2.2.3.1. Kế toỏn thủ cụng
Cụng ty chủ yếu xuất khẩu mặt hàng nụng sản, với từng lụ cú giỏ trị lớn, số lượng nhiều, cú tớnh mựa vụ, xuất vài lần trong vũng một thời gian ngắn khoảng vài thỏng. Sau khi xuất khẩu hoàn thành, kế toỏn cụng ty cú tớnh hiệu quả từng lụ trong bảng Excel. Sau đõy là biểu tớnh hiệu quả của mặt hàng củ hành đỏ trong quớ 1/2010:
Cụng thức xỏc định
Lợi nhuận = Tổng Doanh thu xuất khẩu - Tổng chi phớ
Tổng chi phớ = Giỏ vốn + Lói suất ngõn hàng + Chi phớ vận chuyển + Chi phớ khỏc
Trong đú:
- Tổng chi phớ: bao gồm tất cả cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh xuất khẩu như giỏ vốn, lói suất ngõn hàng, chi phớ vận chuyển, chi phớ kiểm dịch, kiểm định, chi phớ làm tờ khai hải quan, bốc dỡ, phớ chuyển tiền,...
- Lói suất ngõn hàng: Cụng ty chủ yếu dựng vốn vay ngõn hàng để thu mua hàng húa để xuất khẩu, do đú tiền lói vay là một khoản chi phớ xuất khẩu.
- Giỏ vốn = Số tiền vay
Thời gian lập
Khụng cố định, theo yờu cầu của quản lý, cú thể lập khi xuất khẩu xong một lụ hàng hoặc cuối quý hay khi thủ trưởng yờu cầu đột xuất. í nghĩa
Đõy cú thể xem như là một bỏo cỏo quản trị của cụng ty nhằm cung cấp thụng tin phục vụ yờu cầu quản lý. Qua việc xỏc định lợi nhuận quản trị từng lụ hàng, cú thể biết được mặt hàng nào lói, mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào đem lại hiệu quả kinh tế cao, mặt hàng nào chưa đem lại hiệu quả để nhằm cú những chiến lược phỏt triển kinh doanh phự hợp trong cỏc kỳ tiếp theo.
2.2.3.2. Kế toỏn mỏy
Cuối mỗi quớ, kế toỏn tiến hành thực hiện cỏc thao tỏc xỏc định kết quả kinh doanh trờn phần mềm kế toỏn được lập trỡnh sẵn với trỡnh tự sau:
Trong phần mềm kế toỏn khi vào màn hỡnh đầu tiờn cú mật khẩu và mó đơn vị, vớ dụ: mó văn phũng cụng ty là 00, mó xớ nghiệp điện mỏy là 11, mó xớ nghiệp bao bỡ là 22, mó toàn cụng ty là 0,...Xỏc định kết quả kinh doanh cho
đơn vị nào thỡ nhập mó đơn vị đú, tổng hợp toàn cụng ty thỡ vào mó 0. Sau đú đặt lệnh bỳt toỏn tổng hợp và kết chuyển tự động.
Thực hiện bỳt toỏn phõn bổ tự động
Cập nhật số liệu → Tổng hợp → Bỳt toỏn phõn bổ tự động
Thực hiện cỏc bỳt toỏn kết chuyển tự động
Cập nhật số liệu → Tổng hợp → Bỳt toỏn kết chuyển tự động
Xem và in bỏo cỏo tài chớnh
Bỏo cỏo tài chớnh → BCTC theo QĐ15-2006/QĐ-BTC → Chọn BCTC
Xuất khẩu là một trong nhiều hoạt động kinh doanh của Văn phũng cụng ty. Cuối mỗi quỹ, phần mềm kế toỏn xỏc định kết quả của tất cả cỏc hoạt động kinh doanh của Văn phũng chứ khụng tớnh riờng được cho hoạt động xuất khẩu. Sở dĩ do hệ thống tài khoản và tiểu khoản chỉ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” cho cỏc hoạt động :
- TK 5111 “Doanh thu bỏn hàng húa”
+ TK 51111 “Doanh thu hàng húa xuất khẩu” + TK 51112 “Doanh thu hàng húa nhập khẩu” + TK 51113 “Doanh thu thuờ tài sản”
+ TK 51114 “Doanh thu hàng húa bỏn nội địa”
- TK 5112 “Doanh thu bỏn thành phẩm” + TK 51121 “Doanh thu cụng trỡnh”
+ TK 51122 “Doanh thu sản phẩm sản xuất”
- TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- TK 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giỏ’
- TK 5117 “Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư”
Cũn cỏc TK khỏc như 632, 641, 642,... đặc biệt là TK 911 “Xỏc định kết quả kinh doanh” khụng mở chi tiết cho cỏc hoạt động kinh doanh.
Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HểA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ XUẤT KHẨU HÀNG
HểA TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGHỆ AN 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa
Trong nền kinh tế thị trường theo xu hướng quốc tế húa, sự cạnh tranh giữa cỏc doanh nghiệp đang diễn ra rất gay gắt. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại, phỏt triển phải cú chiến lược kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Kế toỏn là một cụng cụ quản lý kinh tế, được coi quy tắc đầu tiờn của quản lý, vỡ vậy để nõng cao vị thế của doanh nghiệp trước hết phải hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp.
Đối với cỏc doanh nghiệp xuất nhập khẩu, cựng với hoạt động nhập khẩu thỡ hoạt động xuất khẩu là hoạt động quan trọng nhất, là bộ phận khụng tỏch rời với sự phỏt triển của toàn doanh nghiệp. Chớnh vỡ vậy mà chất lượng của cụng tỏc xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa thể hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cú đạt hiệu quả hay khụng. Mặt khỏc, cụng tỏc kế toỏn là việc ghi chộp phản ỏnh thụng tin, để cung cấp thụng tin đầy đủ, kịp thời và chớnh xỏc phải hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa núi riờng.
Hoạt động xuất khẩu hàng húa mang tớnh đa dạng, phức tạp, liờn quan đến nhiều hoạt động khỏc như ngoại thương, tài chớnh, và cú những đặc thự riờng cú. Trong xu thế phỏt triển khụng ngừng, hoạt động này lại càng trở nờn đa dạng, phức tạp hơn, chớnh vỡ vậy đũi hỏi kế toỏn phải từng bước hoàn thiện, đảm bảo thớch ứng và hỗ trợ một cỏch tớch cực cho sự phỏt triển chung.
Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn khụng những đưa lại thụng tin hữu ớch cho cỏc nhà quản lý về tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty trong quỏ khứ, và hiện tại mà cũn cú ý nghĩa tớch cực trong việc xỏc định chiến lược, xõy dựng kế hoạch để phỏt triển trong tương lai, vỡ thế hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn ngày càng trở nờn cần thiết.
Chớnh vỡ những lý do trờn, cú thể khẳng định hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa là một vấn đề cần thiết, đỏng quan tõm của cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An núi riờng và cỏc doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu núi chung.
3.2. Cỏc yờu cầu hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏcđịnh kết quả xuất khẩu hàng húa định kết quả xuất khẩu hàng húa
Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa phải thực hiện theo cỏc yờu cầu sau đõy:
Hoàn thiện phải xuất phỏt từ đặc điểm kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, đặc điểm quản lý, phự hợp với bộ mỏy kinh doanh và quản lớ của doanh nghiệp, tuõn thủ hệ thống kế toỏn hiện hành, đi theo chủ trương, chớnh sỏch quản lý của Nhà nước. Hoàn thiện nhưng khụng được đi ngược với lợi ớch chung của toàn ngành, ảnh hưởng tới sự phỏt triển chung của toàn cụng ty. Đồng thời hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ xuất khẩu hàng húa khụng được phỏ vỡ cấu trỳc của hệ thống kế toỏn.
Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn, đặc biệt là cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa trước hết là phải tỡm ra những yếu tố chưa hợp lý, để cú biện phỏp thực hiện. Kết quả của hoàn thiện phải khắc phục được những tồn tại trong hoạt động, đảm bảo cung cấp thụng tin đầy đủ, chớnh xỏc.
Hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ xuất khẩu giỳp cho việc ghi chộp đơn giản, rừ ràng và mang tớnh thuyết phục cao, giảm nhẹ được phần nào khối
lượng của cụng tỏc kế toỏn gúp phần nõng cao năng suất lao động của nhõn viờn kế toỏn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra, giỏm sỏt hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
Hoàn thiện phải đảm bảo tớnh khả thi, trờn cơ sở tiết kiệm chi phớ nhưng vẫn thu được hiệu quả hoạt động và cú khả năng thực hiện trong cụng ty.
