4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2.1. Kiểm soát trong lĩnh vực đào tạo
Đào tạo là hoạt động chính của tr−ờng, quá trình đào tạo đ−ợc mô tả tổng quát qua các khối công việc chính sau:
Sơ đồ 4.2. Quy trình đào tạo tại tr−ờng
4.2.1.1. Quy trình tuyển sinh
Quy trình tuyển sinh đ−ợc thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 4.3. Quy trình tuyển sinh
Khâu tiếp nhận hồ sơ thí sinh: Cán bộ nhận phiếu đăng ký dự thi hay hồ sơ đăng ký xin học phải kiểm tra tính đúng đắn của hồ sơ, dữ liệu.
Khâu tổ chức thi: Nhập dữ liệu tuyển sinh từ khâu tiếp nhận hồ sơ đánh số báo danh và lập danh sách thí sinh dự thi. Lập danh sách thí sinh căn cứ tên
Tổ chức
tuyển sinh Tổ chức giảng dạy
Tổ chức kiểm tra đánh giá kết quả học tập Tiếp nhận hồ sơ thi tuyển Tổ chức
thi Xử lý kết quả Công nhận kết quả
Tiếp nhận thí sinh nhập học
Lưu hồ sơ
In giấy báo dự thi cho thí sinh, danh sách thí sinh tại phòng thi.
In bản h−ớng dẫn dồn túi, đối chiếu số báo danh, biên bản chấm thi cho ban chấm thi.
Khâu xử lý kết quả: Sau khi nhận kết quả chấm thi qua biên bản chấm thi, tiến hành nhập từng túi bài thi của từng môn thi theo thứ tự số túi từ nhỏ đến lớn, hết môn này sang môn kia.
Sau khi nhập xong, tiến hành kiểm dò điểm và tiến hành vệc kiểm tra đối chiếu với dữ liệu gốc nhằm sửa chữa các sai sót nếu có. Khi có sửa đổi điểm, phải có chữ ký xác nhận của ng−ời chịu trách nhiệm tr−ớc khi sửa. Điều này giúp cho ng−ời khai thác, quản lý tránh khỏi những khiếu kiện sau này.
Tổng hợp kết quả thi: sau khi thực hiện công việc kiểm dò, sửa chữa điểm nếu có thì tiếp theo tiến hành tổng hợp điểm bài thi các môn và tổng hợp kết quả điểm thi.
Công nhận kết quả: Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh đ−ợc xác định, căn cứ vào thống kê điểm cung cấp đới với các đối t−ợng dự thi, căn cứ vào quy định khung điểm −u tiên và vùng tuyển… Hội đồng tuyển sinh Tr−ờng xem xét quyết định ph−ơng án điểm trúng tuyển, để tuyển đủ chỉ tiêu đ−ợc giao.
Công bố điểm trúng tuyển: Căn cứ vào biên bản điểm trúng tuyển do Hội đồng tuyển sinh quyết định điểm trúng tuyển sao cho thí sinh trúng tuyển đến tr−ờng nhập học không vợt chỉ tiêu đ−ợc giao.
Khâu tiếp nhận thí sinh nhập học: Chủ tịch hội đồng tuyển sinh trực tiếp xét duyệt danh sách thí sinh trúng tuyển do ban th− ký trình và ký giấy triệu tập thí sinh trung tuyển nhập học. Trong giấy báo triệu tập cần ghi rõ kết quả thi của thí sinh và những thủ tục cần thiết đối với thí sinh khi nhập học.
L−u trữ: Tất cả các bài thi của thí sinh trúng tuyển, các tài liệu liên quan đến thi, tr−ờng phải bảo quản và l−u trữ trong xuất khóa đào tạo theo quy định của pháp lệnh l−u trữ.
Bảng4.2: Dự đoán rủi ro trong quy trình tuyển sinh Công việc Dự đoán các khả năng rủi
ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế 1. Khâu tiếp nhận hồ sơ thí sinh - Để lẫn các hồ sơ không hợp lệ. - Làm nhầm hồ sơ. - Làm mất hồ sơ.
- Kiểm tra hồ sơ theo quy định của tr−ờng và Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Khó hạn chế rủi ro. 2. Khâu tổ chức thi - Thí sinh vi phạm quy chế thi.
- Thiếu bài thi của thí sinh. - Cán bộ coi thi không làm đúng nhiệm vụ mình đ−ợc giao. - Phải chấp hành theo đúng quy chế của tr−ờng và của Bộ GD - ĐT đ; đề ra.
- Kiểm tra bài thi của thí sinh tr−ớc khi thí sinh đ; thi xong.
- Giảm bớt tiêu cực trong thi cử.
3. Khâu xử lý kết quả
- Bài thi của thí sinh còn sai phạm.
