- Sổ kết hợp kế toántổng hợp và kế toán chi tiết: là kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp
4.1.3.1.Quy định ghi sổ kế toán:
Quy định chung để ghi sổ kế toán là kế toán phải dựa vào chứng từ gốc hợp lệ để định khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đúng quy tắc. Cụ thể, việc ghi sổ phải tuân theo ba giai đoạn như sau: Giai đoạn ghi sổ, mở sổ và khoá sổ
- Giai đoạn 1: Mở sổ kế toán
Đầu kỳ kế toán, các đơn vị kế toán phải mở sổ kế toán theo danh mục sổ đã đăng ký với cơ quan chức năng của Nhà nước và ghi sổ dư đầu kỳ vào sổ kế toán.
- Giai đoạn 2: Ghi sổ kế toán
Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên cơ sở của chứng từ gốc. Nếu chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo một trình tự nhất định.
Khi ghi sổ, kế toán phải sử dụng mực tốt, không được ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, các dòng không có số liệu phải gạch chéo, khi ghi sai không được tẩy xoá, không được lấy giấy
dán đè, không được dùng chất hoá học để sửa chữa các chứng từ, không được tự ý xé bỏ, thay thế.v.v... Để sửa sai việc ghi sổ kế toán, phải tuân theo quy định về chữa sổ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán có thể được tiến hành bằng tay hoặc ghi sổ bằng máy vi tính. - Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay, kế toán phải tuân theo một trong những hình thức kế toán đã được quy định và được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: Đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính phù hợp nhưng phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu sau đây:
+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng theo quy định của chế độ kế toán.
+ Thực hiện đúng việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ, chữa sổ kế toán theo quy định hiện hành.
+ Việc lựa chọn phần mềm kế toán phải căn cứ vào tiêu chuẩn, điều kiện phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định.
Có thể mô tả quy trình ghi sổ kế toán khi sử dụng máy vi tính qua sơ đồ sau: Thu nh p v phõn lo i ch ng tậ à ạ ứ ừ Chương tr nh ph n m m ó ỡ ầ ề đ đượ à đặ ẵc c i t s n Th ng tin ụ u ra đầ S k to nổ ế ỏ B o c o t i ch nhỏ ỏ à ớ Nh p li uậ ệ
Giai đoạn 3: Khoá sổ kế toán
Cuối kỳ, kế toán phải khoá sổ kế toán. Khoá sổ kế toán là tìm số dư cuối kỳ của các tài khoản và ghi vào sổ kế toán theo quan hệ sau đây:
Số dư cuối kỳ = số dư đầu kỳ + phát sinh tăng - phát sinh giảm.