Kiểm soát nội bộ một số hoạt động tài chính

4. kết quả nghiên cứu và thảo luận

4.2.3. Kiểm soát nội bộ một số hoạt động tài chính

4.2.3.1. Kiểm soát trong công tác lập dự toán

Tr−ớc khi lập dự toán ngân sách hàng năm cho đơn vị, phòng tài chính kế toán đ; tiến hành kiểm tra thanh toán của các phòng ban, khoa trong đơn vị, dự trên các nội dung sau: các nghiệp vụ chính đ−ợc giao trong năm kế hoạch. Cụ thể là tổng số học sinh, sinh viên có mặt bình quân trong năm, số chi tiêu tuyển mới trong năm. Định mức kinh phí cấp cho học sinh, sinh viên. Định mức thu học phí..l−ợng cán bộ biên chế đ−ợc Vụ tổ chức Bộ Công th−ơng giao. Các định mức tiêu chuẩn, chi tiêu đang và sẽ áp dụng trong năm tiếp theo. Sự tr−ợt giá của một số khoản chi nh− điện, n−ớc, nhiên liệu, giá cả của một số mặt hàng sử dụng th−ờng xuyên trong đơn vị và dự phòng một số nhiệm vụ khác. Ngoài ra, Phòng Kế toán tài chính còn rà soát một số khoản chi lớn sẽ phát sinh nh− chi mua sắm trang thiết bị, chi sửa chữa, chi đi thăm quan học tập, sự trùng lập một số nội dung chi giữa các phòng ban và các khoản chi phát sinh trong năm để đảm bảo dự toán đ−ợc độc lập đúng, đủ các khoản thu chi. Quá trình lập dự toán kinh phí ngân sách cấp đ−ợc thể hiện theo chu trình sau:

Sơ đồ 4.7. Quy trình lập dự toán

Thực hiện năm tr−ớc Kế hoạch phòng, khoa lập Chi tiêu Nguồn thu khác Dự toán ngân sách nhà n−ớc Bộ Công th−ơng phê duyệt Quyết định đ−ợc giao

Quyết định giao dự toán:

Bộ Công th−ơng căn cứ vào quyết định giao tự chủ về tài chính trong 3 năm, căn cứ vào chỉ tiêu đào, căn cứ vào tổng số học sinh, sinh viên có mặt bình quân trong năm, định mức kinh phí cấp cho học sinh, sinh viên. Căn cứ vào số chỉ tiêu học sinh đ−ợc Vụ tổ chức của Công th−ơng giao cho nhà tr−ờng trong năm kế hoạch, vụ tài chính Của Bộ Công th−ơng ra quyết định giao dự toán lần 1 cho nhà tr−ờng

Công tác lập kế hoạch chi tiêu:

Kinh phí ngân sách chi th−ờng xuyên:

Căn cứ vào quyết định giao dự toán ngân sách năm của đơn vị đ−ợc Bộ Công th−ơng giao đầu năm, dự toán cuối năm tr−ớc đ; lập, căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị nhà tr−ờng ra quyết định phân bổ kinh phí cho các phòng khoa, căn cứ kế hoạch định đ−ợc giao các phòng khoa trong nhà tr−ờng xây dựng kế hoạch mua sắm vật t−, tài sản… sử dụng trong năm đ−ợc hiệu tr−ởng phê duyệt, phòng tài chính kế toán căn cứ vào kế hoạch các phòng khoa xây dựng lập kế hoạch sử dụng kinh phí của nhà tr−ờng. Sau đó hội đồng nhà tr−ờng họp xem xét kế hoạch do phòng TCKT xây dựng, hiệu tr−ởng ký và trình Bộ Công th−ơng phê duyệt kế hoạch sử dụng kinh phí. Phòng TCKT căn cứ vào kế hoạch kinh phí đ−ợc phê duyệt và tình hình thực tế sử dụng tại đơn vị, để giám sát việc mua sắm và thanh toán.

