Bất cứ người nào khi đến cơ quan hay văn phịng cơng ty đều cĩ một cơng việc hay nhiệm vụ nhất định. Dù họ muốn gặp ai, trao đổi việc gì, ít nhiều đều liên quan trực tiếp đến cơng ty của bạn. Với tư cách là người đĩn tiếp họ, dù ở cấp độ nào đi chăng nữa, bạn cần cố gắng làm đẹp lịng họ trong khả năng cĩ thể. Vậy khách đến cơng ty của bạn họ cần:
− Muốn được chào đĩn niềm nở, lịch sự.
− Muốn được tơn trọng.
− Muốn được hiểu, thơng cảm và chia sẽ.
− Muốn được giúp đỡ và quan tâm.
Và cuối cùng muốn được đối xử như với một tính cách cụ thể chứ khơng phải với tư cách của người thừa hành cơng vụ hay đại diện của tổ chức.Trong một xã hội bận rộn và cĩ sự tăng lên của những cơ hội giao tiếp gián tiếp như hiện nay, thì bạn cần nên nhớ rằng rất nhiều trường hợp bạn khơng cĩ nhiều dịp gặp lại người khách đĩ nữa, cho nên những ấn tượng của khách về bạn qua sự đĩn tiếp của bạn sẽ định hình rất lâu, khơng những thế, mà người ta cĩ khuynh hướng liên tưởng ấn tượng đĩ với văn hĩa tổ chức-nơi bạn đang làm việc.
Trong tiếp khách, điều cần nhất là văn hĩa ứng xử chứ khơng hẳn là bạn đã thỏa mãn được cơng việc và nhiệm vụ của họ đến đâu. Bởi vì nếu khơng cĩ được tinh thần văn hĩa đĩ thì cũng giống như bạn đã vứt một ít tiền bố thí mà khơng cần quan tâm đến đồng tiền đĩ nữa.
Trong kinh doanh, tại sao lại dễ dàng khơng quan tâm đến cái mà mình đã bỏ ra, đã đầu tư, cho dù là dưới dạng nào và bao nhiêu? Vậy bạn đã phấn đấu về cái gì, và thăng tiến nhờ cái gì? Một trong những kỹ năng cần phải cĩ của nhân viên, dù ở bất cứ cương vị, cấp quản lý nào, đĩ là kỹ năng giao tế.
Tiếp khách là một trong những hoạt động giao tế, cần như thế nào để làm thỏa mãn những điều trên của họ, về lâu dài hay gián tiếp sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn những cái lợi khơng nhỏ.
Phải quan tâm ngay từ khâu đĩn khách đến. Cĩ nhiều cách tiếp khách khác nhau, tùy theo loại đơn vị, quy mơ to nhỏ vị trí cấp quản lý và thĩi quen của đơn vị. ở nhiều cơ quan, đơn vị, vai trị của việc tiếp khách thường là thư ký giám đốc, cĩ sự hỗ trợ của nhân viên lễ tân.
Khách đến thường cĩ danh thiếp hoặc giấy giới thiệu. Nhân viên lễ tân đĩn lấy, cám ơn, ghi vào sổ khách đến và hỏi khách muốn gặp ai. Nếu khách khơng cĩ danh thiếp, nhân viên lễ tân cần tìm cách hỏi nhẹ nhàng các chi tiết cần thiết và mời khách ngồi chờ. Trên bàn nhỏ cĩ đặt một lọ hoa và mấy tờ báo. Đương nhiên phải là báo mới và mời khách đọc trong một lúc chờ đợi. Điều quan trọng là khung cảnh đĩ phải rất sạch sẽ, thống mát, tốt lên sự trang trọng ân cần đối với khách đến.
động, nhất là khi cĩ khách loại quan trọng thì nhân viên lễ tân cần biết trước để chuẩn bị. Khi cĩ tín hiệu của thư ký giám đốc thì nhân viên lễ tân hướng dẫn khách vào phịng khách của giám đốc. Hoặc chính thư ký ra tiền sãnh mời khách vào. Nếu là khách lần đầu đến, thư ký cần trang trọng giới thiệu chủ với khách, khách với chủ để vào việc được ngay.
28-11-2006