4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.5.3. Hoàn thiện các thủ tục quy trình
Các thủ tục kiểm soát của nhà tr−ờng phải đảm bảo không có khoảng chống kiểm soát trong mỗi hoạt động. Trên cơ sở những quy chế kiểm soát do Bộ Công th−ơng ban hành, Nhà tr−ờng cần cụ thể hóa các quy trình kiểm soát trên cơ sở đánh giá, phân tích rủi ro đối với các lĩnh vực hoạt động nhiệm vụ cơ bản, Nhà tr−ờng có nhiều rủi ro khác nhau. Vì vậy, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ là phải phát hiện và ngăn chặn các rủi ro đó. Việc thiết lập các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xây dựng các chính sách, quy trình phải dựa trên các nguyên tắc cơ bản:
Không để một cá nhân nào trong đơn vị đ−ợc thực hiện từ đầu đến cuối một hoạt động nào đó.
Thực hiện nguyên tắc kiểm soát kép, tức là phải có ng−ời kiểm tra công việc của ng−ời khác thực hiện.
Thực hiện phân cấp quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng, cụ thể và chỉ đ−ợc phép thực hiện trong phạm vi đ; đ−ợc quy định, nếu v−ợt quá phải báo cáo ng−ời có thẩm quyền.
Để nâng cao hơn nữa hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KSNB, Nhà tr−ờng cần hoàn thiện các quy trình KSNB theo các giải pháp sau:
4.5.3.1. Hoàn thiện quy trình tổ chức tuyển sinh
Bảng 4.11. Đề xuất hoàn thiện quá trình tuyển sinh
Công việc Yêu cầu Đề xuất KSNB
1. Khâu tiếp nhận hồ sơ
- Đủ thông tin - Không nhầm - Không mất
- Có bộ phận rà soát lại thông tin - Đối chiếu giữ các danh sách. - Cất giữ, giao trách nhiệm ng−ời giữ 2. Khâu tổ
chức thi Thí sinh phải thực hiện đúng quy chế thi - Các cán bộ có trách nhiệm trong coi thi phải thực hiện đúng quy chế
- Thí sinh nộp bài và ký vào danh sách tổng số bài mình làm.
- Tr−ớc khi vào phòng thi thí sinh phải tuân thủ đúng quy chế của phòng thi.
- Kiểm tra kỹ bài thi tr−ớc khi thi xong và cho thí sinh ký vào danh sách.
- Cán bộ coi thi phải thực hiện đúng theo quy chế.
3. Khâu xử lý kết quả
- Chấm thi theo đúng thang điểm đ; quy định
Cán bộ chấm phải kiểm tra chéo, thống nhất điểm và ghi điểm toàn bài.
4. Khâu công nhận kết quả
- Thống kê điểm trúng tuyển phải đúng
Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh. 5. Khâu tiếp
nhận thí sinh nhập học
Thí sinh đến nhập học phải đủ giấy tờ liên quan.
Giáo viên tiếp nhận học sinh phải kiểm tra hồ sơ và không để mất.
Thí sinh đến nhập học phải đọc kỹ giấy báo nhập học.
Giao trách nhiệm cho giáo viên trong việc kiểm tra hồ sơ nhập học.
6. L−u trữ Kho l−u trữ phải đủ tiêu chuẩn của việc l−u trữ.
Phải có máy tính chuyên dụng phục vụ cho việc l−u trữ.
Giao cho bộ phậm chuyên trách trong việc l−u trữ.
4.5.3.2. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra đánh giá kết quả học tập
Kiểm tra đánh giá kết quả học tập của sinh viên là một khâu quan trọng trong công tác đào tạo. Kiểm tra đánh giá không chỉ nhằm đánh giá năng lực, trình độ nhận thức của sinh viên mà hơn thế nữa nó phải tạo ra động lực thúc đẩy cả quá trình dạy và học.
Công bố kế hoạch giảng dạy và thi kết thúc môn học, các khoa phải thông báo rộng r;i trong toàn tr−ờng kế hoạch giang dạy, kiểm tra đánh giá của năm học bao gồm doanh mục các môn học sẽ đ−ợc tổ chức giảng dạy trong từng học kỳ tr−ớc khi bắt đầu năm học, thông báo thời khóa biểu của từng học kỳ, thông báo lịch thi kết thúc môn học. Các khoa gửi văn bản thông báo cho tất cả các đơn vị ban trong tr−ờng. Ngoài thông tin về kế hoạch của khoa và phải có trách nhiệm thông báo tới sinh viên của mình các thông tin của đơn vị khác trong tr−ờng.
