ưu điểm của Bảng câu hỏi là có thể tìm hiểu nhanh và nhiều thông tin nh−ng khó nhận xét khái quát.
Bảng câu hỏi có thể thiết kế chung nh−ng phổ biến nhất là thiết kế khi tìm hiểu KSNB trong từng chu trình nghiệp vụ.
Bảng 3.4. Mẫu bảng câu hỏi KSNB
Trả lời Câu hỏi
Có Không Không trả lời
Nhận xét
+ Ph−ơng pháp l−u đồ: Sử dụng chủ yếu trong các quy trình kiểm soát, qua l−u đồ thấy đ−ợc các mối quan hệ giữa các bộ phận, các cá nhân, khả năng rủi ro ở đâu.
4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Hệ thống KSNB chung của tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
4.1.1. Môi tr−ờng kiểm soát
4.1.1.1. Môi tr−ờng kiểm soát chung
Về Đặc thù quản lý: Nhiệm vụ cấp thiết đặt ra cho cơ chế quản lý là xóa dần cơ chế bao cấp, tăng c−ờng tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm về biên chế, tài chính, thực hiện nhiệm vụ thì nhận thức của Ban giám hiệu về công tác quản lý nh−: quản lý đào tạo, quản lý nhân sự, quản lý dự án, quản lý tài chính… trong đó công tác kiểm tra kiểm soát đ−ợc quan tâm và chú trọng nhằm tằng c−ờng tính hiệu quả của đơn vị. Mặt khác, đội ngũ l;nh đạo của đơn vị đều là những đảng viên đều có lập tr−ờng t− t−ởng chính trị vững vàng, có t− cách đạo đức tốt đ−ợc đào tạo cơ bản về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Năng lực quản lý nhà n−ớc là lý luận chính trị, đẵ qua thực tiễn công tác ở nhiều c−ơng vị khác nhau. Đây cũng là một phần yếu tố tác động mạnh mẽ đến tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Việc hoàn thành các nhiệm vụ của Tr−ờng phụ thuộc rất lớn vào việc sử dụng các nguồn lực tài chính, ngân sách và đặc biệt là trong điều kiện nguồn kinh phí ngân sách Nhà n−ớc còn hạn hẹp thì công tác quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính lại càng đ−ợc coi trọng hơn. Nhìn chung Tr−ờng đ; có ý thức tốt trong chấp hành pháp luật nhà n−ớc, các quy định của Bộ Công th−ơng.
Về chính sách nhân sự
Con ng−ời luôn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi quy trình, mọi hoạt động. Đặc biệt, trong công tác kiểm tra, kiểm soát, đội ngũ giáo viên và nhân viên trong tr−ờng đóng vai trò quan trong, vừa thuộc môi tr−ờng kiểm soát, nh−ng cũng đồng thời là chủ thể thực hiện các thủ tục kiểm soát. Nhà tr−ờng luôn coi năng lực đội ngũ cán bộ giáo viên (đ−ợc thể hiện cả ở số l−ợng và chất l−ợng) là nhân tố quyết định chất l−ợng đào tạo và sự phát triển của Nhà
Để đáp ứng đ−ợc sự phát triển về các ngành nghề và quy mô đào tạo, năm qua Nhà tr−ờng đ; tuyển thêm 16 ng−ời, trong đó, 11 đại học và 03 công nhân 2 công nhân lái xe bậc cao.
Nhiều khoa đ; chú trọng cử giáo viên có kinh nghiệm kèm cặp h−ớng dẫn giáo viên mới.
Tổ chức mở 01 lớp nghiệp vụ s− phạm cho giáo viên, 01 lớp bồi d−ỡng cho cán bộ giáo viên về đào tạo theo tín chỉ.
Công tác tổ chức hội thi giáo viên dạy giỏi đ−ợc coi là đợt tập huấn giáo viên hiệu quả nhất và đ; đ−ợc thực hiện có nề nếp trong nhiều năm qua.
Nhà tr−ờng th−ờng xuyên tổ chức các cuộc thi giáo viên giỏi cấp tr−ờng và tham dự các cuộc thi do Tỉnh, Bộ và Quốc gia tổ chức. Năm 2009 tr−ờng ta đ; đạt đ−ợc: 117 giáo viên giỏi cấp tr−ờng; 03 giáo viên giỏi cấp Tỉnh và 01 giáo viên giỏi cấp quốc gia. Nhà tr−ờng tham gia thi thiết bị dạy học tự làm lần thứ 2 do Tỉnh Quảng Ninh tổ chức với 3 thiết bị tham gia dự thi, kết quả đ−ợc: 02 thiết bị đạt giải nhất và 01 thiết bị đạt giải nhì.
Đến nay 100% số cán bộ quản lý và giáo viên dạy lý thuyết đều sử dụng thành thạo máy vi tính phục vụ cho công việc hàng ngày.
