- Dưới góc độ các công đoạn của sản xuấ t kinh doanh, có ba loại: cạnh tranh trước
2.1.5.1 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy của Chi nhánh * Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
* Giám đốc:
Giám đốc Chi nhánh do Tổng Giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm sau khi có báo cáo với Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc Chi nhánh là người lãnh đạo cao nhất trong Chi nhánh, đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Công ty về tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Giám đốc Chi nhánh chủ động trong kinh doanh và ký kết các hợp đồng bảo hiểm dựa vào nhiệm vụ, chỉ tiêu, kế hoạch do Tổng giám đốc Công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện phê duyệt.
Giám đốc Chi nhánh qui định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ, quyền hạn các phòng ban trong Chi nhánh và triển khai các nghiệp vụ bảo hiểm theo các qui định của Công ty được áp dụng chế độ tiền lương, tiền thưởng theo cấp bậc của Công ty.
* Phòng kinh doanh : Phòng tổ chức hành chính Phòng Kế Toán Phòng Quản lý đại lý GIÁM ĐỐC Phòng KD tại Quảng Bình Phòng Kinh doanh Số 1 Phòng Kinh doanh số 2 Phòng KD tại Quảng Trị
Do tính chất đặc thù của doanh nghiệp bảo hiểm chuyên ngành, do đó thiết lập Phòng kinh doanh 1 chủ yếu nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ phát sinh từ thị trường truyền thống, Đồng thời tạo điều kiện cho các phòng kinh doanh khác chủ động hơn trong kinh doanh, khai thác các khách hàng mới ngoài ngành Bưu chính Viễn thông.
Về chức năng:
+ Tổ chức thực hiện quản lý, khai thác, chăm sóc và phát triển các khách hàng mục tiêu, bao gồm: khách hàng trong ngành BCVT và các công ty BCVT mới.
+ Tổ chức thực hiện quản lý, khai thác, chăm sóc và phát triển các khách hàng ngoài ngành theo kế hoạch doanh thu.
+ Tổ chức thực hiện quản lý, khai thác, chăm sóc các khách hàng qua sự giới thiệu của cán bộ gián tiếp.
+ Tổ chức thực hiện công tác giám định, bồi thường các nghiệp vụ cho các khách hàng phòng đang quản lý.
+ Thực hiện các công tác khác như: truy đòi người thứ ba…
Về nhiệm vụ:
+ Xây dựng, đăng ký và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của phòng. + Thực hiện công tác đề phòng hạn chế tổn thất, thực hiện đúng các quy định của Chi nhánh về thu nộp phí, quản lý ấn chỉ, hóa đơn. Tổ chức thực hiện công tác báo cáo thống kê định kỳ theo quy định.
+ Quản lý và sử dụng đúng mục đích các tài sản và trang thiết bị làm việc được Chi nhánh trang bị.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Chi nhánh về trách nhiệm hoàn thành mọi nhiệm vụ được phân công.
* Các Phòng bảo hiểm khu vực:
Về chức năng:
+ Tổ chức kinh doanh theo quy định của công ty tất cả các sản phẩm nghiệp vụ bảo hiểm đối với khách hàng ngoài ngành Bưu chính viễn thông, trên phạm vi
thuộc địa bàn được phân công (ở mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đều được bố trí một phòng).
+ Thu thập các hồ sơ tổn thất phát sinh đối với các khách hàng đang quản lý và các khách hàng khác được yêu cầu do tổn thất phát sinh trên địa bàn do Phòng quản lý.
Về nhiệm vụ:
+ Xây dựng, đăng ký và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của phòng. + Thực hiện công tác đề phòng hạn chế tổn thất, thực hiện đúng các quy định của Chi nhánh về thu nộp phí, quản lý ấn chỉ, hóa đơn. Tổ chức thực hiện công tác báo cáo thống kê định kỳ theo quy định.
+ Quản lý và sử dụng đúng mục đích các tài sản và trang thiết bị làm việc được Chi nhánh trang bị.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Chi nhánh về trách nhiệm hoàn thành mọi nhiệm vụ được phân công.
* Phòng quản lý đại lý:
Về chức năng:
+ Tổ chức quản lý đại lý và cộng tác viên khai thác về doanh thu, quản lý hồ sơ, hóa đơn, ấn chỉ…, trực tiếp theo dõi, chỉ đạo và đôn đốc các đại lý, cộng tác viên thực hiện các công tác kinh doanh được giao.
+ Thực hiện công tác về đào tạo và phát triển đại lý và cộng tác viên, thanh quyết toán chi phí hỗ trợ hàng tháng…
+ Giám định, thu thập và bồi thường các hồ sơ tổn thất phát sinh đối với các khách hàng do đại lý khai thác và quản lý.
Về nhiệm vụ:
+ Xây dựng, đăng ký và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của phòng + Đề xuất với Giám đốc Chi nhánh về kế hoạch tuyển dụng, đào tạo đại lý. + Thực hiện công tác đề phòng hạn chế tổn thất, thực hiện đúng các quy định của Chi nhánh về thu nộp phí, quản lý ấn chỉ, hóa đơn và tổ chức thực hiện công tác báo cáo thống kê định kỳ theo quy định.
+ Quản lý và sử dụng đúng mục đích các tài sản và trang thiết bị làm việc được Chi nhánh trang bị.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Chi nhánh về trách nhiệm hoàn thành mọi nhiệm vụ được phân công.
* Phòng tổ chức, hành chính:
Về chức năng:
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác tổ chức, đào tạo, và các chính sách đối với người lao động và tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị.
Về nhiệm vụ:
+ Triển khai các công tác tổ chức: Thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức. Xây dựng quản lý việc thực hiện các quy định, quy chế; Nghiên cứu trình Ban Giám đốc về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương và thực hiện các chính sách đối với người lao động.
+ Thực hiện công tác hành chính: Công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu; Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách, hội nghị, an ninh trật tự, PCCC; Quản lý tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ, vật tư, hàng hóa…
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Chi nhánh về mọi nhiệm vụ được phân công.
* Phòng Kế toán:
Về chức năng:
Tham mưu cho Ban Giám đốc trong lĩnh vực tài chính, kế toán, kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, kế hoạch theo quy định của pháp luật và công ty.
Về nhiệm vụ:
+ Công tác Kế toán: Nghiên cứu, tổ chức, hướng dẫn, quản lý, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác tài chính kế toán; Tổ chức thực hiện và ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, các hoạt động kinh tế phát sinh của Chi nhánh; Tổ chức thực hiện tổng hợp và lập báo cáo quyết toán tài chính và các báo cáo khác liên quan đến nghiệp vụ: Quản lý tình hình sử dụng hóa đơn, ấn chỉ.
+ Công tác kế hoạch: Hướng dẫn các phòng và xây dựng kế hoạch kinh doanh của Chi nhánh; Xây dựng phương án về lương, về các chi phí khác; Báo cáo tình hình thực hiện kế họach kinh doanh phục vụ cho công tác chỉ đạo kinh doanh, đồng thời đề xuất các biện pháp cần thiết phục vụ cho việc hoàn thành kế hoạch và các chỉ tiêu do công ty giao.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Chi nhánh về mọi nhiệm vụ được phân công.