Xây dựng và sử dụng ngân hàng câu hỏi thi để tổ hợp đề thi: Việc xây dựng ngân hàng câu hỏi thi sẽ đảm bảo tính chính xác do các câu hỏi tr−ớc khi đ−ợc đ−a vào sử dụng đ; đ−ơc biên soạn và thẩm định bởi 1 hội đồng các giảng viên có uy tín. Đảm bảo nội dung đề thi kiểm tra đúng và đủ mục tiêu môn học do câu hỏi thi và đề thi đ−ợc biên soạn và tổ hợp dự trên bảng trọng số đ; xác định tr−ớc. Đảm bảo tính khánh quan, công bằng do đề thi đ−ợc tổ hợp ngẫu nhiên.
4.5.3.3. Hoàn thiện trong quy trình nhân sự tiền l−ơng
- Tại giai đoạn tiếp nhận lao động: Phải xây dựng qui định và tiêu chuẩn tuyển dụng phù hợp, xây dựng qui trình và thủ tục tiếp nhận lao động chặt chẽ từ quyết định tuyển dụng, quyết định phân công, quyết định phê chuẩn mức l−ơng, tăng l−ơng, thuyên chuyển, sa thải, nghỉ h−u, tách biệt độc lập giữa các bộ phận chức năng.
Tại giai đoạn tính l−ơng: Phải xây dựng quy định quản lý về thời gian làm việc; phải có sự cách biệt qui định tách biệt một cách độc lập giữa các bộ phận chấm công, tính l−ơng, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành.
Tại Tr−ờng quá trình kiểm soát tiền l−ơng ch−a có sự kiểm soát phần tính toán l−ơng trên bảng l−ơng nên trình tự kiểm soát tiền l−ơng nên đ−ợc tổ chức lại theo mô hình sau:
Sơ đồ 4.13. Quy trình tính l−ơng
Thứ nhất: Các bộ phận quản lý trực tiếp theo dõi, chấm công lao động trong tháng cho cá nhân của bộ phận mình; cuối tháng đánh giá chất l−ợng lao động (nếu có), tổng hợp và gửi bảng chấm công về Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị.
Thứ hai: Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu danh sách cán bộ giáo viên, chất l−ợng lao động, số ngày công lao động căn cứ vào quy chế, chính sách tiền l−ơng để lập bảng l−ơng cho cán bộ công nhân viên.
Thứ ba: Phòng Kế hoạch Tài vụ căn cứ vào bảng l−ơng do Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị đ; lập, căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, chất l−ợng công tác, quy định chính sách về tiền l−ơng để kiểm soát bảng thanh toán l−ơng tr−ớc khi trả l−ơng cho cán bộ công nhân viên.
Thủ tục kiểm soát trên sẽ tạo đ−ợc sự kiểm soát phối hợp giữa các bộ phận, phần tính l−ơng đ−ợc thực hiện bởi bộ phận tổ chức, kế toán sẽ là bộ phận kiểm soát việc tính l−ơng dựa trên các chính sách, thủ tục đ; thiết lập để hạn chế đ−ợc tối đa sai sót có thể xảy ra.
Chấm công và đánh giá chất l−ợng bởi bộ phận trực tiếp quản lý
Kiểm tra, đối chiếu ngày công thực tế, chất l−ợng lao động Căn cứ quy chế tiền l−ơng, lập bảng thanh toán l−ơng Kiểm soát bảng l−ơng và thanh toán l−ơng
4.5.3.4. Hoàn thiện trong quy trình mua sắm tài sản cố định
Bảng 4.12. Đề xuất hoàn thiện quy trình mua sắm tài sản cố định
Công việc Yêu cầu Đề xuất KSNB
1. Lập kế hoạch mua sắm
- Kiểm tra thông số kỹ thuật của tài sản.
- Biên bản phải đầy đủ.
- Tính năng kỹ thuật của tài sản phải ghi rõ.
- Giá cả phải đúng với giá thực tế.
