4. kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.2.2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình nhân sự tiền l−ơng
Quy trình nhân sự tiền l−ơng đ−ợc thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 4.6. Quy trình nhân sự tiền l−ơng
- Khâu tuyển dụng: Khâu tuyển dụng Tr−ờng đ; thành lập Hội đồng Tuyển dụng, xây dựng Quy chế Tuyển dụng, đ; có những tiêu chuẩn về tuyển dụng nh− trình độ chuyên môn, sức khỏe, hình thức, tuyển dụng trên cơ sở nhu cầu. Tr−ờng đ; có những quy định về các chức năng, tiêu chuẩn hóa cán bộ, công chức, viên chức.
- Khâu sử dụng: Khâu sử dụng đ; có nội quy lao động phù hợp với pháp luật. Giáo viên và cán bộ quản lý trong Tr−ờng chủ yếu đều là những ng−ời có trình độ từ ĐH trở lên. Đây cũng là điều kiện thuận lợi cho công tác KSNB. Tr−ờng đ; có quy định về quản lý ngày giờ công cho từng đơn vị, từng bộ phận; có sự tách biệt giữa ng−ời chấm công với ng−ời tính l−ơng và ng−ời trả l−ơng cho cán bộ công nhân viên chức, trả học bổng và xét duyệt chế độ −u đ;i cho học sinh sinh viên.
- Khâu tính l−ơng: Nhà tr−ờng đ; xây dựng qui định quản lý về thời gian làm việc nh− qui định chấm công, theo dõi thời gian lao động ngoài giờ, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm hoàn thành. Đ; có sự tách biệt một cách độc lập giữa các bộ phận chấm công, tính l−ơng, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành, bộ phận giao việc và trả l−ơng nhằm hạn chế, ngăn chặn tiêu cực xảy ra.
Tuyển dụng Sử dụng lao động
Tính l−ơng Trả l−ơng
Các bộ phận theo dõi, chấm công lao động trong tháng đối với cá nhân trong bộ phận mình. Cuối tháng đánh giá chất l−ợng lao động (nếu có), tổng hợp và gửi Bảng chấm công về Phòng Tổ chức Cán bộ và Công tác chính trị.
Phòng Tổ chức Cán bộ và Công tác chính trị có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đối chiếu danh sách cán bộ giáo viên, chất l−ợng lao động, số ngày công, hạn chế việc kê khống danh sách và chấm công.
Căn cứ vào bảng chấm công do Phòng Tổ chức Cán bộ và Công tác chính trị chuyển đến và quy chế chi trả tiền l−ơng kế toán tiến hành tính các khoản trích theo l−ơng nh− BHXH, BHYT, các khoản trừ vào l−ơng của cán bộ công chức, viên chức. Tính các khoản l−ơng phụ, tiền th−ởng cho cán bộ công chức viên chức, tính các khoản tiền công cho các đối t−ợng hợp đồng ngắn hạn, các khoản tiền th−ởng cho sinh viên, trình duyệt, sau đó tiến hành trả l−ơng, trả học bổng cho cán bộ công chức và sinh viên, định khoản các nghiệp vụ và ghi sổ kế toán, lập các báo cáo về tổng quỹ l−ơng, quỹ tiền th−ởng, quỹ học bổng theo yêu cầu của l;nh đạo.
- Thanh toán l−ơng: Kế toán tiền l−ơng kiểm tra xem xét tính hợp lý, chính xác, hợp kệ của các loại tài liệu này nếu:
+ Phù hợp với yêu cầu thì tiến hành chi trả l−ơng theo quy định
+ Nếu không phù hợp thì chuyển lại CB để chỉnh sửa cho phù hợp theo đúng mẫu quy định và theo đúng ngày công đ−ợc xem xét.
Sau khi chỉnh sửa và hoàn tất các thủ tục liên quan, kế toán l−ơng chuyển đến tr−ởng phòng ký duyệt và tiến hành chi trả l−ơng theo đúng quy định.
Bộ phận tiền l−ơng căn cứ vào quy định về tiền l−ơng của tr−ờng, quy chế chi tiêu nội bộ và các chế độ khác có liên quan và căn cứ vào bảng chấm
Chấm công và đánh giá chất l−ợng bởi bộ phận trực tiếp quản lý
Kiểm tra, đối chiếu ngày công thực tế, chất l−ợng lao động
Căn cứ quy chế tiền l−ơng, lập bảng thanh toán l−ơng
công đ; đ−ợc duyệt tiến thực hiện các thủ tục cần thiết và chuyển đến thủ quỹ thực hiện thanh toán l−ơng theo yêu cầu.
Trong quy trình nhân sự và tiền l−ơng có thể có một số rủi ro có thể xảy ra sau:
Bảng 4.5: Dự đoán rủi ro trong quy trình nhân sự tiền l−ơng Công việc Dự đoán các khả
năng rủi ro Biện pháp đã sử dụng Hạn chế
1. Khâu tuyển dụng - Ch−a có hội đồng tuyển dụng - Quy chế tuyển dụng mang tính hình thức. - Trình độ lao động ch−a đáp ứng đ−ợc yêu cầu. - Thành lập hội động tuyển dụng
- Xây dựng quy chế tuyển dụng hợp lý. - Tuyển dụng đ−ợc lao động có trình độ - Hội đồng tuyển dụng ch−a có chuyên môn, nghiệp vụ truyển dụng còn kém. - Ch−a thu hút đ−ợc lao động có chuyên môn cao. 2. Khâu sử
dụng
- Nội quy lao động ch−a phù hợp
- Bố trí cán bộ công nhân viên, giáo viên ch−a hợp lý.
- Có nội quy lao động phù hợp với pháp luật.
- Sử dụng cán bộ, công nhân viên, giáo viên theo đúng bằng cấp 3. Tính L−ơng Chấm công không đúng với thực tế Nộp bảng chấm công còn chậm
Yêu cầu các phòng khoa chấm công đúng thực tế, th−ờng xuyên chấm công hàng ngày. Nộp bảng công đúng quy định Tr−ởng các phòng, khoa không theo dõi quản lý cán bộ, giáo viên 4. Thanh toán l−ơng Làm nhầm các mức l−ơng h−ởng
Số giờ thừa v−ợt quá mức quy định
Thanh toán còn nhầm lẫn các mức đ−ợc h−ởng…
- Kiểm tra rà soát khi lên bảng l−ơng thanh toán
- Yêu cầu thực hiện theo đúng quy định của nhà n−ớc. - Kế toán kiểm tra rà soát các chế độ của học sinh đ−ợc h−ởng chế độ… - phòng tổ chức hành chính không lập kịp thời quyết định Ch−a thực hiện đúng quy chế chi tiêu của nhà tr−ờng.
- Không kiểm tra kỹ chứng từ thanh toán