4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.5.2. Hoàn thiện hệ thống kế toán
4.5.2.1. Hoàn thiện hệ thống tổ chức báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính
Tổ chức hệ thống BCTC ở đơn vị nhằm cung cấp thông tin kế toán. Thông tin kế toán ở đơn vị là thông tin về toàn bộ tài sản, về tình hình tài chính, các quá trình và kết quả hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị, là cơ sở để các đối t−ợng bên trong và bên ngoài Tr−ờng đánh giá về tình hình
hoạt động của tr−ờng. Vì vậy, yêu cầu của việc lập BCTC là phải chính xác, kịp thời, đầy đủ. Ngoài ra kế toán còn phải thực hiện phân tích BCTC, lập các báo cáo cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý theo từng chỉ tiêu chi tiết và thực hiện công khai tài chính. Mục đích của việc công khai tài chính nhằm thực hiện quy chế dân chủ, phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các cấp có thẩm quyền và của tập thể cán bộ, công nhân viên về tình hình quản lý, sử dụng tài chính, tài sản của Nhà n−ớc đúng nguyên tắc chế độ, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao; ngăn ngừa l;ng phí, thất thoát và mọi hành vi tham nhũng. Tuy nhiên việc tổ chức báo cáo, phân tích và công khai BCTC tại Tr−ờng vẫn còn tồn tại những vấn đề sau:
Thứ nhất, Phân tích BCTC gần nh− ch−a đ−ợc thực hiện, nên không đề ra đ−ợc những giải pháp tốt nhất để kiểm soát tiết kiệm chi phí; đặc biệt là trong các khoản chi phí dự toán, chi phí XDCB.
Thứ hai, Việc công khai tài chính vẫn còn thực hiện một cách chiếu lệ, ch−a phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các đối t−ợng có quan tâm đến tình hình tài chính của Tr−ờng.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, hàng quý, hàng năm cần phải tiến hành phân tích BCTC.
Đối t−ợng phân tích tài chính của Tr−ờng là quá trình và kết quả thực hiện kế hoạch, dự toán thu, chi, sử dụng nguồn kinh phí trong và ngoài NSNN. Nội dung phân tích tài chính là: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu, chi, tình hình sử dụng tài sản, tình hình chấp hành các chế độ, tiêu chuẩn, định mức và chính sách quản lý tài chính của Nhà n−ớc cũng nh− các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Tr−ờng. Phát hiện và ngăn ngừa các hiện t−ợng tiêu cực, l;ng phí trong quá trình sử dụng kinh phí. Cung cấp thông tin đ; xử lý theo yêu cầu quản lý, theo chế độ quản lý tài chính hiện hành. Ph−ơng pháp của phân tích tài chính là so sánh giữa thực tế với dự toán theo từng chỉ tiêu phản ánh trên BCTC; xác định tỷ suất của các chỉ tiêu.
Tổ chức công tác phân tích tài chính tại Tr−ờng phải đ−ợc thực hiện hàng năm và có kế hoạch cụ thể nhằm đ−a công tác phân tích tài chính vào nền nếp. Thông qua các số liệu, kết quả của phân tích, Nhà tr−ờng tổ chức công khai
tình hình tài chính để tất cả cán bộ, giảng viên, công nhân viên nắm đ−ợc cùng tham gia vào công việc quản lý, dân chủ trong hoạt động của Nhà tr−ờng. 4.5.2.2. Hoàn thiện bộ máy kế toán
Việc tổ chức bộ máy kế toán vừa phải đảm bảo hiệu quả, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo các nguyên tắc của kiểm soát nh− nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn. Việc bố trí, xắp xếp nhân sự trong bộ máy kế toán cần phải phù hợp giữa năng lực chuyên môn với công việc đ−ợc giao. Bên cạnh đó cần định ra những qui định rõ ràng về trách nhiệm quyền hạn giải quyết trong phạm vi cụ thể tránh mâu thuẫn, nhầm lẫn và sự chồng chéo trong hoạt động của của cá nhân trong bộ máy.
Từ tổ chức bộ máy kế toán hiện nay tại Tr−ờng, có thể thấy việc bố trí nhân sự còn ch−a hợp lý, ch−a tận dụng hết năng lực cá nhân. Hoạt động kiểm soát ngay tại bộ phận kế toán ch−a hiệu quả, ch−a tạo đ−ợc sự kiểm soát chặt chẽ lẫn nhau trong nội bộ do sự phân công nhiệm vụ còn có sự chồng chéo giữa các phần hành kế toán. Đồng thời, với việc bố trí Kế toán vật t− thực hiện nghiệp vụ mua vật t−, hàng hóa là ch−a tách biệt chức năng thực hiện và chức năng ghi chép.
Bộ máy kế toán phải đ−ợc tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm của Tr−ờng, tạo đ−ợc sự kiểm soát lẫn nhau trong nội bộ kế toán và với các bộ phận khác trong cùng đơn vị, thực hiện triệt để việc không bố trí nhân viên kế toán vừa thực hiện mua bán hàng hóa vừa thực hiện ghi chép sổ sách kế toán. Tr−ởng Phòng Kế hoạch Tài vụ phải qui định cụ thể bằng văn bản về công việc cũng nh− trách nhiệm của từng ng−ời trong bộ máy kế toán.