Kinh phí ch−ơng trình mục tiêu:

Trong giai đoạn 2006-2009 là giai đoạn nhà tr−ờng đ−ợc tổng cục dạy nghề cấp kinh dự án tăng c−ờng năng lực đào tạo nghề (ch−ơng trình mục tiêu GD đào tạo ) đây là nguồn kinh phí chính để đầu t− mua sắm TSCĐ và nâng cấp TSCĐ. Hàng năm khi đ−ợc Bộ Công th−ơng ra quyết định giao dự toán về kinh phí nguồn ch−ơng trình mục tiêu và căn cứ vào kế hoạch sử dụng các nguồn kinh phí (Bao gồm nguồn ch−ơng trình mục tiêu và các nguồn kinh phí không th−ờng xuyên (Nguồn học phí,nguồn thu khác …), nhà tr−ờng căn cứ

vào kế hoạch sử dụng kinh phí giai đoạn 2006-2009 và căn cứ tình hình thực tế cuả nhà tr−ờng trong những giai đoạn tiếp theo, để lập kế hoạch mua sắm thiết bị xây mới.

4.2.3.2. Mua sắm tài sản cố định

Căn cứ vào quyết định đ−ợc giao dự toán ngân sách nhà n−ớc, căn cứ vào việc h−ớng dẫn sử dụng kinh phí ch−ơng trình mục tiêu giáo dục đào tạo, căn cứ vào quyết định phê duyệt kế hoạch sử dụng các nguồn kinh phí nhà tr−ờng lập, căn cứ vào quyết định phê duyệt danh mục thiết bị nhà tr−ờng lập hồ sơ mời thầu và trình Bộ Công th−ơng phê duyệt hồ sơ thầu và kế hoạch đấu thầu, chấm thầu và nhà tr−ờng tổ chức đăng báo mời thầu và tiến hành mở thầu, chấm thầu và nhà tr−ờng phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu khi nhà thầu nào đạt điểm cao nhất và có gói thầu thấp nhất và gửi thông báo trúng thầu đến nhà thầu. Sau khi đ; ký kết th−ơng thảo và hoàn thiện hợp đồng. Sau thời gian quy định trong hợp đồng nhà thầu bàn giao tài sản cho nhà tr−ờng, nhà tr−ờng thành lập hội đồng nhận bàn giao thiết bị bao gồm các phòng tài chính kế toán, các khoa chuyên môn và thuê công ty giám định kiểm tra thiết bị tr−ớc khi bàn giao, kiểm tra thông số kỹ thuật, tình trạng thiết bị... sau khi có đầy đủ hồ sơ và thủ tục bàn giao hoàn tất phòng tài chính thanh toán tiền cho nhà thầu. Phòng tài chính căn cứ lập thẻ tài sản cố định, phòng đào tạo dán thẻ theo dõi lên thiết bị đ−ợc thực hiện theo chu trình:

Sơ đồ 4.8. Mua sắm tài sản cố định

Ngoài ra hàng năm nhà tr−ờng mua một số tài sản cố định bằng nguồn kinh phí khác nh−; quỹ PTHĐSN mua với số l−ợng ít và giá trị thấp d−ới 100 triệu đồng, dùng hình thức chào hàng cạnh tranh, căn cứ vào kế hoạch đ−ợc duyệt đầu năm. Hội đồng nhà tr−ờng xem xét, căn cứ vào biên bản chọn mua của hội đồng chọn mua, Hiệu tr−ởng ra quyết định chọn mua, sau đó ký kết hợp đồng mua sắm và thanh toán bàn giao theo đúng quy trình mua sắm tài sản cố định.