- Phải nhận thức đầy đủ về thông số kỹ thuật
- Giao cho cán bộ lập kế hoạch có trách nhiệm về đề nghị mua.
2. Thẩm định giá thiết bị.
- Chứng thu phải ghi đầy đủ có liên quan đến thiết bị.
- Phải kiểm tra chứng th− thật ký tr−ớc khi ký biên bản bàn giao. 3. Tổ chức
đấu thầu
- Thành viên trong ban đấu thầu phải có chứng chỉ đấu thầu. - Nhà thầu phải tuân thủ các quy định dự thầu.
- Biên bản mỏ thầu phải tuân thủ đúng quy chế
- Tổ chức đấu thầu phải tuân theo luật đấu thầu.
4. Phê duyệt - Phải phân công trách nhiệm chấm thầu cho từng thành viên - Đánh giá đúng các yêu cầu về kỹ thuật.
- Phải cập nhật th−ờng xuyên các quy định h−ớng dẫn đấu thầu.
5. Lập hợp
đồng - Hợp đồng lập phải đúng theo đúng mẫu quy định - Phòng tài chính có trách nhiệm trong việc kiểm tra 6. Bàn giao
thiết bị
- Bàn giao đúng theo quy định của hợp đồng.
- Thanh lý hợp đồng phải có chứng th− giám định thiết bị.
- Hội đồng nhận bàn giao phải làm hết trách nhiệm của mình
- Khi bàn giao phải đảm bảo đày đủ thủ tục mới đ−ợc thanh toán
7. Lập chứng
từ thanh toán - Kiểm tra, rà soát kỹ các thủ tục thanh toán - Nhân viên kế toán phải nhận thức đẩy đủ và cẩn thận trong việc thanh toán 8. Lập sổ sách theo dõi TSCĐ và quản lý TSCĐ
- Mẫu sổ phải đúng theo quy định
- Phải kiểm tra bảo d−ỡng, sửa chữa thiết bị th−ờng xuyên… - Khi điều chuyển phải có giấy điều chuyển.
- Phân công, nhiệm vụ cụ thể, phải chịu trách nhiệm về việc theo dõi quản lý.
4.5.3.5. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát thu chi
Kế toán theo hoạt động tập hợp chi phí theo các hoạt động, hoặc theo các nhóm hoạt động. Từ đó, quản lý tài chính của Tr−ờng có thể phân bổ, tính toán chi phí theo nhiều mức độ khác nhau cho từng đối t−ợng đào tạo…
Việc tổ chức kế toán theo hoạt động không chỉ đạt đ−ợc mục tiêu là xác định chi phí của các bậc đào tạo, mà còn giảm bớt đ−ợc những chi phí gián tiếp, hay những chi phí không cần thiết. Ban Giám hiệu của Tr−ờng có thể giảm bớt đ−ợc chi phí bằng cách xem xét kỹ l−ỡng các hoạt động đang diễn ra trong quá trình đào tạo, lập kế hoạch bỏ bớt các hoạt động không cần thiết và tập trung nâng cao mức tập trung của các hoạt động cần thiết.
Việc xóa bỏ bớt các hoạt động không tham gia trực tiếp vào quá trình nâng cao chất l−ợng đào tạo là một ph−ơng tiện hiệu quả để giảm thiểu chi phí. Hơn nữa việc tổ chức kế toán theo hoạt động sẽ cung cấp các dữ liệu về chi phí đ−ợc chính xác và hợp lý hơn cho việc ra các quyết định trong quản lý tài chính của Tr−ờng, phù hợp với xu thế x; hội hóa giáo dục.
Theo h−ớng trên công tác kế toán phải rà soát lại toàn bộ việc tổ chức ghi chép chi phí trên các TK chi tiết và hạch toán đúng các khoản thu, chi theo các TK chi tiết đ; mở ra cho từng hoạt động.
