- Mua bỏn hàng Nụng - Lõm - Hải sản, hàng tiờu dựng, hàng kim khớ điện mỏy, điện tử - điện lạnh, hàng dược liệu, hàng cụng nghiệp địa phương,
mỏy múc thiết bị, phương tiện vận tải - du lịch, vật tư nụng nghiệp, vật liệu xõy dựng, trang trớ nội thất, xăng dầu, gas cỏc loại, khoỏng sản, dệt may
- Lắp rỏp cỏc loại động cơ dạng SKD, CKD, IKD
- Sản xuất bao bỡ, chế biến gỗ, xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng và cụng nghiệp, giao thụng
- Kinh doanh bất động sản, nhà hàng, khỏch sạn, du lịch, vận tải, kho bói, quỏ cảnh
- Giao nhận xuất nhập khẩu - Xuất khẩu lao động
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lớ 2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy quản lớ
Từ ngày 1/3/2005, cụng ty hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước, đứng đầu là hội đồng quản trị. Do vậy, bộ mỏy quản lớ được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng như sau :
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC
Phũng ban Đơn vị thành viờn Liờn doanh
- Phũng tổ chức hành -Tổng kho ngoại thương -Liờn doanh khai thỏc chớnh thương và chế biến đỏ xuất - Phũng kế toỏn TC - Xớ nghiệp sản xuất khẩu
- Phũng kinh doanh bao bỡ -Hợp doanh cung cấp xuất nhập khẩu - Xớ nghiệp kim khớ điện lắp đặt, bảo hành mỏy bảo trỡ thang mỏy - Trung tõm thương mại
Vinh
- Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu - Siờu thị mỹ phẩm - Inter shop rượu nhập khẩu
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ mỏy quản lớ của cụng ty
( Nguồn : Website : http://www.unimexna.com.vn )
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận- Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị
HĐQT là cơ quan quản lý cao nhất của cụng ty. HĐQT cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty phự hợp với phỏp luật Việt Nam và nghị quyết của đại hội đồng cổ đụng.
- Ban giỏm đốc
BGĐ chịu trỏch nhiệm quản trị doanh nghiệp và nằm dưới sự lónh đạo của HĐQT. BGĐ bao gồm một giỏm đốc và hai phú giỏm đốc.
- Cỏc phũng ban chức năng
+ Phũng tổ chức hành chớnh
ã Thực hiện cụng tỏc bảo quản hồ sơ, con dấu. Thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động, theo dừi và bảo quản hồ sơ của người lao động, hồ sơ đất đai và cỏc tài sản thuộc quyền sở hữu hợp phỏp của cụng ty .Theo dừi, quy hoạch về cụng tỏc đào tạo nhõn sự và lập hồ sơ cụng tỏc xõy dựng cơ bản.
+ Phũng Kế toỏn tài chớnh
ã Tổ chức quản lý, theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc nghiệp vụ liờn quan tới hoạt động kinh tế tài chớnh trong toàn DN, kiểm tra tớnh trung thực, đầy đủ, chớnh xỏc, hợp lý, hợp lệ của chứng từ, thực hiện nghiệp vụ kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị theo đỳng yờu cầu của phỏp luật và cụng tỏc quản lý trong toàn cụng ty, hoàn thành cỏc bỏo cỏo thống kờ, tài chớnh theo quy định
+ Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu
ã Khai thỏc tỡm kiếm cỏc mặt hàng, thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư liờn doanh. Tham mưu cho ban giỏm đốc về diễn biến giỏ cả thị trường trong và ngoài nước cỏc mặt hàng, ngành hàng kinh doanh. Thực hiện giao dịch, đàm phỏn và lập phương ỏn kinh doanh. Chịu trỏch nhiệm giao nhận, giỏm sỏt chất lượng, số lượng hàng húa và hoàn tất cỏc thủ tục liờn quan.
+ Cỏc đơn vị thành viờn
Là cỏc đơn vị cơ sở của cụng ty, cú chức năng, nhiệm vụ riờng. Tuy nhiờn mỗi đơn vị cú thể tự khai thỏc cỏc mặt hàng khỏc. Khi cú khỏch hàng ngoài thỡ vẫn được phộp kinh doanh trựng với ngành của đơn vị khỏc nhưng giỏ nội, giỏ ngoại phải thống nhất trong toàn cụng ty, khụng được phỏ giỏ và cạnh tranh lẫn nhau.