Trong quy trình mua sắm tài sản cố định có thể có một số rủi ro xảy ra nh− sau: Lập chứng từ thanh toán Lập KH mua sắm Hội đồng nhà tr−ờng Bộ công th−ơng QĐ duyệt KH Đấu thầu, HST Tổ chức đấu thầu

Phê duyệt kết quả

Ký hợp đồng mua bán Bàn giao Ghi sổ và quản lý - QĐ giao dự toán. - KHSD nguồn kinh phí

Bảng 4.6: Dự đoán rủi ro trong quy trình mua sắm tài sản cố định Công việc Dự đoán các khả năng rủi

ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế 1. Lập kế hoạch mua sắm

- Có thể sai sót các chi tiết thông số thiết bị.

- Biên bản lựa chọn không ghi đầy đủ thông tin.

- Không diễn giải hết tính năng kỹ thuật của thiết bị. Giá cả chênh lệch lớn hơn giá thực tế.

- Kiểm tra rà soát kỹ các thông số kỹ thuật của thiết bị. Nhận thức ch−a đầy đủ. Cán bộ lập kế hoạch còn cẩu thả. 2. Thẩm định

giá thiết bị - Chứng th− kiểm định chỉ ghi tên thiết bị, n−ớc sản xuất, giá cả không kèm theo bản các thông số kỹ thuật của thiết bị.

- Phải kiểm tra chứng th− tr−ớc khi ký biên bản bàn giao.

Không kiểm tra chứng th−.

3. Tổ chức đấu thầu

- Thành viên trong hội đồng đấu thầu không có chứng chỉ đấu thầu.

- Nhà thầu không nộp bảo đảm dự thầu.

- Các nhà thầu có thể m−ợn danh nghĩa các công ty khác để tham gia đấu thầu.

- Biên bản mở thầu có thể sai sót.

- Thực hiện theo luật đấu thầu và thông t− h−ớng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu t− về mua sắm tài sản. Không th−ờng xuyên cập nhật văn bản. Nhận thức của mỗi ng−ời khác nhau.

4. Phê duyệt - Không phân công trách nhiệm chấm thầu cho từng thành viên.

- Đánh giá sai các yêu cầu đánh giá sơ bộ và đánh giá về kỹ thuật.

- Hồ sơ thầu của nhà thầu sao chép giống nhau hội đồng vẫn xét

- Yêu cầu cập nhật quy định h−ớng dẫn đấu thầu.

- Loại bỏ các hồ sơ thầu có nội dung giống nhau.

Không nhận thức rõ vấn đề.

5. Lập hợp đồng

- Còn có sai sót trong nội dung hợp đồng. - Hợp đồng làm không đúng

theo mẫu quy định.

- Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm

kiểm tra

- Kiểm tra kiểm soát không kỹ.

Công việc Dự đoán các khả năng rủi ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế

6. Bàn giao thiết bị

- Thanh lý hợp đồng mua sắm khi ch−a có chứng th− giám định thiết bị.

- Bàn giao không đúng theo quy định của hợp đồng. - Nhà tr−ờng trả tiền tr−ớc hợp đồng mua thiết bị.

- Thiết bị bàn giao không đúng theo hợp đồng đ; kỹ kết.

- Không giữ tiền bảo hành thiết bị.

- Phải có đảm bảo đầy đủ các thủ tục mới đ−ợc bàn giao. - Không trả tiền tr−ớc khi nhận hàng. - Kinh phí không đ−ợc chuyển sang sử dụng năm sau. - Hội đồng nhận bàn giao không làm hết trách nhiệm. 7. Lập các chứng từ thanh toán

- Nhầm lẫn nội dung thanh toán, số tiền, tài khoản

- Sai tên tài sản, ký m; hiệu trên hóa đơn tài chính

-Yêu cầu kiểm tra, rà soát kỹ các thủ tục thanh toán

- Nhận thức của nhân viên kế toán còn hạn chế - Trong qúa trình thanh toán còn cẩu thả không cẩn thận 8. Lập sổ sách theo dõi TSCĐ và quản lý TSCĐ

