- Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được phân thành.
d. Phương pháp nhập sau, xuất trước
Phương pháp này áp dụng dựa trên giảđịnh là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hành nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ còn tồn kho
3.1.3.4. Ảnh hưởng của việc tính giá hàng tồn kho đến báo cáo tài chính.
Trong điều kiện có sự thay đổi về giá cả thì mỗi một phương pháp tính giá khác nhau sẽ cho ra những số liệu khác nhau về giá vốn hàng bán và hàng tồn kho cuối kỳ. Nghĩa là phương pháp tính giá́ hàng tồn kho sẽảnh hưởng đến các chỉ tiêu có liên quan đến hàng tồn kho được trình bày trên các báo cáo tài chính như: Giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Hàng tồn kho cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán…Và như vậy, phương pháp tính giá nào được xem là tốt nhất?
Có quan điểm cho rằng: Phương pháp tốt nhất là phương pháp tính ra giá trị hàng tồn kho cuối kỳ và giá vốn hàng bán sát với thực tế nhất. Điều này cũng rất phức tạp và khó có thểđáp ứng một cách trọn vẹn. Ta cần phân tích thêm đặc điểm và sự khác biệt giữa các phương pháp tính giá hàng tồn kho.
‒ Trong phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của hàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng bởi giá cả hàng mua trong kỳ và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ. Trong việc xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ, giá hàng mua đầu kỳ cũng quan trọng như là giá mua vào cuối kỳ. Nếu giá cảđang trên đà gia tăng thì giá trị trung bình của mỗi đơn vị sẽ nhỏ hơn đơn giá lúc cuối kỳ. Ngược lại, trong trường hợp giá cảđang trên đà giảm xuống thì đơn giá trung bình sẽ cao hơn đơn giá lúc cuối kỳ. Phương pháp này thường
bị phê phán vì yếu tố thời giá không được coi là quan trọng hơn so với các giá phí trước đó. Nói cách khác, phương pháp này có nhược điểm quan trọng là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ không phản ảnh giá hiện hành khi giá cả thị trường đang lên hay đang xuống. Tuy nhiên chỉ tiêu giá vốn hàng bán thì phản ảnh được quá trình luân chuyển của hàng tồn kho, nhất là khi hàng tồn kho cùng loại được trộn lẫn vào nhau.
‒ Phương pháp NT - XT thường được coi là hợp lý và phản ảnh đúng thực tế. Giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán được tính theo những đơn giá mới nhất, tức là giá gốc của những lần nhập kho sau cùng và do đó, nó phù hợp với giá hiện hành - là khoản tiền phải trảđể mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Khi giá cảđang gia tăng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao hơn so với phương pháp bình quân gia quyền. Khi giá trị hàng tồn kho cao hơn thì giá trị hàng đã xuất dùng hay đã xuất bán sẽ giảm đi. Phương pháp này còn có ưu điểm là chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong kỳ có mối quan hệ mật thiết với quá trình luân chuyển hàng tồn kho, ngoài ra nó còn góp phần bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí được trừ.
‒ Phương pháp NS-XT có cơ sở lý luận vững vàng. Mỗi khi hàng được bán ra, doanh nghiệp phải mua hàng khác thay thế, do đó giá trị hàng xuất bán cần phải được tính theo giá hiện hành, bất kể hàng bán ra đã thật sự mua vào với giá nào. Khi giá cả đang gia tăng thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ thấp hơn so với phương pháp bình quân gia quyền, từđó sẽ mang lại kết quả lợi nhuận thuần thấp nhất. Do đó, có nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp này để giảm bớt số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Tuy nhiên, cần lưu ý là một phần lợi nhuận trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ không được phân phối vì doanh nghiệp sẽ phải dùng phần đó để thay thế hàng tồn kho khi giá cả gia tăng. Tất nhiên, trong thời kỳ giá cả suy giảm thì phương pháp này sẽđem lại một số lợi nhuận thuần cao nhất.
Ví dụ 3.1.
Tại Công ty A có tình hình nhập, xuất hàng hóa như sau 1/3- Nhập 1.000 đơn vị; giá 20.000đ/đơn vị 4/3- Nhập 3.000 đơn vị; giá 19.950đ/ đơn vị 8/3 –Xuất 1.500 đơn vị
16/3- Nhập 1.000 đơn vị; giá 21.050 đ/ đơn vị 31/3- Xuất 700 đơn vị;
Giả sử không có hàng tồn kho đầu, công ty sẽ áp dụng phương pháp tình giá hàng tồn kho nào để có được mức lợi nhuận thuần cao nhất trong tháng 3 ?.