- Cán bộ chấm thi còn ch−a làm đúng theo quy chế.
- Kiểm tra rà soát kỹ bài thi của thí sinh tr−ớc khi chấm và sau khi chấm. - Chấp hành theo đúng quy định của quy chế tuyển sinh về khâu xử lý kết qủa thi.
- Do lỗi của thí sinh làm bài thi không đúng theo quy chế tuyển sinh.
- Cán bộ chấm thi không thực hiện theo quy chế…
4. Khâu công nhận kết quả
- Định điểm trúng tuyển không hợp lý.
Căn cứ vào biên bản trúng tuyển.
Căn cứ vào quy chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Do học sinh không đến nhập học nên định điểm trúng tuyển là hết sức khó khăn. 5. Khâu tiếp nhận thí sinh nhập học - Thí sinh đến nhập học còn thiếu thủ tục. - Thí sinh đ; trúng tuyển nh−ng địa ph−ơng giữ lại không cho đi học. Hoặc thí sinh đến nhập học muôn theo quy định.
- Thí sinh khi đến nhập học nên đọc kỹ các nội dung đ; ghi rõ trong giấy báo nhập học. - Thí sinh không nhận thức rõ vấn đề. - Địa ph−ơng còn nhiều thủ tục.
6. L−u trữ - Kho l−u trữ còn chật hẹp, ch−a có kho l−u chữ riêng biệt mà vẫn dùng chung kho với th− viện
- Các tài liệu liên quan đến kỳ thi tuyền sinh th−ờng sử dụng phần mềm có nhiều rủi ro
- Có một kho l−u trữ riêng, phải đủ tiêu chuẩn của việc l−u trữ.
- Phải có một máy tính riêng chuyên dụng cho công tác l−u trữ lâu dài.
4.2.1.2. Tổ chức giảng dạy
Tổ chức giảng dạy đ−ợc thể hiện qua các quy trình:
Sơ đồ 4.4. Quy trình tổ chức giảng dạy
- Phân cấp trách nhiệm quản lý quá trình giảng dạy
- Tr−ởng bộ môn:phân công giảng viên phụ trách các học phần và báo về khoa để khoa báo về phòng Đào tạo, kiểm tra giáo trình giáo án của giảng viên, tổ chức kiểm tra lịch trình giảng dạy. Chịu trách nhiệm về chất l−ợng giảng dạy của bộ môn. Tổ chức sinh hoạt của bộ môn theo đúng quy chế của tr−ờng.
- Giáo vụ khoa: Cập nhật thời khóa biểu, lịch trình, lịnh thi. Theo dõi việc thực hiện công tác giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên trong khoa. Quản lý điểm.
- Ban chủ nhiệm khoa: Nắm khối l−ợng và tình hình giảng dạy của giáo viên, học tập của sinh viên thông qua Tr−ởng bộ môn, Giáo vụ khoa. Trên cơ sở đăng ký của giảng viên về phần thực hành, thí nghiệm, đôn đốc cán bộ phụ trách các phòng thực hành thí nghiệm lập kế hoạch phục vụ thực hành, thí nghiệm cho từng phòng thí nghiệm theo từng kỳ học.
Chất l−ợng giảng dạy và thi, kiểm tra Phân cấp trách
nhiệm quản lý qúa trình giảng
dạy
Nội dung giảng
dạy Tiến độ giảng dạy
Xử lý vi phạm trong giảng dạy Hồ sơ
- Cán bộ Phòng Đào tạo: Kiểm tra việc thực hiện giờ lên lớp, thực hành, thí nghiệm theo kế hoạch giảng dạy của học kỳ. Kiểm tra tiến độ giảng dạy theo lịch trình giảng dạy.
- Kiểm tra sổ theo dõi giảng dạy: Căn cứ vào thực hiện giờ lên lớp, thống kê số giờ còn thiếu và yêu cầu dạy bù đủ số tiết; Xử lý các tr−ờng hợp phát sinh; vắng tiết, quên giờ, bỏ giờ,... và các kiến nghị xử lý cần thiết với giảng viên và học viên theo quy trình kiểm soát.
- Ban giám hiệu: Là cấp có thẩm quyền quyết định hình thức kỷ luật khi có các giảng viên vi phạm. Trong tr−ờng hợp nghiêm trọng, Hiệu tr−ởng – Chủ tịch Hội đồng khen th−ởng, kỷ luật Tr−ờng sẽ triệu tập họ để xét hoặc kỷ luật các đơn vị và cá nhân liên quan.