- Không vào sổ theo dõi TSCĐ kịp thời và th−ờng xuyên đối chiếu

- Vào sổ sai tên thiết bị, n−ớc sản xuất

- Mẫu m; sổ sách áp dụng tại đơn vị không theo đúng quy định

- Thẻ thiết bị ghi không đầy đủ

- Không th−ờng xuyên kiểm tra bảo d−ỡng s/c thiết bị - Tài sản không sử dụng đ−ợc không đề nghị xin thanh lý - Khi điều chuyển tài sản thiết bị không có giấy điều chuyển - Không tính khấu hao TSCĐ dùng cho HĐSXKD

-Phân công nhiệm vụ cụ thể, phải chịu trách nhiệm về việc theo dõi quản lý

- Ng−ời quản lý không quan tâm

4.2.3.3. Kiểm soát nội bộ các khoản chi

Các khoản chi nhà tr−ờng gồm: Chi hoạt động (chi cho đào tạo), chi dự án (chi cho các ch−ơng trình, dự án, đề tài), chi SXKD (kết hợp đào tạo với sản xuất ở x−ởng Tr−ờng). Chi hoạt động và dự án thực hiện theo Mục lục NSNN.

Trong quá trình KSNB đối với các khoản chi Nhà tr−ờng đ; có kế hoạch và dự toán chi tiêu đ−ợc duyệt. Mọi khoản chi theo đúng kế hoạch, dự toán, mục lục ngân sách (đối với kinh phí ngân sách cấp), theo từng khoản mục chi (đối với ch−ơng trình, dự án, đề tài), hoặc theo từng khoản mục chi phí (đối với hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ) và theo từng năm (năm tr−ớc, năm nay). Các khoản chi có quá trình kiểm duyệt, phê chuẩn đúng quyền hạn, đúng phạm vi, đảm bảo chặt chẽ. Nhà tr−ờng có hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết rõ ràng, đầy đủ để ghi chép đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ chi tiêu, đảm bảo đúng nội dung, đúng nguồn, đúng kỳ, đúng năm và phù hợp giữa thực tế với dự toán. Có qui định về quản lý, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi một cách chặt chẽ. Các bộ phận sử dụng kinh phí có nhật ký công tác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và kiểm soát lẫn nhau.

Hàng kỳ Tr−ờng có kế hoạch và dự toán gửi ngân hàng, kho bạc nên đ; đ−ợc kiểm soát một b−ớc qua cơ quan tài chính, kho bạc. Trong quá trình chi đ; đ−ợc phê duyệt, phê chuẩn theo phân cấp quản lý, đ; có sự ủy quyền phê chuẩn, phê chuẩn chung, phê chuẩn cụ thể, đ; xây dựng môt số định mức chi. Các khoản chi đ; đ−ợc cập nhật th−ờng xuyên vào chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Chi đúng nguồn, đúng kỳ, khớp với dự toán. Có chế độ kiểm kê định kỳ về hiện vật và xử lý các khoản chênh lệch. T−ơng ứng với các đối t−ợng chi tiết, Tr−ờng đ; mở các TK chi tiết để theo dõi mục lục chi. Hàng ngày khi phát sinh các chứng từ chi, kế toán kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, sau đó lập các CTGS. Các CTGS đ; lập đ−ợc đăng ký vào sổ đăng ký CTGS và ghi sổ Cái.

Tr−ờng có rất nhiều hoạt động, nh−ng hoạt động chính vẫn là đào tạo và NCKH phục vụ giảng dạy, tuy nhiên Tr−ờng vẫn ch−a tổ chức kế toán theo hoạt động, do đó ch−a tính toán đ−ợc chi phí cho từng hoạt động hoặc nhóm hoạt động, ch−a phân bổ, tính toán chính xác đ−ợc chi phí cho từng đối t−ợng đào tạo. Vì vậy, L;nh đạo Tr−ờng cũng nh− các cơ quan quản lý ch−a có đ−ợc những thông tin chính xác về từng hoạt động, trân cơ sở đó, ch−a có đ−ợc những biện pháp cần thiết để khai thác có hiệu quả nguồn thu, tiết kiệm các nguồn chi và đầu t− đúng đối t−ợng hoạt động trong Tr−ờng.

