Để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng và theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, kế toán sử dụng các loại sổ sách sau:
- Sổ theo dõi công nợ
- Sổ kế toán chi tiết TK 131 - Sổ cái TK 131
Cuối mỗi tháng phần mềm kế toán căn cứ vào các hóa đơn chứng từ kế toán đã nhập sẽ tự động nhập dữ liệu vào sổ chi tiết TK 131, sổ Nhật ký chung và tiến hành tổng hợp vào sổ Cái TK 131.
Biểu số 35:
TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN- VINACOMIN
NHÀ MÁY CƠ KHÍ 19-5
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
TK 131 – Phải thu của khách hàng Từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012
Số dư nợ đầu kì: 1.815.738.567
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/10 PT 101 Oanh (Thu bán lẻ) Thu tiền bán mặt bàn cỡ đại
111 16.500.000
02/10 BC 74 CTCP Khoáng sản Miền núi Chuyển tiền mua hàng 112 303.631.000 05/10 PC 308 CTCP Khoáng sản Miền núi Chi trả tiền tạm ứng
mua hàng thừa
111 94.983.000
06/10 BC 75 CTCP Xây dựng và TM Đại Long Giang
Chi trả tiền mua bàn đãi quặng 112 45.000.000 …. …. ….. ….. … …. …. Tổng số phát sinh nợ: 8.602.679.107 Tổng số phát sinh có: 9.645.968.450 Số dư nợ cuối kỳ: 772.449.224 Ngày 31 tháng12 năm 2012 Người ghi sổ
2.7.1.2. Kế toán các khoản phải trả người bán
Các khoản phải trả người bán là khoản tiền mà công ty mua hàng hóa, dịch vụ của người cung cấp nhưng chưa trả.
a, Chứng từ sử dụng
- Giấy báo nợ; Phiếu chi
- Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán lẻ - Hợp đồng kinh tế.
b, Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán sử dụng TK 331- Phải trả cho người bán
Nợ phải trả cho người bán, nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ.
c, Sổ sách kế toán
Để hạch toán các khoản phải trả cho người bán và theo dõi tình hình công nợ, kế toán sử dụng các loại sổ sách sau:
- Sổ theo dõi công nợ
- Sổ kế toán chi tiết TK 331 - Sổ cái TK 331
Cuối mỗi tháng phần mềm kế toán căn cứ vào các hóa đơn chứng từ kế toán đã nhập sẽ tự động nhập dữ liệu vào sổ chi tiết TK 331, sổ Nhật ký chung và tự tiến hành tổng hợp vào sổ Cái TK 331.
Biểu số 36:
TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN- VINACOMIN
NHÀ MÁY CƠ KHÍ 19-5
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
TK 331 – Phải trả cho người bán Từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012
Số dư có đầu kì: 2.199.055.894
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
01/10 PC 306 CTTM Quang Minh (Khí gas)
Thanh toán tiền gas 111 7.840.800
01/10 PN 245 DNTN Tiến Lan Nhập hàng 152 217.275.000
01/10 PN 245 DNTN Tiến Lan Nhập hàng 133 21.727.500
02/10 PC 307 Trần Kiến Quang Chi tiền tạm ứng mua vật tư phục vụ sản xuất 111 16.500.000 …. …. ….. ….. .... …. Tổng số phát sinh nợ: 5.010.160.889 Tổng số phát sinh có: 4.911.233.463 Số dư có cuối kỳ: 2.297.983.320 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ
2.7.1.3. Kế toán phải thu, phải trả khác