4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1.2. Hệ thống kế toán
4.1.2.1. Hệ thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính
Các BCTC hiện hành của Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng thực hiện theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC Bộ Tài chính ban hành ngày 30/3/2006. Tr−ờng lập hệ thống báo cáo bao gồm 5 mẫu biểu, ngoài ra còn lập các phụ biểu chi tiết cho biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đ; sử dụng.
Kết thúc năm kế toán lập BCTC chuẩn bị cho việc duyệt quyết toán. Thông th−ờng trong quý I năm sau Sở tài chính cùng các đơn vị chức năng duyệt quyết toán cho đơn vị chủ yếu về kinh phí đ; nhận từ các nguồn chi tiêu kinh phí cho hoạt động, cho dự án, đề tài, cho xây dựng cơ bản. Sau khi duyệt quyết toán, chứng từ và sổ kế toán đ−ợc đ−a vào l−u trữ theo chế độ quy định.
Công tác chuẩn bị về mẫu biểu theo từng báo cáo cần thiết, xác định nguồn thông tin cho việc lập báo cáo, thời hạn lập và nộp báo cáo phù hợp với từng loại báo cáo. Có sự phân công, phân nhiệm từng bộ phận, từng ng−ời trong bộ máy kế toán để mọi công việc không bị chồng chéo và số liệu không bị trùng lắp.
Bảng 4.1. Danh mục BCTC sử dụng tại Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
Nơi nhận Số
TT
Ký hiệu
biểu Tên biểu báo cáo
Kỳ hạn lập Tài chính Kho bạc Cấp trên Thống kê
1 B01-H Bảng cân đối TK Quý,
năm X X
2 B02-H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán KP đ; sử dụng
Quý,
năm X X X X
3 F02- 1H Báo cáo chi tiết Kinh phí hoạt động
Quý,
năm X X X X
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
Quý,
năm X X X X
5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý,
năm X X X
6 F02-3Bh Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý,
năm X X X
7 B03-H Báo cáo thu – chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD Quý, năm X X X 8 B04-H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm X X X
9 B04-H Báo cáo số kinh phí ch−a sử dụng đ; quyết toán
Năm tr−ớc chuyển sang
Năm
X X X
10 B06-H Thuyết minh BCTC Năm X X
Nội dung thông tin đ−ợc thể hiện trên BCTC của Tr−ờng là những thông tin đáng tin cậy có chất l−ợng cao, đảm bảo cho l;nh đạo Nhà tr−ờng sử dụng thông tin đáp ứng đ−ợc mục đích quản lý do nội dung thông tin phù hợp, dễ hiểu, số liệu phản ánh rõ ràng, trung thực.
Tuy nhiên, ngoài phần số liệu phản ánh trong BCTC còn ch−a có các lời văn để diễn giải và những kiến nghị có tính khả thi cho yêu cầu quản lý của l;nh đạo Tr−ờng. Lập BCTC ở Tr−ờng là cần thiết, song mới chỉ là b−ớc đầu thu nhận thông tin về quá trình hoạt động.
Tr−ởng Phòng Kế hoạch Tài vụ đ; dựa vào CĐKT để quy định cho các cán bộ kế toán phần hành liên quan về: Cung cấp số liệu, ngày lập, nguồn số liệu, chế độ đối chiếu kiểm tra tr−ớc khi lập BCTC. Kiểm tra độ chính xác ngay trên từng BCTC và giữa các báo cáo với nhau. Sự khớp đúng số liệu trên báo cáo với số liệu chi tiết. Có quy định về sự phê chuẩn báo cáo, các tài liệu mà cán bộ cấp d−ới có trách nhiệm quản lý và chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
Tr−ờng đ; thực hiện đầy đủ tất cả các báo cáo quy định trong CĐKT. Tr−ờng đ; lập các BCTC cần thiết. Hầu hết các báo cáo đ−ợc thực hiện nghiêm túc theo đúng cả về mẫu biểu, về nội dung phản ánh trong báo cáo. Song việc lập và phân tích và công khai BCTC với KSNB tại Tr−ờng còn thể hiện một số nh−ợc điểm sau:
Thứ nhất, phân tích BCTC gần nh− ch−a đ−ợc thực hiện, nên không đề ra đ−ợc những giải pháp tốt nhất để kiểm soát chi phí; đặc biệt là trong các khoản chi phí dự toán, chi phí XDCB.