3.1.3. Chứng từ, thủ tục kế toán
Nguyên vật liệu cần dùng của doanh nghiệp chủ yếu được mua từ bên ngoài. Để kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng và mua hàng nói chung, các doanh nghiệp cần phải có sự phân công theo các chức năng: mua hàng, nhận hàng, bảo quản hàng trong kho và xuất kho hàng để sử dụng hay để bán.
a. Nhập kho:
Trường hợp doanh nghiệp mua ngoài nhập kho, chứng từ liên quan bao gồm: chứng từ do bên bán giao (Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng…). Nếu người bán thuộc diện
mua hàng (Mẫu số 06 – VT)1. Sau khi lập xong, người mua ký và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, ký vào Bảng kê mua hàng. Người đi mua phải chuyển “Bảng kê mua hàng” cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt là làm thủ tục nhập kho.
Khi hàng về, bộ phận mua hàng lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần) và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao ký vào phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán, liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Đối với các loại vật tư cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong các trường hợp: nhập với số lượng lớn, các loại vật tư có tính chất lý, hóa phức tạp, các loại vật tư quý hiếm thì ngoài các chứng từ nêu trên còn phải lập Biên bản kiểm nghiệm. Những loại vật tư, hàng hóa không cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quá trình nhập kho nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì cũng phải lập Biên bản kiểm nghiệm.
b.2. Xuất kho:
Chứng từ sử dụng khi xuất kho là phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lãnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tùy theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào phiếu xuất số lượng thực xuất của từng thứ, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên). Liên 1 được lưu tại bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá và thành tiền và vào sổ kế toán, người nhận vật tư giữ liên 3 để theo dõi tại bộ phận sử dụng.
Ngoài ra để theo dõi vật tư điều chuyển từ kho này sang kho khác trong một đơn vị hoặc giao gia công chế biến…kế toán sử dụng phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03PXK-3LL)
3.1.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Nguyên vật liêu là loại tài sản biến động thường xuyên, do đó cần phải kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng tình hình thực tế của hàng tồn kho. Đểđối chiếu, cần phải tổ chức hạch toán đồng thời ở 2 nơi: kho và kế toán. Tùy theo cách tổ chức ghi chép và cách đối chiếu giữa kho và kế toán mà có những phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho sau đây:
3.1.3.1. Phương pháp thẻ song song
Theo phương pháp này, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu số 06VT) cho từng danh điểm và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổđăng ký thẻ kho. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập thực xuất vào các thẻ kho liên
1
Trường hợp mua vật tư của người bán không có hóa đơn với số lượng lớn để được tính vào chi phí hợp lý,
hợp lệ thì phải lập “Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn” (Mẫu số 04/GTGT theo quy định của
quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi vào thẻ kho một dòng. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho đểđảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
Tại phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm, tương ứng với thẻ kho mởở kho. Thẻ kế toán chi tiết có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị và số lượng. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày một lần, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan (như hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển…) ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm. Số lượng tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho. Số liệu của bảng này được đối chiếu khớp đúng với số liệu của kế toán tổng hợp.
THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ …… …… Số tờ …… …… Tên vật tư: Số danh điểm: Đơn vị tính: Kho Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU
Tháng …… năm …… …… Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL ST SL ST SL ST SL ST
3.1.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho. Ở phòng kế toán không mở thẻ chi tiết mà thay vào đó là “Sổđối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm, theo từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm. Mỗi danh điểm chỉđược ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển về tổng số nhập, xuất trong từng tháng và số tồn mỗi tháng. Cuối tháng, đối chiếu: số lượng tồn của từng danh điểm trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho tương ứng và giá trị tồn của từng loại trên sổ này với kế toán tổng hợp.
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Số Số danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Số dư đầu tháng 1
Luân chuyển tháng 1 Số dư đầu kỳ tháng 2 Nhập Xuất Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền
Áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc ghi chép tính toán, kiểm tra đều phải dồn hết vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ.
3.1.3.3 Phương pháp số dư.
Phương pháp số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị, xóa bỏđược ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời. Theo phương pháp này công việc hạch toán được tiến hành cụ thể như sau: