Quá trình nhập vào máy tính:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ để nhập vào máy tính, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mền kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán máy, các thông tin sẽ được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Sau đó kế toán in các sổ ra giấy và đóng thành quyển.
Để phù hợp với điều kiện của Nhà máy phòng kế toán đã áp dụng hạch toán vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song.
Sơ đồ 09: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song tại Nhà máy Cơ khí 19-5
* Nguyên tắc hạch toán:
+ Ở kho: Thủ kho ghi chép về mặt số lượng nhập, xuất vào thẻ kho.
+ Ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu ghi chép vào sổ kế toán chi tiết cả số lượng và giá trị của từng loại vật tư.
* Trình tự ghi chép cụ thể:
- Ở kho: Thủ kho dùng phiếu vật tư để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất kho của từng loại vật tư, vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất vật tư, vật liệu thực tế phát sinh thủ kho sẽ thực hiện việc thu phát vật tư và ghi số lượng thực tế nhập xuất vào các chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng vật liệu, vật tư tồn kho để ghi vào cột
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi phiếu vật tư, các chứng từ nhập xuất được bàn giao lại cho kế toán.
- Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán NVL xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, ký xác nhận vào phiếu và nhận chứng từ nhập xuất về phòng kế toán. Kế toán viên tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng loại vật tư, vật liệu và được sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu, vật tư theo yêu cầu quản trị. Vào cuối tháng, kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết nhập xuất nguyên vật liệu trên cơ sở đã đối chiếu với thẻ kho để lập Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn theo từng loại vật tư, vật liệu.
Biểu số 06:
TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN- VINACOMIN NHÀ MÁY CƠ KHÍ 19-5
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Từ ngày 01/10/2012 đến ngày 31/12/2012
Ngày tháng
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ Cái Số thứ tự Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 19/12 PNK 299
19/12 Lăng mua hàng của DNTN thương mại Xuân Trường
× 152 133.1 111 17.653.880 1.765.388 19.419.268 20/12 PXK 293
20/12 Cấp VL cho phân xưởng cơ điện × 621.7
152 6.615.041 6.615.041 .... ... ... 29/12 PNK 303
29/12 Lăng mua hàng của DNTN thương mại Xuân Trường
× 152 133.1 111 4.604.000 460.400 5.064.400 ... ... ... ... × ... ... ...
Cộng chuyển sang trang sau 135.623.253 135.623.253
(Nguồn tài liệu: Phòng Kế toán - Thống kê)
Mẫu số S03a – DN
( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )
Biểu số 07:
TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN- VINACOMIN NHÀ MÁY CƠ KHÍ 19-5