- Sổ kết hợp kế toántổng hợp và kế toán chi tiết: là kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp
4.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái:
* Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký- sổ cái:
Hình thức kế toán này có 2 đặc điểm:
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- sổ cái.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết.
- Sổ kế toán tổng hợp: Chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký- sổ cái. Sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Sổ này được mở cho từng kì kế toán và khoá sổ hàng tháng.
- Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho các Tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ doanh nghiệp như: sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho,…
* Trình tự và phương pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào Nhật ký- sổ cái. Mỗi chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ) ghi vào Nhật ký- sổ cái một dòng, đồng thời ở cả 2 phần: phần nhật ký (ngay, tháng ghi sổ, số liệu và ngày tháng chứng từ; diễn giải và số phát sinh) và phấn sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các tài khoản liên quan). Cuối kỳ (tháng, quí, năm), tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu nhằm bảo đảm các quan hệ cân đối sau:
Tổng cộng số tiềnphần nhật ký (cột “số phát sinh”) = Tổng số phỏt sinh Nợ của cỏc tài khoản (phần sổ cỏi) = Tổng số phỏt sinh Cú của cỏc tài khoản (phần
sổ cỏi)
Tổng số dư Nợ cuối kỳ
của tất cả cỏc tài khoản =
Tổng số dư Cú cuối kỳ của tất cả cỏc tài khoản
Ngoài ra, để có những thông tin chi tiết, cụ thể tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán còn sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan, cuối tháng (quí), phải tổng hợp số liệu, khoá sổ,và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Thông thường, kế toán có thể mở các sổ chi tiết sau:
Sổ tài sản cố định.
Thẻ kho.
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh. Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Sổ chi tiết gửi tiền , tiền vay.
Sổ chi tiết thanh toán (với người bán, người mua, với ngân sách, với nội bộ…) Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả.
Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh v.v…
* Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức Nhật ký- sổ cái:
- Ưu điểm của hình thức kế toán này là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra.
- Nhược điểm của hình thức kế toán là khó phân công lao động trong phòng kế toán đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế, tài chính theo mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận tiện cho việc ghi sổ.
- Hình thức kế toán Nhật ký- sổ cái được áp dụng ở các đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp như: các đơn vị hành chính sự nghiệp, các hợp tác xã, …
SƠ ĐỒ TRèNH TỰ KẾ TOÁN CỦA HèNH THỨC KẾ TOÁN
S quổ ĩ Ch ng t ứ ừ k to nế ỏ S , Th k to n chi ti tổ ẻ ế ỏ ế B ng t ng h p ch ng t k to n c ngả ổ ợ ứ ừ ế ỏ ự lo iạ Nh t ký - S c iậ ổ ỏ B o c o ỏ ỏ t i ch nhà ớ B ng t ng h p chi ti tả ổ ợ ế : Ghi h ng ng yà à : Ghi cu i th ngố ỏ
: Quan h ệ đối chi uế
NHẬT Kí -SỔ CÁI Sơ đồ 4.1