4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1.3. Thủ tục kiểm soát
4.1.3.1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm
Thực hiện nguyên tắc này việc phân công, phân nhiệm của đơn vị t−ơng đối rõ ràng. Điều này thể hiện trong quy chế chức năng, nhiệm vụ các phòng ban. Cụ thể hiệu tr−ởng chỉ đạo và điều hành chung hoạt động của đơn vị, Hai phó hiệu tr−ởng giúp việc cho Hiệu tr−ởng giải quyết các công việc đ−ợc ủy quyền, trực tiếp chỉ đạo phụ trách một số phòng ban, khoa, Bộ môn chuyên
Kế toán tr−ởng kiêm kế toán đầu t− xây dựng cơ bản
Kế toán tổng
hợp Kế toán vật t−
môn đ−ợc phân công. Các phòng ban, khoa, bộ môn chuyên môn đều có quy định bằng văn bản phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân cụ thể.
Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp các thành viên trong ban giám hiệu chủ động trong việc quản lý, điều hành, nắm rõ tình hình thực hiện nhiệm vụ của các phòng, khoa, bộ môn để có những biện pháp kiểm soát, chấn chỉnh kịp thời.
Tr−ởng các phòng ban, khoa thực hiện và chịu trách nhiệm tr−ớc hiệu tr−ởng, Phó hiệu tr−ởng phụ trách về các mặt công tác của bộ phận mình, xây dựng ch−ơng trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Phối hợp với các phòng ban, khoa, bộ môn khác của Nhà tr−ờng khi xử lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan.
Các phó tr−ởng phòng, khoa, giúp tr−ởng phòng, khoa chỉ đạo điều hành một số mặt công tác do Tr−ởng phòng, Khoa phân công chịu trách nhiệm tr−ớc Hiệu tr−ởng, Phó hiệu tr−ởng phụ trách và tr−ởng Bộ phận mình về các nhiệm vụ đ−ợc giao.
Việc phân công nhiệm trách nhiệm của các phòng ban, khoa cá nhân trong đơn vị dựa trên nguyên tắc kiểm soát kép, đảm bảo mọi công việc đều có ng−ời thực hiện có ng−ời kiểm tra lại. Mỗi cá nhân, phòng ban, khoa đều phải tự kiểm soát và tự chịu trách nhiệm về công việc mình đ−ợc giao, đảm bảo hiệu quả công việc, tuân thủ pháp luật, pháp chế và quy trình nghiệp vụ.
Nh− vậy, việc phân công phân nhiệm trong đơn vị đều đ−ợc thực hiện bằng văn bản cụ thể, giúp cho từng cấp, cá nhân thấy rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Khi thực hiện nhiệm vụ vừa phát huy tính chủ động, sáng tạo của từng cá nhân, vừa phát huy đ−ợc nguyên tắc tập trung dân chủ và cùng là cơ sở để kiểm soát nội bộ.
4.1.3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Đây là một nguyên tắc đ−ợc Nhà tr−ờng tuân thủ khi phân công công việc giúp cho việc kiểm soát thực hiện tốt hơn.
Đặc biệt là trong quản lý kinh tế thì một số cá nhân không đ−ợc kiêm nhiệm một số công việc, tránh tr−ờng hợp một cá nhân hay một bộ phận nào đó đ−ợc thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối của một nghiệp vụ kinh tế nhằm có sự giám sát, kiểm tra lẫn nhau, để hạn chế sai sót và gian lận, ngăn ngừa các sai phạm cố ý và sai phạm vô ý. Nhà tr−ờng quy định phòng kế toán tài chính không đ−ợc trực tiếp mua sắm tài sản vật t− mà căn cứ vào yêu cầu của phòng khoa trực tiếp sử dụng, đ−ợc phép mua.
Trong tổ chức bộ máy kế toán tại tr−ờng đ; đảm bảo cách lý việc bảo quản tài sản với kế toán, cách ly việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh với việc bảo quản tài sản cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm kế toán, trách nhiệm kiểm soát với trách nhiệm thực hiện. Kế toán không đ−ợc kiêm nghiệm thủ kho, thủ quỹ. Ng−ời thân trong gia đình của l;nh đạo Nhà tr−ờng không đ−ợc bố trí làm ở phòng kế toán tài chính. Việc phân công các phần hành cho các kế toán viên đảm bảo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phần hành kế toán nh−: Kế toán thanh toán, kế toán l−ơng, học bổng. Tuy nhiên do số l−ợng cán bộ phòng kế toán rất thiếu, do vậy, vẫn còn sự kiêm nhiệm giữa các phần hành kế toán vẫn còn ch−a kiểm soát lẫn nhau đ−ợc.
Nhìn chung, mỗi nghiệp vụ phát sinh đều đ−ợc kiểm tra, kiểm soát bởi các cá nhân, bộ phận khác nhau, đảm bảo không có tình trạng vừa phê chuẩn vừa thực hiện, vừa duyệt vừa chi.
4.1.3.3. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Thực hiện nguyên tắc này tránh việc quyền hạn tập trung quá nhiều vào một số ng−ời, dễ nẩy sinh tiêu cực vào ùn tắc trong quản lý. Trách nhiệm và quyền hạn đ−ợc phân công cụ thể cho từng cấp quản lý, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ chế độ một thủ tr−ởng.
Nội dung này đ; đ−ợc quy định cụ trong một số quy định của tr−ờng: Hiệu tr−ởng ủy quyền cho các Phó hiệu tr−ởng giải quyết công việc trong lĩnh vực đ−ợc phân công và ủy quyền cho một phó hiệu tr−ởng giải quyết công
việc chung khi Hiệu tr−ởng đi công tác. các Phó hiệu tr−ởng phải chịu trách nhiệm về những việc mình đ; giải quyết trong thời gian đ−ợc ủy quyền và báo cáo lại Hiệu tr−ởng. Phó hiệu tr−ởng ký thay Hiệu tr−ởng các văn bản của Nhà tr−ờng trong phạm vi lĩnh vực đ−ợc phân công và theo sự ủy quyền của hiệu tr−ởng; Chịu trách nhiệm tr−ớc hiệu tr−ởng và pháp luật về kết quả đ−ợc phân công, ủy quyền. Khi ban giám hiệu đều vắng mặt, nếu có những việc cần đ−ợc giải quyết gấp một Tr−ởng phòng đ−ợc ủy quyền của Hiệu tr−ởng điều hành và xử lý công việc sau đó báo cáo lại và chịu trách nhiệm tr−ớc những việc đ; xử lý. Về lĩnh vực tài chính, Hiệu tr−ởng ủy quyền cho các Phó Hiệu tr−ởng ký chủ tài khoản kho bạc và ngân hàng khi Hiệu tr−ởng đi vắng. quá trình ủy quyền đ−ợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia chịu tránh nhiệm và quyền hạn mà không làm mất đi tính tập trung trong quản lý tại đơn vị. Việc ủy quyền cho từng cấp quản lý đòi hỏi mỗi ng−ời quản lý phải có trách nhiệm về quyết định của mình, phát huy năng lực của từng ng−ời quản lý, trách việc quyền lực chỉ tập trung vào l;nh đạo cao nhất, giúp ng−ời quản lý nâng cao chất l−ợng kiểm soát và hiệu quả hoạt động trong đơn vị.
Các hoạt động kiểm soát của Tr−ờng đ; đ−ợc chuẩn hóa trên một số quy chế, quy định nh−: Quyết định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban; Quy chế dân chủ và quy trình làm việc ở cơ quan, quy chế phối hợp hoạt động giữa chi bộ, chính quyền, công đoàn; Quy chế hoạt động của ban thanh tra; Quy chế công tác văn th−, l−u trữ và các công văn h−ớng dẫn đối với từng quy trình nghiệp vụ cụ thể. Các thủ tục này đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.