- Nội dung giảng dạy
Phòng đào tạo phối hợp với khoa, có trách nhiệm quản lý các công việc sau:
- Quản lý khâu ch−ơng trình;
- Quản lý đề c−ơng chi tiết của các học phần;
- Quản lý giáo trình, giáo án và giáo trình trên mạng;
- Quan hệ với các khoa và th− viện để cập nhật và đảm bảo số giáo trình, tài liệu tham khảo của các môn học;
- Bổ sung, cập nhật các thay đổi về ch−ơng trình giảng dạy sau khi đ; có sự thống nhất của hội đồng khoa học khoa hoặc Hội đồng khoa học Tr−ờng.
- Tiến độ giảng dạy
Phòng đào tạo kết hợp với khoa có trách nhiệm:
Theo dõi, kiểm tra tiến độ giảng dạy dựa theo Lịch trình, Sổ theo dõi giảng dạy và Sổ theo dõi thực hành - thí nghiệm.
Quản lý danh sách giảng viên báo nghỉ dạy và kiểm tra việc thực hiện dạy bù.
Căn cứ vào theo dõi thực hiện thời khóa biểu sẽ thống kê số giờ còn thiếu và yêu cầu giảng viên dạy bù đủ số tiết.
Xử lý các tr−ờng hợp phát sinh: vắng tiết, quên giờ, bỏ giờ.... và có các kiến nghị xử lý cần thiết với giảng viên và sinh viên theo quy trình Kiểm soát.
- Chất l−ợng giảng dạy thi, kiểm tra
Phòng Đào tạo phối hợp với các Khoa, có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra và quản lý các công việc sau:
- Giảng thử: Các giảng viên tham gia giảng dạy phải đ−ợc Bộ môn, Khoa công nhận chất l−ợng giảng dạy đạt yêu cầu thông qua các buổi giảng thử tại Bộ môn, Khoa kèm theo biên bản của Hội đồng giảng thử tại Bộ môn, Khoa theo phiếu khảo sát.
- Dự giờ: Bộ môn, Khoa kết hợp với phòng ĐT-CTSV tổ chức dự giờ và đánh giá chất l−ợng giảng dạy. Kết quả việc dự giờ, đánh giá rút kinh nghiệm bài giảng lý thuyết hoặc bài giảng thực hành sẽ đ−ợc ghi vào Phiếu đánh giá bài giảng lý thuyết và Phiếu đánh giá bài giảng thực hành.
- Lấy phiếu thăm dò: Phiếu thăm dò sẽ đ−ợc phát để lấy ý kiến của sinh viên đối với một số giảng viên trong tr−ờng hợp cần thiết để tham khảo, đánh giá chất l−ợng giảng dạy
- Kiểm tra chất l−ợng quá trình học tập của sinh viên: Thực hiện theo Quy trình đánh giá kết quả học tập của sinh viên. Thu thập các ý kiến phản ảnh từ nhiều kênh thông tin (hòm th− sinh viên, th− b−u điện, email, forum, tổ chức gặp gỡ đại diện sinh viên hàng năm). Tổng hợp, phân tích kết quả thi và kiểm tra
Phòng Đào tạo kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ thực hiện của cán bộ giảng viên theo lịch trình đ; đ−ợc lập, đồng thời có kiến nghị xử lý các tr−ờng hợp vi phạm.
Hội đồng khen th−ởng, kỷ luật Tr−ờng quyết định hình thức kỷ luật các đơn vị và cá nhân liên quan.
- Hồ sơ l−u: Đ−ợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 4.3. Hồ sơ l−u quy trình giảng dạy
STT Tên hồ sơ Nơi l−u Hình
thức l−u Thời gian l−u Hình thức huỷ 1 Quyển Ch−ơng trình đào tạo toàn khóa
Phòng Đào tạo Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 2 Sổ tay sinh viên Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 3 Mẫu bảng điểm Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 4 Kế hoạch giảng dạy Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 5 Thời khóa biểu Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 6 Lịch trình giảng dạy Phòng Đào tạo
Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 7 Kế hoạch thực hành,
thí nghiệm
Phòng Đào tạo Các Khoa
Văn bản 5 năm Máy hủy 8 Sổ thí nghiệm, thực hành Phòng Đào tạo Các Khoa Văn bản 5 năm Máy hủy 9 Sổ theo dõi giảng dạy, học tập Phòng Đào tạo Các Khoa Văn bản 5 năm Máy hủy 10 Phiếu ủánh giá bài
giảng lý thuyết/thực hành
Phòng Đào tạo
Các Khoa Văn bản 5 năm Máy hủy
4.2.1.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả học tập của sinh viên
Kiểm tra đánh giá kết quả học tập của sinh viên là một khâu rất quan trọng trong công tác đào tạo. Kiểm tra, đánh giá không chỉ nhằm đánh giá năng lực, trình độ nhận thức của sinh viên mà hơn thế nữa nó phải tạo ra động
điều chỉnh ph−ơng pháp học tập, giáo viên điều chỉnh ph−ơng pháp giảng dạy. Yêu cầu đầu tiên đỗi với kiểm tra, đánh giá là tính chính xác, khách quan và công bằng. Ngoài ra, tổ chức kiểm tra đánh giá phải phù hợp với ph−ơng thức đào tạo và thực tiễn của Nhà tr−ờng để thuận lợi cho sinh viên và bộ phận quản lý.
