phạm vi, quy mô của các hoạt động kinh tế, tài chính, giúp cho việc phân loại, tổng hợp và ghi sổ của kế toán cũng như kiểm tra được tính hợp lệ của nội dung hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
* Các yếu tố bổ xung của chứng từ kế toán:
Yếu tố bổ xung là yếu tố không bắt buộc của chứng từ kế toán, nó được xây dựng để đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể và yêu cầu ghi sổ của kế toán (giúp định khoản kế toán), ví dụ hoá đơn bán hàng có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức thanh toán ghi Nợ, ghi Có TK...
Để phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán, đặc biệt trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán, các yếu tố được ghi trên chứng từ kế toán cần được bố trí, sắp xếp hợp lý, vừa đáp ứng được yêu cầu phản ánh và lưu giữ thông tin, vừa đảm bảo thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tin học, đáp ứng ngày càng cao trong việc cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý.
2.1.3. Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ.
Như người ta biết, hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị thường rất đa dạng, phong phú, phát sinh ở nhiều nơi với những khoản thời gian khác nhau. Tất cả các hoạt động nói trên đều được ghi chép, phản ánh vào chứng từ kế toán và được gọi là hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán, có thể do các cán bộ khác thực hiện. Để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, để nó trở thành căn cứ ghi sổ kế toán, để phân loại và tổng hợp các thông tin cần thiết cho các bộ phận sử dụng thông tin, các chứng từ kế toán được lập ở nhiều nơi cần phải được tập trung về bộ phận kế toán của đơn vị để xử lý theo đúng quy định, đồng thời tiến hành luân chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan.
Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ thường bao gồm các công việc cụ thể như: Kiểm tra chứng từ; hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và bảo quản, lưu trữ chứng từ.