Tr−ởng Phòng Kế toán Tài chính L;nh đạo toàn bộ công tác tài chính kế toán của đơn vị, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, lập kế hoạch thu chi tài chính; hàng năm lập dự toán, chỉ đạo việc chi tiêu, lập báo cáo và xin quyết toán kinh phí đ; chi tiêu, cung cấp
thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho l;nh đạo, quản lý đơn vị; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, tham gia giám sát về mặt tài chính, về đầu t− xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định; giám sát, đôn đốc công tác kiểm kê, đánh giá lại tài sản của đơn vị khi có yêu cầu hoặc chỉ đạo của Nhà n−ớc; chỉ đạo công tác bảo quản, l−u trữ tài liệu kế toán.
Phó Phòng Kế toán tài chính giúp việc cho Tr−ởng Phòng Kế toán tài chính, trực tiếp làm kế toán nguồn kinh phí, kế toán tổng hợp, chỉ đạo trực tiếp công tác luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán về tài sản với số liệu kiểm kê (Tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, vật t− tồn kho, tài sản cố định đang dùng); lập báo cáo kế toán hàng quý, năm phục vụ cho quyết toán và quản lý của đơn vị; tiến hành tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi sản xuất kinh doanh dịch vụ, các khoản thu và lập BCTC, lập các báo cáo nhanh phục vụ cho quản lý đơn vị, báo cáo quyết toán năm hoặc kết thúc dự án; lập và kiểm soát các kế hoạch từ bộ phận cơ sở để làm căn cứ tổng hợp kế hoạch chung của toàn đơn vị; kiểm soát các chứng từ lần cuối cùng tr−ớc khi đ−a vào l−u trữ; kiểm soát với các kế toán viên khác về các khoản công nợ, CCDC, TSCĐ…
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ, chi tiền theo chứng từ. Bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số tiền thu, chi vào sổ quỹ, hàng ngày tiến hành kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ để báo cáo Tr−ởng phòng kế toán và Hiệu tr−ởng. Thực hiện đối chiếu th−ờng xuyên quỹ tiền mặt với kế toán.
Kế toán tiền l−ơng và các khoản trích theo l−ơng dựa vào các tài liệu do Phòng Tổ chức Cán bộ và Công tác Chính trị cung cấp tiến hành tính l−ơng và BHXH phải trả, trình duyệt, sau đó tiến hành trả l−ơng, trả học bổng cho cán bộ công chức và học sinh sinh viên, tính các khoản trích theo l−ơng nh− BHXH, BHYT, các khoản trừ vào l−ơng của cán bộ công chức, viên chức, tính các khoản l−ơng phụ, tiền th−ởng cho cán bộ công chức, viên chức, các khoản l−ơng phụ, tiền th−ởng cho cán bộ công chức viên chức, tính các khoản tiền
công cho các đối t−ợng hợp đồng ngắn hạn, các khoản tiền th−ởng cho sinh viên, định khoản các nghiệp vụ và ghi sổ kế toán; lập các loại báo cáo về tổng quỹ l−ơng, quỹ tiền th−ởng, quỹ học bổng theo yêu cầu của l;nh đạo. Kế toán tiền l−ơng và các khoản trích theo l−ơng phải kiểm soát chứng từ, quá trình tr−ớc và trong khi thực hiện nghiệp vụ; kiểm soát việc thực hiện các quy định, chính sách lỉên quan đến chế độ cho cán bộ giáo viên và sinh viên.
Kế toán tài sản, vật t− theo dõi, quản lý, kiểm kê tài sản cố định trong toàn Tr−ờng và các loại CCDC; thực hiện hoạt động kiểm soát vật chất của các nghiệp vụ phát sinh với các bộ phận khác của khâu cuối cùng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ và thủ kho.
Kế toán kinh phí và vốn bằng tiền tập hợp và phân loại chứng từ về tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, mở sổ chi tiết và tổng hợp để hạch toán các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ…; giao dịch với các ngân hàng và kho bạc để theo dõi các khoản thu chi trên cơ sở chứng từ (Séc, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu); lập báo cáo các khoản thu chi.
Kế toán thanh toán tập hợp chứng từ, sau đó phân loại, định khoản và ghi sổ chi tiết, tổng hợp các khoản thanh toán: Thanh toán tạm ứng, thanh toán với ng−ời mua, thanh toán với ng−ời bán, với các cơ quan nhà n−ớc chức năng nh−: Cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế.
Sơ đồ 4.12. Tổ chức bộ máy kế toán
Phó Phòng kế toán Tr−ởng Phòng Kế toán tài chính Thủ quỹ Kế toán tiền l−ơng Kế toán tài sản, vật t− Kế toán kinh phí và vốn bằng tiền Kế toán thanh toán
Nh− vậy, với mô hình này đ; khắc phục đ−ợc những điểm tồn tại cũ là: Thứ nhất, Phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các cá nhân trong bộ phận kế toán;
Thứ hai, Tách biệt chức năng thực hiện nghiệp vụ và ghi chép sổ kế toán; Thứ ba, Tạo đ−ợc sự kiểm soát giữa các cá nhân làm công tác kế toán tài chính, kiểm soát sự tuần tự giữa các khâu trong hoạt động kế toán và phối hợp kiểm soát với các bộ phận khác. Đây là bộ phận kiểm soát phát hiện và sửa sai, giúp tăng c−ờng tính tự giác của đội ngũ cán bộ kế toán trong việc thực hiện nhiệm vụ của bản thân, kịp thời phát hiện sai phạm của cá nhân hoặc sai phạm nảy sinh trong các khâu tổ chức công việc và có biện pháp xử lý phù hợp;
Thứ t−, Trong điều kiện áp dụng phầm mềm kế toán trong đơn vị thì tổ chức bộ máy kế toán này có thể linh hoạt để thực hiện toàn bộ các nội dung công việc theo từng phần hành kế toán, lập đ−ợc các báo cáo theo tính chất công việc đ−ợc giao