Hiện tại Nhà tr−ờng đang đào tạo theo hình thức tín chỉ việc kiểm tra đánh giá kết quả học tập đ−ợc thể hiện thông qua: Kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên và kiểm tra đánh giá định kỳ
- Kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên
Việc kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên là sử dụng kiểm tra đánh giá nh− một ph−ơng pháp dạy học, đồng thời thông qua đó có đ−ợc những thông tin phản hồi giúp giảng viên, sinh viên điều chỉnh giảng dạy, cách học, thay đổi ph−ơng pháp dạy, học cho phù hợp...
Việc kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên là các mục tiêu trung gian do giảng viên xác định.
Việc kiểm tra, đánh giá th−ờng xuyên đ−ợc thực hiện trong suốt quá trình dạy học, trong và ngoài giờ học.
- Kiểm tra, đánh giá định kỳ
Việc kiểm tra đánh giá định lỳ nhằm kiểm tra việc đạt đ−ợc mực tiêu đ; xác định. Trong ph−ơng thức đào tạo theo tín chỉ, Tr−ờng có các hình thức kiểm tra đánh giá thông qua l−u đồ sau:
Sơ đồ 4.5. Quy trình kiểm tra, đánh giá định kỳ
Bài tập cá nhân/tuần Bài tập lớn/học kỳ Kết thúc, l−u hồ sơ Bài kiểm tra giữa kỳ Bài thi cuối kỳ
Đánh giá hoạt động trên lớp
Bài tập theo nhóm/tháng
- Đánh giá hoạt động trên lớp: + Nghe giảng ghi chép;
+ Tham dự giờ đầy đủ;
+ Tích cực tham gia trình bày, trao đổi tại các hội thảo.
- Bài tập cá nhân/tuần: Bài tập cá nhân tuần ở dạng bài viết (essay) ứng với nhiệm vụ chuẩn bị cho các bài giảng lý thuyết trên lớp hoặc cho các giờ thực hành, làm việc tại phòng thí nghiệm, thảo luận. Kiểm tra kỹ năng đọc, viết, phân tích, tổng hợp, t− duy phê phán...
- Bài tập hoạt động theo nhóm/tháng:Loại bài tập này ứng với nhiệm vụ thực tập, làm thí nghiệm, đi khảo sát thực tế về một vấn đề lý thuyết khó, cần có sự góp ý của nhiều ng−ời hoặc đòi hỏi lao động tập thể. Bài tập hoạt động theo nhóm có thể dùng để kiểm tra các kỹ năng nhận thức, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quản lý, l;nh đạo, sử dụng thời gian, giải quyết vấn đề... Các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết cũng đ−ợc củng cố. Bài tập này đ−ợc thực hiện 1 - 2 tháng/lần.
- Bài tập lớn/học kì:Đây là loại bài tập nhằm kiểm tra kiến thức, kỹ năng tự học, tự nghiên cứu của sinh viên để đạt đ−ợc các mục tiêu nhận thức bậc cao. Các kỹ năng khác nh− giải quyết vấn đề, t− duy phê phán, t− duy sáng tạo, cũng nh− các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết cũng đ−ợc củng cố. Loại bài tập này yêu cầu sinh viên nghiên cứu, tìm hiểu các vấn đề t−ơng đối trọn vẹn mà giảng viên không giảng trực tiếp trên lớp và chỉ h−ớng dẫn để sinh viên tự nghiên cứu. Vấn đề nghiên cứu có thể do giảng viên gợi ý, có thể do sinh viên tự đề xuất với sự đồng ý của giảng viên.
- Bài kiểm tra giữa kì:Đối với các môn học có số tín chỉ lớn hơn hoặc bằng 2 có thể áp dụng hình thức kiểm tra - đánh giá giữa kỳ nhằm sơ kết, đánh giá tổng hợp kiến thức và các kĩ năng thu đ−ợc sau nửa học kỳ, làm cơ sở cho việc cải tiến, điều chỉnh cách dạy - học.
- Bài thi cuối kì: Đây là bài thi quan trọng nhất của môn học nhằm đánh giá toàn diện các mục tiêu của môn học, kết quả học tập năm học cả về kiến thức, kĩ năng (trong đó có kĩ năng phân tích, tổng hợp, phát hiện và giải quyết