Cuối cựng, hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa phải được thực hiện đồng bộ từ cấp quản lý đến từng nhõn viờn thực hiện.
3.3. Đỏnh giỏ chung về cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc địnhkết quả xuất khẩu hàng húa tại cụng ty kết quả xuất khẩu hàng húa tại cụng ty
Đỏnh giỏ cụng tỏc kế toỏn là việc xem xột những ưu điểm và hạn chế trong quỏ trỡnh thực hiện kế toỏn của doanh nghiệp. Trờn cơ sở của việc đỏnh giỏ, cỏc nhà quản lý của doanh nghiệp cú thể đưa ra những biện phỏp nhằm phỏt huy những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm, để từ đú nõng cao hơn nữa hiệu quả cho cụng tỏc kế toỏn.
3.3.1. Ưu điểm
Từ những ngày đầu thành lập đến nay, cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An đó phỏt huy được những thuận lợi của mỡnh, khụng ngừng phỏt triển khẳng định uy tớn và vị thế trong cỏc lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt trong cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn xuất khẩu và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa, cụng ty đó đạt được những thành tựu đỏng kể.
- Về bộ mỏy quản lý cụng ty
Kế toỏn xuất khẩu và xỏc định kết quả xuất khẩu tại cụng ty được thực hiện khỏ hợp lý, phự hợp với điều kiện thực tế tại cụng ty và tuõn thủ chế độ kế toỏn do Bộ Tài chớnh quy định. Cú được thành tựu này, trước hết phải kể đến sự nhiệt tỡnh nỗ lực của bộ mỏy quản lý cụng ty.
Là một doanh nghiệp hoạt động với qui mụ lớn, bộ mỏy quản lý của cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng, đứng đầu là Hội đồng quản trị, kế đến là Giỏm đốc, cỏc Phú giỏm đốc và cỏc phũng ban chức năng. Mụ hỡnh này được tổ chức khỏ hợp lý, phự hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. Mỗi phũng ban chức năng đều cú những nhiệm vụ cụ thể do ban lónh đạo cụng ty giao phú, tạo ra sự chuyờn mụn húa đối với cụng việc đảm nhiệm. Giữa ban lónh cụng ty và cỏc phũng ban chức năng luụn cú mối quan hệ chặt chẽ tạo nờn sự thống nhất và kịp thời trong cụng việc. Bờn cạnh đú, đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn cú độ tuổi trung bỡnh khỏ trẻ, cú năng lực và rất tõm huyết với nghề, nỗ lực làm việc vỡ sự phỏt triển chung của toàn cụng ty. Đõy là một trong những yếu tố thể hiện sự năng động và tiềm năng phỏt triển của cụng ty trong những năm tới.
- Về cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nửa tập trung nửa phõn tỏn, điều này phự hợp với cụng ty vỡ cụng ty cú nhiều đơn vị trực thuộc phõn tỏn ở nhiờu nơi. Theo hỡnh thức này, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại cỏc đơn vị trực thuộc được bộ phận kế toỏn ở đú xử lý, cuối thỏng hoặc quý gửi số liệu về cụng ty để tập hợp. Do đú cỏc thụng tin được cập nhật, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giỏm sỏt tại chỗ của kế toỏn đối với hoạt động kinh doanh tại cỏc đơn vị này, đỏp ứng được yờu cầu thụng tin cho bộ phận quản lý. Mặt khỏc, thường xuyờn được sự hướng dẫn, kiểm tra, đụn đốc của cụng ty.
Bộ mỏy kế toỏn tại văn phũng cụng ty được phõn cụng hợp lý, rừ ràng và khoa học cho từng kế toỏn viờn. Phũng kế toỏn tài chớnh Văn phũng cụng ty cú 5 nhõn viờn, mỗi nhõn viờn được phõn cụng từng phần hành đảm bảo tớnh chuyờn mụn húa cụng việc nờn đạt hiệu quả và tớnh chớnh xỏc cao, nõng cao được ý thức trỏch nhiệm của họ về cụng việc mà mỡnh đảm nhiệm.
