- Sổ kết hợp kế toántổng hợp và kế toán chi tiết: là kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp
4.1.3.2.Quy định về chữa sổ kế toán:
Trong quá trình ghi chép, có thể xảy ra sai sót ở những trường hợp cụ thể khác nhau. Khi phát hiện sai sót trong ghi sổ, kế toán không được gạch bỏ, tẩy xoá tuỳ tiện mà phải chữa sổ theo đúng quy định về chữa sổ kế toán. Tuỳ theo việc ghi sai, kế toán có thể áp dụng các phương pháp chữa sổ sau đây:
* Phương pháp cải chính:
Là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai băng phần ghi đúng và thường áp dụng khi phần sai được phát hiện sớm, trước khi cộng dồn số liệu hoăc chuyển sổ. Theo phương pháp này, kế toán dùng mực đỏ gạch ngang phần ghi sai và dùng mực thường ghi phần đúng vào khoảng trống phía trên, đồng thời phải ghi rõ họ, tên, chữ ký của người chữa sổ.
*Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp này áp dụng khi bỏ sót nghiệp vụ hoặc số đã ghi vào sổ kế toán nhỏ hơn số thực tế cần ghi và được phát hiện sau khi đã cộng dồn số liệu. Theo phương pháp này, kế toán ghi bổ sung định khoản cùng quan hệ đối ứng với số chênh lệch thiếu vào sổ kế toán. Trường hợp chưa cộng sổ thì ghi tiếp vào dòng của sổ rồi cộng lại; Trường hợp đã cộng sổ rồi thì ghi vào dòng dưới của dòng cộng sổ rồi cộng lại sổ.
Ví dụ: Mua vật liệu nhập kho theo giá 58.600.000 đồng, chưa trả tiền cho người bán . Giả sử kế toán đã ghi sổ bằng định khoản.
Nợ TK: Nguyên,Vật Liệu: 56.800.000đ
Có TK: phải trả người bán: 56.800.000đ Khi phát hiện, kế toán phải ghi bổ sung bằng định khoản:
Nợ TK: nguyên vật liệu: 1.800.000đ
Có TK: phải trả ngườibán: 1.800.000 đ
* Phương pháp ghi đỏ (hay phương pháp ghi số âm):
Phương pháp ghi đỏ được sử dụng khi kế toán cần điểu chỉnh giảm bớt (hoặc xoá đi toàn bộ) số liệu ghi trong sổ kế toán trong trường hợp đã cộng số liệu. Khi cần điều chỉnh giảm bớt hoặc xoá đi số liệu đã ghi trong sổ, kế toán sử dụng bút toán đỏ hoặc đặt vào khung chữ nhật hoặc trong dầu ngoặc đơn (…) số cần điều chỉnh. Cụ thể, số đã ghi sổ lớn hơn số thực
tế phát sinh: kế toán ghi cùng quan hệ đối ứng tài khoản như cũ với số liệu chênh lệch thừa bằng bút toán đỏ. Cũng ví dụ trên, kế toán đã ghi sổ : (ghi thừa 27.000.000đ)
Nợ TK: nguyên vật liệu: 85.600.000 đ
Có TK: phải trả người bán: 85.600.000 đ
Khi phát hiện ghi sai, kế toán ghi bút đỏ phần chênh lệch thừa 27.000.000đ như sau: Nợ TK: nguyên vật liệu (27.000.000đ)
Có TK: đã trả người bán: (27.000.000đ )
Nếu ghi trung nghiệp vụ hai lần, kế toán lập định khoản mới cùng quan hệ đối ứng, cùng số phát sinh và ghi sổ bằng bút toán đỏ để xoá giá trị ghi thừa.
Nếu ghi sai định khoản: Khi phát hiện ghi sai, kế toán ghi lại định khoản đã ghi sai bằng mực đỏ để xoá, sau đó ghi lại định khoản đúng băng mực thường.
ở ví dụ trên, nếu kế toán đã ghi sổ :
Nợ TK: NL, VL: 58.600.000đ
Có TK: tiền mặt: 58.600.000đ
Khi phát hiện, phải ghi đồng thời ghi sổ bằng 2 định khoản sau: Nợ TK: NL, VL: (58.600.000đ)
Có TK: TM: (58.600.000) Nợ TK: NL, VL: 58.600.000đ
Có TK: PTNB: 58.600.000 đ
* Phương pháp ghi sổ bằng định khoản đảo:
Khi phát hiện sai sót, thay vì sửa chữa như phương pháp ghi đỏ hoặc ghi bổ sung, kế toán lập định khoản đảo với định khoản đã ghi sai để xoá sổ ghi thừa hoặc sai, đồng thời ghi bổ sung bằng định khoản với số đúng. Chẳng hạn, trường hợp ghi thừa ở ví dụ trên, khi phát hiện, kế toán ghi sổ bằng định khoản sau:
Nợ TK: PTNB: 27.000.000 đ Có TK: NL, VL: 27.000.000đ Với trường hợp ghi sai định khoản:
- Nợ TK: TM: 58.600.000
Có TK: NL, VL: 58.600.000 đ - Nợ TK: NL, VL: 58.600.000 đ
Có TK: PTNB: 58.600.000đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trường hợp ghi trùng, kế toán ghi lại bằng định khoản đảo với só tiền bằng số đã ghi thừa. + Trường hợp chữa sổ kế toán được ghi bằng máy vi tính:
Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, nếu phát hiện ghi sai thì việc chữa sổ được tiến hành như sau:
- Nếu việc ghi sai được phát hiện trước khi báo cáo tài chính được nộp cho các cơ quan chức năng Có thẩm quyền thì kế toán chữa trực tiếp trên máy rồi ghi lại trên máy và ghi lại cho đúng. - Trường hợp báo cáo tài chính đã nộp thì kế toán phải chữa lại số đã ghi sai trên sổ kế toán của năm báo cáo và phải ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán đã được sửa lại. - Cả hai trường hợp chữa sổ trên đây, kế toán đều áp dụng phương pháp ghi bổ sung hoặc phương pháp ghi số âm.
+ Trường hợp quyết toán đã được duyệt, hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc mới phát hiện ra sai sót trong việc ghi sổ kế toán thì đơn vị phải chữa sổ kế toán theo quy định và phải ghi chú vào dòng cuối của trang cuối của sổ kế toán có sai sót.
+ Về điều chỉnh số kế toán: Trường hợp đơn vị phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế toán và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sót trọng yếu các năm trước (theo chuẩn mực kế toán số 29) thì kế toán phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vào tài khoản kế toán có liên quan.