Để thực hiện đ−ợc các điểm trên Nhà tr−ờng đ; xây dựng chính sách nhân sự t−ơng đối tốt từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ điều động sắp xếp, khen th−ởng, kỷ luật, đào tạo, bố trí, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ đủ tiêu chuẩn, có năng lực chuyên môn, lăng lực l;nh đạo và phẩm chất chính trị, đồng thời mang tính kế thừa liên tục. Thực hiện tốt pháp lệnh về cán bộ viên chức.
Các chế độ thi đua khen th−ởng th−ờng xuyên hàng năm đ−ợc Tr−ờng rất quan tâm, hàng năm Nhà tr−ờng xây dựng kế hoạch thi đua cho năm và lập kế hoạch khen th−ởng cho những năm tiếp theo.
Về công tác kế hoạch: Nhà tr−ờng căn cứ để lập kế hoạch là nhiệm vụ đ−ợc giao và chi tiêu tuyển sinh các bậc, các hệ đào tạo. Nội dung của công tác kế hoạch là lập kế hoạch về: khối l−ợng giờ giảng lý thuyết, giờ giảng thực hành; kế hoạch về số l−ợng giáo viên các chuyên ngành; kế hoạch tiến độ đào
tạo về mặt nội dung, thời gian; kế hoạch về cơ sở vật chất cho đào tạo: tài liệu, phòng học, ph−ơng tiện dạy học; các kế hoạch khác: dịch vụ cho học tập, sinh hoạt nh− ăn, ở, an ninh, trật tự…
Về ban kiểm soát: Nhà tr−ờng không tổ chức ban kiểm soát nh− một số doanh nghiệp. Nh−ng có ban thanh tra nhân dân phối hợp với bốn bên kiểm soát: Lao động, Chính quyền, Công đoàn, Đoàn thanh liên. Ngoài ra còn có sự kiểm soát thông qua cán bộ quản lý trong bộ máy, qua giáo viên chủ nghiệm qua cán bộ quản lý học sinh - sinh viên, qua các tổ chức của học sinh - sinh viên, qua các phản ánh trong các cuộc họp, qua kiểm tra hàng kỳ, qua các báo cáo nhanh, qua hệ thống thông tin nghiệp vụ…
4.1.1.2. Môi tr−ờng kiểm soát bên ngoài
Trong hệ thống giáo dục thì Luật giáo dục, Luật công chức, Luật Ngân sách... là các luật pháp điều chỉnh hành vi pháp lý của khối HCSN. Tr−ờng chịu sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà n−ớc nh− Bộ Tài chính, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Công th−ơng và các cơ quan chức năng khác.
4.1.2. Hệ thống kế toán
4.1.2.1. Hệ thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính
Các BCTC hiện hành của Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng thực hiện theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC Bộ Tài chính ban hành ngày 30/3/2006. Tr−ờng lập hệ thống báo cáo bao gồm 5 mẫu biểu, ngoài ra còn lập các phụ biểu chi tiết cho biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đ; sử dụng.
Kết thúc năm kế toán lập BCTC chuẩn bị cho việc duyệt quyết toán. Thông th−ờng trong quý I năm sau Sở tài chính cùng các đơn vị chức năng duyệt quyết toán cho đơn vị chủ yếu về kinh phí đ; nhận từ các nguồn chi tiêu kinh phí cho hoạt động, cho dự án, đề tài, cho xây dựng cơ bản. Sau khi duyệt quyết toán, chứng từ và sổ kế toán đ−ợc đ−a vào l−u trữ theo chế độ quy định.
Công tác chuẩn bị về mẫu biểu theo từng báo cáo cần thiết, xác định nguồn thông tin cho việc lập báo cáo, thời hạn lập và nộp báo cáo phù hợp với từng loại báo cáo. Có sự phân công, phân nhiệm từng bộ phận, từng ng−ời trong bộ máy kế toán để mọi công việc không bị chồng chéo và số liệu không bị trùng lắp.
Bảng 4.1. Danh mục BCTC sử dụng tại Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
Nơi nhận Số
TT
Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập Tài chính Kho bạc Cấp trên Thống kê
1 B01-H Bảng cân đối TK Quý,
năm X X
2 B02-H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán KP đ; sử dụng
Quý,
năm X X X X
3 F02- 1H Báo cáo chi tiết Kinh phí hoạt động
Quý,
năm X X X X
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
Quý,
năm X X X X
5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý,
năm X X X
6 F02-3Bh Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý,
năm X X X
7 B03-H Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD Quý, năm X X X 8 B04-H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm X X X
9 B04-H Báo cáo số kinh phí ch−a sử dụng đ; quyết toán
Năm tr−ớc chuyển sang
Năm
X X X
10 B06-H Thuyết minh BCTC Năm X X
Nội dung thông tin đ−ợc thể hiện trên BCTC của Tr−ờng là những thông tin đáng tin cậy có chất l−ợng cao, đảm bảo cho l;nh đạo Nhà tr−ờng sử dụng thông tin đáp ứng đ−ợc mục đích quản lý do nội dung thông tin phù hợp, dễ hiểu, số liệu phản ánh rõ ràng, trung thực.