+ Liờn doanh
ã Hợp doanh Khai thỏc và chế biến đỏ XK được liờn doanh theo hỡnh thức hợp đồng hợp tỏc kinh doanh trong lĩnh vực khai thỏc, chế biến và xuất khẩu đỏ theo giấy phộp đầu tư của UBND Nghệ An
2.1.4. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh là đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng nờn cụng ty đó ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn. Theo mụ hỡnh này, ở đơn vị cú tổ chức kế toỏn riờng được thành lập phũng kế toỏn cơ sở để thực hiện toàn bộ cụng việc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị mỡnh và định kỳ lập bỏo cỏo tài chớnh để gửi về phũng Kế toỏn tài chớnh ở Văn phũng cụng ty. Cũn ở đơn vị kế toỏn cấp cơ sở khụng tổ chức hạch toỏn riờng thỡ phũng Kế toỏn Văn phũng cụng ty bố trớ nhõn viờn kế toỏn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toỏn gửi cỏc chứng từ về phũng Kế toỏn Văn phũng cụng ty.
Chỳ thớch: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
( Nguồn : Phũng Kế toỏn tài chớnh - Cụng ty CP XNK NA )
Kế toỏn Trưởng Kế toỏn văn phũng cụng ty KT tổng hợp KT vốn TSC Đ KT kho, mua bỏn hàng KT ngõn hàng Trạm Diễn Chõu XN bao bỡ TT TM vinh … Kế toỏn cỏc ĐV trực thuộc
Cụng tỏc kế toỏn được phõn cụng như sau :
- Về cụng tỏc quản lý
+ Kế toỏn trưởng : Chịu trỏch nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi cụng việc trong phũng, những cụng việc chung cú tớnh chất toàn cụng ty. Theo dừi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toỏn tiền mặt và tiền quỹ, ngõn hàng; xem xột những vấn đề về chế độ kế toỏn tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn, xõy dựng kế hoạch tài chớnh; đề xuất ý kiến tham mưu giỳp lónh đạo cụng ty về vấn đề huy động vốn, quản lý tài chớnh; ký duyệt chứng từ thanh toỏn
+ Kế toỏn tổng hợp : Thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn tổng hợp: kiểm tra cỏc bộ phận nghiệp vụ về tớnh chớnh xỏc trong hạch toỏn, kiểm tra sổ chi tiết cỏc tài khoản, thực hiện kết chuyển và phõn bổ chi phớ; theo dừi cụng nợ nội bộ; theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm TSCĐ; kiểm tra, đối chiếu số liệu cỏc phần việc chi tiết với số liệu tổng hợp; lập bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Về cụng tỏc nghiệp vụ
+ Kế toỏn vốn, TSCĐ : Phụ trỏch theo dừi và quản lý tỡnh hỡnh sử dụng vốn, vốn bằng tiền đồng thời theo dừi và kiểm soỏt tỡnh hỡnh TSCĐ và cụng nợ
+ Kế toỏn kho, mua bỏn hàng : Theo dừi việc nhập, xuất kho vật tư, hàng húa và cỏc nghiệp vụ liờn quan đến việc tiờu thụ hàng húa
+ Kế toỏn ngõn hàng : Theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm về tiền gửi ngõn hàng, trực tiếp giao dịch với ngõn hàng về cỏc nghiệp vụ liờn quan đến thanh toỏn với ngõn hàng bằng hỡnh thức chuyển khoản. Đồng thời là bộ phận kế toỏn thực hiện cỏc nghiệp vụ về vay vốn của cụng ty
+ Kế toỏn tại cỏc đơn vị trực thuộc : Hàng quý cú nhiệm vụ lập bỏo cỏo của đơn vị và gửi lờn phũng kế toỏn cụng ty để tổng hợp và lập bỏo cỏo kế toỏn toàn cụng ty.
2.1.5. Thực tế vận dụng chế độ kế toỏn tại cụng ty
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng : Theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp đươc ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh.
- Niờn độ kế toỏn : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ kế toỏn được xỏc định theo từng quý, mỗi quý phũng Kế toỏn tài chớnh cụng ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập bỏo cỏo theo quy định của Bộ Tài chớnh.
- Đợn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn theo đồng Việt Nam, tỉ giỏ qui đổi ngoại tệ theo tỉ giỏ của Ngõn hàng Cụng Thương Việt Nam tại cỏc thời điểm.
- Nguyờn tắc kờ toỏn ngoại tệ : ghi nhận ngoại tệ theo tỷ giỏ thực tế.
- Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng : Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh theo hỡnh thức Nhật ký chung với trỡnh tự ghi sổ như sau :
SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Sổ chi tiết TOTALSOFT 01.09
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ HỆ THỐNG BÁO CÁO TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị Ghi chỳ : Nhập số liệu hàng ngày
Mỏy tớnh tự động kết chuyển
Đối chiếu, kiểm tra
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Totalsoft ( Version 01.09 )
Totalsoft là sản phẩm do cụng ty cổ phần Totalsoft sản xuất và phỏt triển, được bảo hộ bởi luật sở hữu trớ tuệ. Trụ sở : 7B - Mai Hắc Đế - TP Vinh
- Nghệ An. Phần mềm kế toỏn Totalsoft là sự kết hợp giữa khả năng cụng nghệ với trỡnh độ nghiệp vụ và qui trỡnh triển khai ứng dụng nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao phục vụ cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp.
Totalsoft đó ra đời cỏc phiờn bản 16.08, 10.08 và 01.09, phiờn bản mới nhất
Totalsoft 2011 đang được triển khai cho ra đời hứa hẹn khắc phục được những nhược điểm của cỏc phiờn bản trước đú. Hiện cụng ty đang sử dụng phiờn bản hiện hành là Totalsoft 01.09.
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT : cụng ty sử dụng phương phỏp khấu trừ để tớnh thuế GTGT
- Phương phỏp kế toỏn HTK : Hạch toỏn HTK theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn
- Phương phỏp tớnh giỏ HTK : Xỏc định giỏ trị HTK cuối kỳ theo phương phỏp giỏ mua thực tế; xỏc định trị giỏ vốn hàng xuất kho theo phương phỏp nhập trước xuất trước.
- Phương phỏp kế toỏn TSCĐ : Đỏnh giỏ TSCĐ theo nguyờn giỏ và giỏ trị cũn lại của TSCĐ; sử dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
2.2.1. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu hàng húa tại cụng ty2.2.1.1. Đặc điểm hàng húa xuất khẩu 2.2.1.1. Đặc điểm hàng húa xuất khẩu
Thu gom hàng húa trong nước tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là nhiệm vụ đầu tiờn của quỏ trỡnh lưu chuyển hàng húa xuất khẩu. Đối tượng xuất chủ yếu của cụng ty là cỏc mặt hàng nụng sản thụ và một số đặc sản của địa phương. Với tư cỏch là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, là cầu nối đưa hàng húa của Việt Nam ra thị trường quốc tế, cụng ty thực hiện sứ mệnh của mỡnh là mang
thương hiệu Việt khẳng định với thế giới. Hiện nay, cụng ty đang xuất khẩu một số nhúm mặt hàng sau : - Nụng lõm sản + Lạc + Sắn lỏt, tinh bột sắn + Gạo + Vừng, đậu, gừng, nghệ, ớt, … + Cafộ, chố, hạt tiờu - Khoỏng sản + Cỏc sản phẩm đỏ trắng : Đỏ Block, đỏ ốp lỏt, đỏ xẻ, bột đỏ siờu mịn và cỏc sản phẩm đỏ trắng mỹ nghệ khỏc.
+ Quặng : Sắt, thiếc, Elminhit, Mangan, Zricon, …
- Sản phẩm gỗ
+ Vỏn sàn, tường, trần + Đồ gỗ dõn dụng
+ Đồ gỗ và thủ cụng mỹ nghệ.
Mặt hàng Đvt Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 - Đỏ block Tấn 3621 4707 5649 6564 - Hàng nụng sản Tấn 4050 3865 4198 3750 + Lạc nhõn Tấn 2300 1500 1450 1750
+ Gạo Tấn 1200 1650 1890 1350
+ Cỏc loại khỏc Tấn 550 715 858 650
Biểu 2.1 : Sản lượng xuất khẩu một số mặt hàng
( Nguồn : Bỏo cỏo xuất nhập khẩu cỏc năm - Phũng kinh doanh XNK ) Mảng kinh doanh xuất khẩu của cụng ty khụng những cú ý nghĩa về kinh tế mà cũn cú ý nghĩa xó hội to lớn. Bởi đõy là những ngành hàng được sản xuất bằng cỏc nguyờn vật liệu trong nước, bằng nguồn sẵn cú trong tự nhiờn, thu hỳt lao động. Cụng ty đó gúp phần tạo cụng ăn việc làm cho người
lao động. Hiện cụng ty đang tớch cực tỡm kiếm cỏc nhà sản xuất trong nước, thu mua cỏc mặt hàng nụng sản như sắn lỏt, caffe, hạt tiờu, tỏi,…để xuất khẩu.
