- Khi có nhu cầu về vật tư cần dùng thì các bộ phận phải lập phiếu yêu cầu xuất vật tư rồi đưa cho quản đốc phân xưởng ký.
Nhu cầu mua hàng
Ký kết hợp
đồng Phê duyệt Nhận phiếu báo giá Giấy đề nghị Lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng cho nhà cung cấp Chuyển nhà cung cấp Mua theo báo giá Kiểm tra và nhập kho Mua hàng
- Phiếu yêu cầu được đưa lên phòng kỹ thuật thông qua và Giám đốc nhà máy phê duyệt.
- Sau khi được Giám đốc nhà máy phê duyệt sẽ được gửi tới phòng kế toán. - Phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 3 liên.
- Sau khi lập xong, kế toán vật tư đưa phiếu xuất kho cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị hoặc người có thẩm quyền ký.
Sơ đồ 08: Thủ tục xuất kho
Ví dụ: Ngày 20/12/2012 phân xưởng Cơ điện có nhu cầu sử dụng
NVL, sẽ lập giấy “Đề nghị xuất kho” gửi lên phòng Kế hoạch - Vật tư. Phòng Kế hoạch - Vật tư sẽ xem xét giấy “Đề nghị xuất kho” và đối chiếu với định mức NVL của phòng Kỹ thuật để xét duyệt. Sau khi thấy hợp lý, phòng kế hoạch vật tư duyệt và lập Phiếu xuất kho làm 3 liên (lập trên máy).
Người nhận vật tư sẽ mang Phiếu nhập kho xuống kho. Thủ kho sẽ kiểm tra phiếu xuất kho thấy hợp lý, hợp lệ sẽ xuất vật tư đồng thời ghi số lượng vào Phiếu xuất kho rồi chuyển lên phòng Kế toán ghi trị giá xuất kho và lưu trữ.
Nhu cầu về vật tư ở phân xưởng
Xuất kho Lập phiếu xuất kho Giám đốc phê duyệt Yêu cầu xuất vật tư Quản đốc phân