2.1.2.1.Phân loại chứng từ kế toán
Hoạt động kinh tế, tài chính của các đơn vị rất đa dạng và phong phú, do vậy chứng từ kế toán ghi chép, phản ánh các hoạt động nói trên cũng rất đa dạng và phong phú. Để sử dụng có hiệu quả chứng từ kế toán cho yêu cầu khác nhau của công tác quản lý, cần thiết phải nhận biết được các loại chứng từ kế toán. Để đạt được mục đích nói trên, cần phải phân loại chứng từ kế toán. Khi sử dụng các tiêu thức phân loại khác nhau, chứng từ kế toán sẽ được phân thành nhiều loại khác nhau, đáp ứng yêu cầu khác nhau của quản lý.
* Phân loại chứng từ kế toán dựa vào mức độ của tài liệu trong chứng từ:
Tuỳ thuộc vào mức độ của tài liệu trong chứng từ, chứng từ kế toán được phân thành hai loại: chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) là chứng từ "sao chụp" nguyên gốc các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trực tiếp các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, do đó nó là cơ sở để ghi chép, phản ánh, tính toán số liệu của kế toán, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho v.v...
- Chứng từ tổng hợp là chứng từ được kế toán tổng hợp từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ thuận lợi cho việc ghi sổ của kế toán. Vì nó được tổng hợp từ các chứng từ gốc cùng loại, do đó khi sử dụng nó để ghi sổ kế toán, phải đính kèm các chứng từ gốc. Thuộc chứng từ tổng hợp, có chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ, ví dụ như bảng kê mua hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định v.v...
* Phân loại chứng từ kế toán dựa theo quy định về chứng kế toán của Nhà nước.
Theo quy định của Nhà nước về chứng từ kế toán, chứng từ được phân thành hai loại: Chứng từ áp dụng thống nhất mang tính bắt buộc và chứng từ mang tính hướng dẫn (không bắt buộc).
- Chứng từ thống nhất bắt buộc là chứng từ do Nhà nước (Bộ Tài chính) ban hành và được sử dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị, không phân biệt lĩnh vực hoạt
động, ngành nghề kinh doanh, hình thức sở hữu. Đây là những chứng từ phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến và phản ánh mối quan hệ kinh tế, tài chính giữa các đơn vị pháp nhân có liên quan, ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, thẻ tài sản cố định v.v...
- Chứng từ kế toán hướng dẫn là chứng từ không do Nhà nước (Bộ tài chính) thống nhất ban hành mà chỉ hướng dẫn các đặc trưng, các chỉ tiêu để các ngành, các đơn vị vận dụng có thể thêm, bớt chi tiết một số chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý riêng của ngành, của đơn vị. Tuy là chứng từ hướng dẫn, nhưng vẫn là chứng từ kế toán, do vậy vẫn phải đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ, hợp lý của chứng từ. Thuộc loại chứng từ này, ví dụ như biên lai thu tiền, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí)v.v..
Như vậy chứng từ hướng dẫn chỉ phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính ít có tính phổ biến mà có tính nội bộ riêng biệt của ngành, của đơn vị.