2.2.1.2. Thị trường xuất khẩu
Trong những năm qua bờn cạnh việc xõy dựng cỏc thị trường truyền thống, cụng ty khụng ngừng mở rộng tỡm kiếm thị trường mới. Cụng ty đó cử nhõn viờn khảo sỏt thị trường tại nhiều nước, tham gia cỏc hội chợ quốc tế, đẩy mạnh quảng bỏ thương hiệu, tớch cực cải thiện cụng tỏc chăm súc khỏch hàng. Ngoài cỏc bạn hàng truyền thống cú quan hệ giao dịch làm ăn như Malayxia, Indonexia, Lào, Singapo, … Cụng ty cũn mở rộng quan hệ với cỏc tổ chức kinh doanh khỏc như : Trung quốc, Nhật Bản, Đài Loan, Thỏi Lan, Hàn Quốc, Nga,…Và nhất là gần đõy cú quan hệ với thị trường Mỹ, EU.
Khu vực Chõu Á là thị trường xuất khẩu lớn nhất của cụng ty. Mặt hàng nụng sản xuất sang khu vực này chiếm ưu thế lớn do chất lượng đảm bảo và khả năng cạnh tranh về giỏ cả. Mặt khỏc, tại thị trường này, cụng ty cú được nhiều thuận lợi về địa lý, giao thụng vận tải và cú những nột tương đồng về phong tục tập quỏn nờn dễ dàng đỏp ứng được cỏc nhu cầu về hàng húa của người tiờu dựng.
Cỏc thị trường cũn lại như Chõu Âu, Chõu Mỹ, giỏ trị xuất khẩu tại cỏc thị trường này khụng cao nhưng ổn định và được đỏnh giỏ là thị trường tiềm năng của cụng ty. Nhu cầu tại cỏc thị trường này về mặt hàng thủ cụng mỹ nghệ rất lớn. Khỏch hàng cú thúi quen tiờu dựng đa dạng, phong phỳ song họ lại cú yờu cầu rất cao về chất lượng mẫu mó và độ tinh xảo của sản phẩm.
2.2.1.3. Cỏc phương thức xuất khẩu
Cụng ty CP XNK NA thực hiện hai phương thức xuất khẩu là xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu ủy thỏc, tuy nhiờn giỏ trị xuất khẩu trực tiếp của cụng ty chiếm tỷ trọng cao hơn nhiều.
Căn cứ vào nhu cầu thị trường, cụng ty tiến hành tỡm kiếm bạn hàng nước ngoài để thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu hàng húa thu về một khoản tiền nhất định thụng qua hợp đồng ngoại thương. Trong những năm qua cụng ty đó cú rất nhiều cố gắng trong việc chủ động tỡm kiếm thị trường và đối tỏc xuất khẩu mới.
FOB ( Free on board ) - “ Giao hàng lờn boong tàu tại cảng xếp hàng quy định ” là điều kiện giao hàng được ỏp dụng phổ biến trong cỏc hợp đồng xuất khẩu của cụng ty. Theo điều kiện này, cụng ty chịu mọi trỏch nhiệm làm thủ tục thụng quan xuất khẩu và mọi chi phớ cho tới khi hàng húa đó qua lan can tàu tại cảng bốc qui định do người mua chỉ định tại biờn giới nước ta.
- Xuất khẩu ủy thỏc
Bờn cạnh hoạt động xuất khẩu chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp thỡ cụng ty cũng tiến hành một số thương vụ xuất khẩu ủy thỏc mà cụng ty là bờn nhận ủy thỏc.
Theo nhu cầu của khỏch hàng, cụng ty sẽ tiến hành ký kết cỏc hợp đồng nhõn ủy thỏc xuất khẩu hàng húa cho khỏch hàng. Khỏch hàng của cụng ty là cỏc đơn vị trong và ngoài tỉnh cú nhu cầu xuất khẩu hàng húa mà khụng cú điều kiện hoặc khụng được phộp xuất khẩu. Cụng ty sẽ được hưởng phớ ủy thỏc ( hoa hồng ủy thỏc ) dựa trờn thỏa thuận giữa bờn giao ủy thỏc và cụng ty trong hợp đồng ủy thỏc.
2.2.1.4. Cỏc phương thức thanh toỏn
Trong quan hệ thanh toỏn với khỏch hàng, cụng ty ỏp dụng phổ biến phương thức thanh toỏn là thư tớn dụng L/C ( Letter of credit ), ngoài ra cũn cú phương thức chuyển tiền TTR ( Telex transfer remittance ).
- Phương thức chuyển tiền