Quan sát
Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu. Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thơng tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đĩ họ cĩ thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ khơng phải chỉ là
người phản ứng trở lại những gì họ được nhận. Trong khi giao tiếp, hãy đi vào thế giới của người đối thoại. Hãy đọc ngơn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng nĩi, những lời nĩi và cả những sự im lặng.
Hỏi những câu hỏi mở
Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thơng tin để bạn cĩ thể làm việc với người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc. Một câu hỏi Cĩ/ Khơng (hay một câu hỏi đĩng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Cĩ hay Khơng mà thơi. Một câu hỏi được bắt đầu với từ “Tại sao” cĩ thể đặt người khác vào thế phịng thủ. Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi câu hỏi như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”.
Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác
Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho những vấn đề của người khác trong khi họ thực sự khơng muốn nhận lời khuyên, nhưng thay vào đĩ đơn giản là họ muốn được lắng nghe. Những lời bình phẩm như “Thật đau khổ cho anh”, “Anh trơng cĩ vẻ giận dữ”, “Hình như là anh đang cảm thấy chán nản”,…dường như khá yếu ớt và khơng mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nĩi chuyện trực tiếp và đưa ra những mệnh lệnh. Nhưng sự đầu tư trước đĩ sẽ thật đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này. Một khi người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ sẽ trao cho bạn nhiều thơng tin hơn, đĩ là những gì mà bạn muốn bởi vì nĩ đem lại cho bạn quyền điều khiển.
Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngơn ngữ
Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình. Bạn khơng nên, tơi nhắc lại là khơng nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động của họ, nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến cảm giác của bạn. Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan sát được và nĩi rõ những hậu quả. Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với một cách giải quyết vấn đề mang tính hợp tác.
Nối kết những câu nĩi của bạn với ngơn ngữ của cơ thể
Nếu bạn là một người chân thật, ngơn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đĩ. Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nĩ, âm thanh giọng nĩi của bạn cĩ thể đưa bạn đi xa. Là một
người chân thật, sau đĩ thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để chắc chắn rằng những lời nĩi của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nĩi của bạn.
Một giám đốc giỏi về giao tiếp cần phải như thế nào?
Phải hiểu rõ ảnh hưởng của thái độ và hành động của người lãnh đạo tác động đến văn hố cơng ty và tâm lý của nhân viên như thế nào để cĩ trách nhiệm hơn với bản thân. Phải nâng cao khả năng giao tiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của doanh nghiệp, nâng cao nhận thức của ban giám đốc và nhân viên về tầm quan trọng của việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trị của chính họ trong việc tạo ra mơi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong cơng ty. Phải xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược của doanh nghiệp và hành động cụ thể. Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, tại sao điều đĩ lại quan trọng và cách thức thực hiện. Người lãnh đạo cĩ nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch và hiện thực hố các dự tính ấy.
Nên tìm ra một nhân vật trung tâm để truyền đạt thơng tin giữa các cấp và động viên nhân viên cho đến cấp thấp nhất. Những người đĩ phải được đào tạo tốt về kỹ năng để truyền đạt thơng tin một cách ngắn gọn, súc tích mà vẫn đầy đủ nội dung và dễ hiểu, trong trường hợp cần thiết cĩ thể tổ chức thảo luận để lấy ý kiến. Luơn nhớ tĩm tắt lại nội dung của các quyết định đã đạt được bằng văn bản và gửi đến tất cả các nhân viên.
18-12-2006