Thứ hai, việc công khai tài chính đ−ợc thực hiện một cách chiếu lệ, qua loa ch−a phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các cấp cấp có thẩm quyền và của tập thể cán bộ giáo viên, công nhân viên.
4.1.2.2. Bộ máy kế toán
Công việc kế toán ở Tr−ờng hiện nay bao gồm hai phần chủ yếu:
Một là, Phần kế toán tổng hợp: Phản ánh tổng hợp, chủ yếu theo các chỉ tiêu giá trị về toàn bộ tình hình hiện có về sự vận động của tài sản, tình hình biến động các nguồn kinh phí đ−ợc cấp phát và các khoản thu, chi sự nghiệp, các khoản thu nhập và chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Hai là, Phần kế toán chi tiết: Phản ánh một cách cụ thể, chi tiết bằng cả chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu hiện vật về tình hình tài sản, sự vận động của tài sản cũng nh− nguồn kinh phí và các khoản thu chi sự nghiệp, thu chi sản xuất kinh oanh theo từng bộ phận, từng chi tiết cụ thể.
Bộ máy kế toán ở Tr−ờng đ−ợc thực hiện theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Toàn bộ công tác ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều đ−ợc thực hiện ở Phòng Tài chính kế toán.
Tr−ởng phòng Kế toán tài chính: là ng−ời l;nh đạo toàn bộ công tác tài chính kế toán của Tr−ờng, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, lập kế hoạch thu chi tài chính; hàng năm lập dự toán, chỉ đạo việc chi tiêu, lập báo cáo và xin quyết toán kinh phí đ; chi tiêu, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế phục vụ cho l;nh đạo, quản lý đơn vị; kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, tham gia giám sát về mặt tài chính, về đầu t− xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định, sửa chữa, thanh lý sắm tài sản cố định; giám sát, đôn đốc công tác kiểm kê, đánh giá lại tài sản của đơn vị khi có yêu cầu hoặc chỉ đạo của Nhà n−ớc; chỉ đạo công tác bảo quản, l−u trữ tài liệu kế toán; chỉ đạo trực tiếp công tác luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, đối chiếu số liệu kế toán giữa các phần hành, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán về tài sản với số liệu kiểm kê. (Tiền tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng, vật t− tồn kho, sắm tài sản cố định đang dùng). Tr−ởng phòng kế toán kiêm kế toán đầu t− xây dựng cơ bản.
Kế toán tổng hợp trực tiếp làm kế toán nguồn kinh phí, kiêm kế toán thanh toán, kế toán theo dõi tài sản cố định, kế toán công nợ; có nhiệm vụ lập báo cáo kế toán hàng quý, năm phục vụ cho quyết toán và quản lý của đơn vị; tiến hành tổng hợp các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi sản xuất kinh doanh dịch vụ, các khoản thu (từ nguồn NSNN cấp, nguồn ngoài NSNN nh− học phí, thu dịch vụ, thu SXKD) và lập BCTC, lập các báo cáo nhanh phục vụ cho quản lý đơn vị, báo cáo quyết toán năm hoặc kết thúc dự án.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ, chi tiền theo chứng từ; bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số tiền thu, chi vào sổ quỹ, hàng ngày tiến hành kiểm kê quỹ và lập báo cáo quỹ để báo cáo Tr−ởng Phòng Kế hoạch - Tài vụ và Hiệu tr−ởng.
Sơ đồ 4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tr−ờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng.
Kế toán viên làm việc tại Phòng Kế toán tài chính của Tr−ờng phần lớn là đ; tốt nghiệp các tr−ờng Đại học và Cao đẳng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc bố trí nhiệm vụ của các chuyên viên đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể.
Bộ máy kế toán ở Tr−ờng có −u điểm là gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo công tác chuyên môn nghiệp vụ đ−ợc thuận lợi, đồng thời tạo điều kiện để áp dụng ph−ơng tiện tính toán hiện đại nh− áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Tuy nhiên việc bố trí nhân sự còn ch−a hợp lý, hoạt động kiểm soát ngay tại bộ phận kế toán ch−a hiệu quả, ch−a tạo đ−ợc sự kiểm soát chặt chẽ lẫn nhau trong nội bộ do sự phân công nhiệm vụ còn có sự chồng chéo, một cá nhân phải thực hiện nhiều phần hành kế toán. Đồng thời, nhân viên kế toán vật t− thực hiện nghiệp vụ mua vật liệu, dụng cụ là ch−a tách biệt chức năng thực hiện với chức năng ghi chép.