Tuy nhiên, ngoài phần số liệu phản ánh trong BCTC còn ch−a có các lời văn để diễn giải và những kiến nghị có tính khả thi cho yêu cầu quản lý của l;nh đạo Tr−ờng. Lập BCTC ở Tr−ờng là cần thiết, song mới chỉ là b−ớc đầu thu nhận thông tin về quá trình hoạt động.
Tr−ởng Phòng Kế hoạch Tài vụ đ; dựa vào CĐKT để quy định cho các cán bộ kế toán phần hành liên quan về: Cung cấp số liệu, ngày lập, nguồn số liệu, chế độ đối chiếu kiểm tra tr−ớc khi lập BCTC. Kiểm tra độ chính xác ngay trên từng BCTC và giữa các báo cáo với nhau. Sự khớp đúng số liệu trên báo cáo với số liệu chi tiết. Có quy định về sự phê chuẩn báo cáo, các tài liệu mà cán bộ cấp d−ới có trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
Tr−ờng đ; thực hiện đầy đủ tất cả các báo cáo quy định trong CĐKT. Tr−ờng đ; lập các BCTC cần thiết. Hầu hết các báo cáo đ−ợc thực hiện nghiêm túc theo đúng cả về mẫu biểu, về nội dung phản ánh trong báo cáo. Song việc lập và phân tích và công khai BCTC với KSNB tại Tr−ờng còn thể hiện một số nh−ợc điểm sau:
Thứ nhất, phân tích BCTC gần nh− ch−a đ−ợc thực hiện, nên không đề ra đ−ợc những giải pháp tốt nhất để kiểm soát chi phí; đặc biệt là trong các khoản chi phí dự toán, chi phí XDCB.
Thứ hai, việc công khai tài chính đ−ợc thực hiện một cách chiếu lệ, qua loa ch−a phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các cấp cấp có thẩm quyền và của tập thể cán bộ giáo viên, công nhân viên.
4.1.2.2. Bộ máy kế toán
Công việc kế toán ở Tr−ờng hiện nay bao gồm hai phần chủ yếu:
Một là, Phần kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp, chủ yếu theo các chỉ tiêu giá trị về toàn bộ tình hình hiện có về sự vận động của tài sản, tình hình biến động các nguồn kinh phí đ−ợc cấp phát và các khoản thu, chi sự nghiệp, các khoản thu nhập và chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Hai là, Phần kế toán chi tiết: Phản ánh một cách cụ thể, chi tiết bằng cả chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu hiện vật về tình hình tài sản, sự vận động của tài sản cũng nh− nguồn kinh phí và các khoản thu chi sự nghiệp, thu chi sản xuất kinh oanh theo từng bộ phận, từng chi tiết cụ thể.
Bộ máy kế toán ở Tr−ờng đ−ợc thực hiện theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Toàn bộ công tác ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều đ−ợc thực hiện ở Phòng Tài chính kế toán.
Tr−ởng phòng Kế toán tài chính: là ng−ời l;nh đạo toàn bộ công tác tài chính kế toán của Tr−ờng, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, lập kế hoạch thu chi tài chính; hàng năm lập dự toán, chỉ đạo việc chi tiêu, lập báo cáo và xin quyết toán kinh phí đ; chi tiêu, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho l;nh đạo, quản lý đơn vị; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, tham gia giám sát về mặt tài chính, về đầu t− xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa, thanh lý sắm tài sản cố định; giám sát, đôn đốc công tác kiểm kê, đánh giá lại tài sản của đơn vị khi có yêu cầu hoặc chỉ đạo của Nhà n−ớc; chỉ đạo công tác bảo quản, l−u trữ tài liệu kế toán; chỉ đạo trực tiếp công tác luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán về tài sản với số liệu kiểm kê. (Tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật t− tồn kho, sắm tài sản cố định đang dùng). Tr−ởng phòng kế toán kiêm kế toán đầu t− xây dựng cơ bản.
Kế toán tổng hợp trực tiếp làm kế toán nguồn kinh phí, kiêm kế toán thanh toán, kế toán theo dõi tài sản cố định, kế toán công nợ; có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán hàng quý, năm phục vụ cho quyết toán và quản lý của đơn vị; tiến hành tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi sản xuất kinh doanh dịch vụ, các khoản thu (từ nguồn NSNN cấp, nguồn ngoài NSNN nh− học phí, thu dịch vụ, thu SXKD) và lập BCTC, lập các báo cáo nhanh phục vụ cho quản lý đơn vị, báo cáo quyết toán năm hoặc kết thúc dự án.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ, chi tiền theo chứng từ; bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số tiền thu, chi vào