Khi bạn nĩi điện thoại, bạn tạo nên cho người nghe một hình ảnh, một ấn tượng về bạn và do đĩ cũng tạo nên ở người nghe một ấn tượng, một ý nghĩ về đơn vị của bạn.
Khi nĩi điện thoại, nếu cĩ điều phiền muộn hay khĩ khăn gì, bạn phải gạt hết sang một bên. Bởi vì khi nĩi, mình phải xuất phát từ yêu cầu cơng việc, phải nĩi sao cho người nghe nghe thấy rõ, dễ hiểu và cảm thấy được thái độ ân cần, nhiệt tình của mình. Đĩ là tiếng nĩi của quan hệ giao tiếp lấy cơ sở là giữ uy tín cho cá nhân và đơn vị mình, thể hiện sự tơn trọng đối tác.
Mỗi lần nĩi điện thoại là một lần tạo cơ hội quan hệ làm việc tốt hơn cho đơn vị. Để đạt được những điều trên, bạn phải:
− Nhất thiết phải nĩi điện thoại với một nụ cười, một ánh mắt ân cần, nhiệt tình như cĩ người đối thoại ở ngay trước mặt mình và người đĩ cảm nhận đầy đủ về mình.
− Tư thế ngồi hay đứng nĩi phải thể hiện sự tập trung chú ý, tuyệt đối khơng được phân tâm.
− Phải hỗ trợ nội dung đối thoại tích cực, hiệu quả bằng cả kỹ năng nĩi, kỹ năng nghe và kỹ năng giao tiếp khơng dùng lời.
− Phải quán triệt nhuần nhuyễn cách thể hiện tổng thể như trên đối với đối tượng giao tiếp qua điện thoại, dù cấp bậc người đĩ ra sao, dù họ nĩi năng hay thái độ thế nào.
− Phải tuân theo chuẩn mực nghi thức về lời chào, lời hoan nghênh…mà đơn vị đã quy định, một cách trân trọng, nồng nhiệt.
Khi nĩi điện thoại bạn khơng nhìn thấy người đối thoại nên bạn khơng nắm bắt được xem họ cĩ hiểu hết bạn khơng, các phản ứng của họ qua ngơn ngữ khơng lời, qua thái độ khơng được máy chuyển tải hết. Cho nên tốt nhất là bạn hãy nĩi:
− Một cách tự nhiên, vui vẻ, nhiệt tình.
− Nĩi hơi chậm rãi, phát âm rõ. Khơng được nĩi nhanh.
− Nĩi với âm thanh trầm, thấp vừa phải, khơng được nĩi to, hét vào máy.
− Để miệng cách loa máy cỡ 3 cm là tốt nhất.
− Điều chỉnh độ trầm bổng chút ít để nhấn mạnh ý nghĩa và thể hiện sức sống của nội dung đàm thoại.
Khi cĩ ý kiến nhận xét khơng tốt về nghệ thuật nĩi điện thoại của bạn, bạn hãy nhờ bạn bè nghe bạn nĩi qua điện thoại và gĩp ý theo 4 câu hỏi:
− Bạn nĩi quá nhỏ hay quá lớn?
− Bạn nĩi quá nhanh?
− Bạn phát âm đủ rõ chưa?
− Bạn điều chỉnh âm độ đạt chưa?
Căn cứ các gĩp ý mà bạn cần bỏ cơng luyện tập cho đến khi đạt yêu cầu mới thơi.
28-11-2006