Các nghiệp vụ thu trong Tr−ờng rất đa dạng nh−: Thu học phí, thu lệ phí tuyển sinh; thu kinh phí hợp tác đào tạo, NCKH… Các nghiệp vụ chi cũng đa dạng, ngoài khoản chi nh− các đơn vị khác: Chi điện, n−ớc, điện thoại, BHXH, BHYT, xăng dầu… thì các khoản chi th−ờng xuyên đặc thù của Tr−ờng diễn ra hàng ngày nh−: Chi l−ơng, phụ cấp, giảng dạy ngoài giờ, giảng dạy v−ợt định mức, NCKH, cộng tác viên, thuê giảng viên bên ngoài, thuê chuyên gia, t− vấn, học bổng,… rất lớn. Khối l−ợng các công việc này ngày càng lớn, nghiệp vụ thu chi ngày càng tăng theo sự phát triển của quy mô đào tạo. Từ đó, khối l−ợng tác nghiệp và công việc chuyên môn của Phòng Kế hoạch Tài vụ tăng lên. Khối l−ợng tiền mặt trong thu chi của Tr−ờng ngày càng nhiều
toán tiền ngoài giờ, chi th−ởng… Phòng Phòng Kế hoạch Tài vụ chi cho khoa, bộ môn, các phòng ban, các đơn vị đó lại chi cho cán bộ giảng viên… Việc này tạo nên sức ép rất lớn về công việc, về bộ máy, về nhân sự, về sự bảo đảm an toàn tiền mặt của Tr−ờng. Trong khi đó qui định của Nhà n−ớc về trả l−ơng cho công chức, viên chức trong các đơn vị HCSN qua cần TK tại ngân hàng. Vì vậy l;nh đạo Tr−ờng cần liên kết với ngân hàng để đ−ợc cung cấp các dịch vụ thanh toán. Các lợi ích sẽ thu đ−ợc khi thực hiện công việc này là:
Thứ nhất: Tiết kiệm đ−ợc các khoản chi phí khổng lồ và giảm sự phức tạp trong công tác quản lý tài chính. Theo đó tiết kiệm thời gian và nhân lực cho Nhà tr−ờng, giảm áp lực của công tác kế toán, tránh đ−ợc các thủ tục phiền hà cho cán bộ, nhân viên, sinh viên và ng−ời hợp tác với Nhà tr−ờng do ra ngân hàng và kho bạc rút tiền mặt, vận chuyển tiền mặt về tr−ờng; tổ chức kiểm đếm, chi tiền mặt cho từng đối t−ợng đ−ợc nhận, yêu cầu từng ng−ời ký vào bảng l−ơng, bảng thù lao làm ngoài giờ... Với quy trình trả l−ơng, trả thù lao, trả học bổng,… nhanh gọn qua TK ATM của từng ng−ời, tất cả những hạn chế, nh−ợc điểm của việc chi trả cho cá nhân bằng tiền mặt đ−ợc khắc phục;
Thứ hai: Không còn rủi ro do việc sử dụng tiền mặt nh−: Tiền giả, mất cắp, nhầm lẫn, thất thoát trong l−u thông, vận chuyển tiền mặt;
Thứ ba: Mức phí rất thấp: Nhà tr−ờng chỉ phải trả một mức phí từ 0,15% - 0,20% tổng giá trị chuyển tiền;
Thứ t−: Thủ tục đăng ký dịch vụ đơn giản: Cán bộ, giảng viên, sinh viên… ng−ời đ−ợc chi trả có thể rút tiền mặt bất cứ lúc nào và bất cứ ở đâu trong mạng l−ới máy ATM của Ngân hàng. Trong thời gian tiền để trên TK ATM ch−a sử dụng, họ còn đ−ợc h−ởng mức l;i suất không kỳ hạn hiện hành. Ngân hàng giữ hộ tiền, cá nhân và khi đi công tác hay đi giảng dạy không phải mang theo nhiều tiền mặt để chi tiêu.
Do đó cần phải triển khai các b−ớc công việc cụ thể để mở rộng dịch vụ thanh toán và mở rộng quan hệ giao dịch giữa tr−ờng với NHTM. Tr−ờng cần
phải đầu t− mạnh mẽ cho hiện đại hóa công tác kế toán và tận dụng dịch vụ ngân hàng hiện đại cho các hoạt động tài chính kế toán trong Tr−ờng; thuê thiết kế các ch−ơng trình phần mềm, mua máy móc, thiết bị vi tính và truyền tin, nối mạng cục bộ và mạng giao dịch với ngân hàng, đào tạo cán bộ và vận động cán bộ, sinh viên thực hiện mở TK, chi trả l−ơng, các khoản chi cho cá nhân khác và thu học phí qua ngân hàng.