Để thực hiện được vai trò là "vật mang tin" hay "phần tử chứa đựng thông tin", là cơ sở để xác nhận cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh cũng như là cơ sở để ghi sổ của kế toán, chứng từ kế toán phải được thiết kế, hoặc cấu trúc với những chỉ tiêu (yêu tố) đặc trưng cho các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, cả về nội dung, phạm vi, quy mô, thời gian, địa điểm phát sinh cũng như yếu tố chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan đến hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Để đảm bảo được yêu cầu nói trên, các yếu tố của chứng từ kế toán thường bao gồm 2 loại: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ xung.
* Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán:
Yếu tố cơ bản là yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán mà nếu thiếu nó thì chứng từ kế toán sẽ không có giá trị pháp lý. Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán bao gồm: Tên gọi của chứng từ; ngày tháng lập và số hiệu chứng từ; tên, địa chỉ, chữ ký và dấu
(nếu có) của đơn vị, bộ phận cá nhân có liên quan; nội dung tóm tắt hoạt động kinh tế, tài chính, đơn vị đo lường được sử dụng.
Về tên gọicủa chứng từ: tên gọi của chứng từ phải phản ánh được khái quát nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính nói riêng, nội dung của hoạt động kinh tế, tài chính nói chung, thông qua đó giúp cho việc phân loại chứng từ và tổng hợp số liệu của kế toán được tiến hành thuận lợi, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn, biên lai, kiểm kê v.v...