Mua sắm và sửa ch−a nhỏ

Chu trình mua sắm và sửa chữa nhỏ đ−ợc thể hiện qua quy trình

Sơ đồ 4.9. Quy trình mua sắm và sửa chữa nhỏ

Qua quy trình mua sắm và sửa ch−a nhỏ nhà tr−ởng quản lý rất chặt chẽ nh−ng vẫn còn một số vấn đề tồn tại nh− sau:

Báo giá hàng hóa Lập kế hoạch mua vật t− Kiểm tra

Thành lập hội đồng mua sắm Lập hội đồng mua sắm Kiểm tra vật t− nhập kho Lập chứng từ thanh toán

Bảng 4.7. Dự đoán rủi ro trong quá trình mua sắm và sửa chữa nhỏ Công việc Dự đoán các khả năng

rủi ro

Biện pháp đã sử dụng Hạn chế

1. Báo giá hàng hóa

- Giá cả cao hơn thực tế. - Ghi không đúng n−ớc sản xuất.

- Quy định tr−ởng các phòng khoa phải chịu trách nhiệm tr−ớc hiệu tr−ởng về việc lấy báo giá.

- Khó kiểm tra sự trung thực của báo giá.

2. Lập kế hoạch mua vật t−

- Mua không đúng theo nhu cầu thực tế.

- Số l−ợng vật t− này vẫn còn d− tại các khoa.

- Tr−ởng các phòng khoa yêu cầu giáo viên dạy bộ môn XD kế hoạch vật t− thực tập. - Khi xây dựng KH phải trừ đi số vật t− còn tồn tại khoa.

- Không tính đ−ợc l−ợng vật t− cho từng bài học, và định mức sử dụng vật t− của 1học sinh/ bài học - Không biết số tồn kho vật t− tại khoa 3. Kiểm tra

báo giá

- Không thể kiểm tra đ−ợc giá cả.

- Phòng TCKT kiểm tra giá cả, trên thông tin đại chúng.

- Có rất nhiều chủng loại vật t− nên không kiểm tra đ−ợc. 4. Thành lập hội đồng mua sắm - Khi lập biên bản còn bị sai sót nhầm lẫn tên vật t−, số l−ợng, số tiền.

- Xem xét giá cả thấp chọn. - Không kiểm đ−ợc giá cả.

5. Lập hợp

đồng mua bán - Hợp đồng còn sai tên tài khoản, tên ngân hàng, tên vật t−...

- Hợp đồng làm không đúng mẫu quy định.

-Phòng tài chính kế toán chịu

trách nhiệm kiểm tra. - Kiểm tra kiểm soát không kỹ.

6. Kiểm tra vật

t− nhập kho - Nhập không đúng theo theo hợp đồng ký kết. - Biên bản kiểm tra không ghi rõ có đảm bảo chất l−ợng không.

- Thành lập ban kiểm tra vật t− tr−ớc khi nhập kho.

- Phải đánh giá chất l−ợng tr−ớc khi nhập kho.

- Không biết rõ tên vật t−, dụng cụ - Nhiều loại vật t− không kiểm tra đ−ợc chất l−ợng. 7. Lập các

chứng từ thanh toán

- Nhầm lẫn nội dung thanh toán, số tiền, tài khoản

- Thiếu các chứng từ kèm theo

- Ngày tháng trên chứng từ có thể không logic.

- Yêu cầu phải kiểm soát kỹ chứng từ tr−ớc khi thanh toán, nếu thiếu phải bổ sung ngay. - Khi bàn giao hồ sơ cho kho bạc phải có ký bàn giao hồ sơ, sau khi nhận lại phải kiểm tra kỹ.

- Kế toán nghiệp vụ kém, cẩu thả. - Một ng−ời đi mua khép kín tất cả các