Phần hành kế toỏn xuất khẩu và xỏc định kết quả xuất khẩu do 3 kế toỏn theo dừi. Mỗi kế toỏn theo dừi tiến trỡnh xuất khẩu theo từng giai đoạn, từng nội dung hạch toỏn.
- Về cụng tỏc tổ chức lao động kế toỏn
Đội ngũ kế toỏn của cụng ty cú đủ trỡnh độ và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ của mỡnh. Cỏn bộ nhõn viờn kế toỏn của cụng ty kết hợp cả những người lớn tuổi và những nhõn viờn kế toỏn ớt tuổi mới vào nghề. Tuy nhiờn đõy là một sự kết hợp hợp lý, bởi những người lớn tuổi tuy họ khụng thụng thạo nhiều về tiếng anh, vi tớnh nhưng bự lại họ cụng tỏc lõu năm trong nghề nờn cú nhiều hiểu biết về quy chế hợp đồng, chế độ tài chớnh và cỏc phương thức thanh toỏn,...do đú, họ cú thể truyền lại cho lớp trẻ những kinh nghiệm quý bỏu. Ngược lại, cỏc nhõn viờn kế toỏn trẻ thỡ được đào tạo bài bản, những kiến thức cập nhật, đổi mới từ ghế nhà trường, sử dụng vi tớnh thành thạo trong cụng tỏc kế toỏn, am hiểu tiếng anh hơn, giỳp họ hiểu đầy đủ chớnh xỏc cỏc chi tiết trong cỏc chứng từ ngoại,...
Lónh đạo đội ngũ nhõn viờn kế toỏn là Kế toỏn trưởng - người cú trỡnh độ cao, cú trỏch nhiệm trong cụng việc và đặc biệt cú nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương.
Túm lại, với lónh đạo cựng đội ngũ nhõn viờn như vậy, việc tổ chức chỉ đạo cỏc hoạt động kế toỏn đảm bảo yờu cầu quản lý của ban lónh đạo cụng ty.
- Về hệ thống chứng từ và luõn chuyển chứng từ (hay cụng tỏc hạch toỏn ban đầu)
Cỏc chứng từ về nghiệp vụ xuất khẩu và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa được xõy dựng chương trỡnh luõn chuyển khỏ khoa học, hợp lớ từ thu thập, phõn loại, ghi sổ, lưu trữ, bảo quản chứng từ. Đú là cơ sở cho cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phản ỏnh, ghi chộp một cỏch trung thực và thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Cỏc chứng từ được sử dụng phự hợp với yờu cầu và là cơ sở phỏp lý của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Việc mua bỏn hàng húa đều cú húa đơn tài chớnh, cỏc chứng từ được lập ở tất cả cỏc khõu, sử dụng theo mẫu quy định do Bộ tài chớnh ban hành. Những thụng tin kinh tế về nội dung cỏc nghiệp vụ được ghi đầy đủ và chớnh xỏc vào chứng từ. Chứng từ sau khi được lập sẽ được chuyển ngay tới phũng kế toỏn tài chớnh cụng ty để đảm bảo theo dừi và phản ỏnh kịp thời tỡnh hỡnh biến động tăng giảm cỏc khoản mục tài sản, nguồn vốn. Thờm vào đú, cỏc chứng từ thường xuyờn được cỏc cỏn bộ kế toỏn kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ và được xử lý kịp thời, nhất là việc xỏc định cỏc chứng từ bờn ngoài.
Kế hoạch luõn chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt. Trước khi đưa vào lưu trữ, tất cả chứng từ được sắp xếp, phõn loại, hệ thống húa theo nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian. Chứng từ được đúng thành tập, theo từng nhúm kinh doanh và được sắp xếp theo từng thỏng, quý để khi cần thiết cú thể tỡm được ngay thuận tiện cho việc sử dụng lại chứng từ.
-Về hệ thống tài khoản sử dụng
Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh. Trờn cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất, kế toỏn cụng ty đó lựa chọn những tài khoản phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh để vận dụng vào cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu. Cỏc tài khoản cấp 1 cú nội dụng kết cấu theo quy định, ngoài ra cũn mở thờm cỏc tài khoản chi tiết (đến cấp 3) thuận tiện cho việc ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, cung cấp thụng tin kế toỏn một cỏch chớnh xỏc và kịp thời.