a. Thủ tục bàn giao TSCĐ
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, đòi hỏi nhà máy phải mua sắm và thay thế thiết bị máy móc, khi chuyển giao TSCĐ cho đơn vị khác đều phải lập biên bản giao nhận TSCĐ cho từng nội dung, chủ yếu như: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại. Sau khi lập xong biên bản giao nhận TSCĐ, nhà máy còn phải lập biên bản nghiệm thu kiểm
nhận TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ được giao cho mỗi đối tượng một bản, còn một bản phòng kế toán giữ lại làm căn cứ hạch toán, theo dõi ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng sau khi nhận TSCĐ được đăng ký.
Tuy nhiên do đặc thù Nhà máy trực thuộc Tổng Công ty Khoáng sản- VINACOMIN nên những TSCĐ của Nhà máy tăng chủ yếu là do Tổng Công ty cấp, hoặc khi Nhà máy có nhu cầu nâng cấp công trình xây dựng cơ bản thì Nhà máy sẽ đưa ra đề nghị tới Tổng Công ty. Khi đó nếu hợp lý Tổng Công ty sẽ ra quyết định thẩm định quyết toán, sau đó phòng Kế hoạch Nhà máy sẽ lập báo cáo kết quả thẩm định quyết toán xât dựng công trình gửi lên Tổng Công ty. Báo cáo này hợp lý sẽ được Tổng Công ty phê duyệt quyết toán hạng mục công trình và bắt đầu thực hiện thi công. Khi công trình hoàn thành, Tổng Công ty sẽ ký quyết định đưa công trình hoàn thành vào sử dụng. Như vậy, hầu hết những TSCĐ của Nhà máy được đầu tư xây dựng mới đều là do Công ty mẹ cấp nên việc hạch toán kế toán TSCĐ chủ yếu là hạch toán nội bộ, ít phát sinh trường hợp mua TSCĐ bên ngoài.
Để thấy rõ được thủ tục cấp TSCĐ từ phía Tổng Công ty cho Nhà máy Cơ khí 19-5, ta xét vi dụ sau: Biên bản bàn giao số 364/BB-19/5 ngày 16/10/2012, Nhà máy nhận một xe ô tô 7 chỗ MITSUBISHI 30H-0944 từ Tổng Công ty Khoáng sản- VINACOMIN trị giá 525.357.747 đ để phục vụ cho hoạt động của Nhà máy. Đầu tiên, Tổng Công ty sẽ ra quyết định điều động thiết bị vào sử dụng cho Nhà máy quyết định như sau:
Biểu số 08:
Tổng CT Khoáng sản- VINACOMIN