2.2.2.1. Nguyờn tắc xỏc định thời điểm xuất khẩu
Thời điểm xỏc định hàng húa đó hoàn thành việc xuất khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng húa, cụng ty mất quyền sở hữu về hàng húa và nắm quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đũi tiền ở người nhập khẩu.
Thời điểm ghi chộp hàng hoàn thành xuất khẩu là thời điểm hàng húa đó hoàn thành thủ tục hải quan, xếp lờn phương tiện vận chuyển và đó rời cầu cảng, sõn ga,…
2.2.2.2. Thủ tục xuất khẩu
Quy trỡnh xuất khẩu được tiến hành tựy thuộc vào phương thức xuất khẩu hàng húa
- Đối với phương thức xuất khẩu trực tiếp
Quy trỡnh xuất khẩu trực tiếp gồm cỏc bước như sau :
+ Bước 1:Lập phương ỏn kinh doanh
Trước mỗi thương vụ xuất khẩu, phũng kinh doanh XNK tiến hành lập phương ỏn kinh doanh gồm cỏc nội dung về khảo sỏt thị trường, tỡm hiểu đối tỏc, nghiờn cứu nhu cầu, thị hiếu của khỏch hàng, lưu chuyển hàng húa, điều kiện và phương thức xuất khẩu, phương ỏn đầu vào cho hàng húa,…
+ Bước 2: Kớ kết hợp đồng (Hợp đồng ngoại)
Cụng ty tiến hành kớ kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng nước ngoài thụng qua hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp với khỏch hàng. Đại diện hợp phỏp của cụng ty là Giỏm đốc hoặc người được giỏm đốc ủy quyền như phú giỏm đốc hoặc trưởng phũng kinh doanh.
Hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm cỏc nội dung sau : a. Điều khoản về hàng húa
b. Điều khoản về đúng gúi
c. Giỏ đơn vị và tổng giỏ trị hợp đồng d. Phương thức thanh toỏn
e. Bảo hiểm
f. Điều khoản về vận chuyển
g. Kiểm tra và bồi thường do vi phạm hợp đồng,…vv
Hợp đồng được lập bằng hai thứ tiếng, thụng thường là tiếng việt và tiếng anh, mỗi thứ tiếng được lập thành hai bản, mỗi bờn giữ một bản cơ sở phỏp lớ của sự kớ kết và thực hiện hợp đồng.
+ Bước 3: Mở L/C
Trờn cơ sở giấy tờ, số liệu được xỏc nhận và giấy phộp xuất khẩu, phũng kinh doanh chuyển sang phũng kế toỏn. Nhõn viờn kế toỏn mang ra ngõn hàng tiến hành cỏc thủ tục đề nghị đối tỏc mở thư tớn dụng đồng thời kiểm tra sự phự hợp của thư tớn dụng.
+ Bước 4: Chuẩn bị hàng húa
Việc thu mua chuẩn bị hàng húa tạo nguồn hàng để xuất khẩu được thực hiện ngay sau khi xỏc định L/C hoàn toàn phự hợp.
Trường hợp hợp đồng cú quy định rừ việc kiểm tra hàng húa xuất khẩu thỡ cụng ty cần làm cỏc thủ tục chứng nhận số lượng, trọng lượng, phẩm chất của hàng húa. Kết thỳc quỏ trỡnh kiểm tra, cụng ty lập hai bản chứng nhận đó kiểm tra chất lượng lụ hàng xuất khẩu, một bản tiếng việt, một bản tiếng anh. Sau đú, cụng ty đưa hàng về đúng gúi, ghi mó kớ hiệu hoặc từ kho của đơn vị được thu mua, đúng gúi hàng vào container để đưa tới cảng xếp hàng theo quy định trong hợp đồng.
Tựy theo hợp đồng kớ kết mà cụng ty cú thể thuờ phương tiện vận tải cho lụ hàng xuất khẩu. Cụng ty thường mua bảo hiểm cho hàng húa nhằm giảm thiểu những rủi ro cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh vận chuyển cũng như lưu kho bói.
+ Bước 5: Làm thủ tục hải quan
Cụng ty tiến hành làm cỏc thủ tục hải quan để xuất khẩu gồm cỏc bước sau
a. Khai và nộp tờ khai hải quan
- Tờ khai hải quan : Đại diện cụng ty khai bỏo chi tiết về hàng húa lờn tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra thủ tục và giấy tờ. Đồng thời tờ khai này phải được xuất trỡnh cựng một số chứng từ như :
- Hợp đồng mua bỏn hàng húa (Hợp đồng ngoại và Bản dịch hợp đồng)
b. Xuất trỡnh hàng húa
c. Nộp thuế và thực hiện cỏc nghĩa vụ tài chớnh
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục hải quan, cụng ty đó cú đầy đủ cỏc điều kiện phỏp lớ để xuất khẩu hàng húa cho đối tỏc nước ngoài.
+ Bước 6: Thanh toỏn tiền hàng
Trỡnh tự thanh toỏn được thực hiện theo đỳng hợp đồng đó kớ kết.
- Đối với phương thức xuất khẩu ủy thỏc
+ Bước 1:Kớ kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu ( Hợp đồng nội )
Khi một tổ chức kinh tế trong hoặc ngoài tỉnh cú nhu cầu xuất khẩu một số mặt hàng nào đú mà họ khụng cú đủ tư cỏch phỏp nhõn mà ủy thỏc cho cụng ty tiến hành xuất khẩu hộ. Hai bờn sẽ tiến hành kớ kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu ( hợp đồng nội ) giữa bờn giao ủy thỏc và cụng ty.
Hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu thụng thường bao gồm cỏc điều khoản sau: a. Điều khoản chung : tiờu chuẩn chất lượng, số lượng, giỏ cả,… mặt
hàng xuất khẩu
b. Điều kiện giao hàng : địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,… c. Trỏch nhiệm của cỏc bờn : quy định về quyền và nghĩa vụ của cụng
ty và bờn giao ủy thỏc
d. Khiếu nại và bồi thường : quy định về cỏc điều kiện và thực hiện nếu cú tranh chấp, khiếu nại
e. Thanh toỏn : quy định về phương thức, thời hạn thanh toỏn f. Cỏc điều khoản khỏc
Bờn giao ủy thỏc là đơn vị chủ hàng, được phộp tớnh doanh thu bỏn hàng xuất khẩu, được quyền sử dụng số ngoại tệ thu được từ xuất khẩu đồng thời phải chịu thuế xuất khẩu, phải thanh toỏn tiền hoa hồng xuất khẩu cho
cụng ty. Cụng ty nhận xuất khẩu ủy thỏc là hoạt động cung cấp dịch vụ trong nước, hiện hoạt động này phải chịu thuế GTGT 10%. Cỏc chi phớ phỏt sinh liờn quan đến xuất khẩu ủy thỏc như chi phớ thủ tục, chi phớ vận chuyển… sẽ do bờn giao ủy thỏc thanh toỏn hoặc nhờ cụng ty chi hộ.
+Cỏc bước tiếp theo tương tự trường hợp xuất khẩu trực tiếp
+ Sau khi khỏch hàng nước ngoài thanh toỏn tiền hàng, cụng ty lập Biờn bản thanh lớ hợp đồng ủy thỏc, đồng thời thụng bỏo về cỏc khoản chi hộ và tiền hoa hồng ủy thỏc mà cụng ty được hưởng gửi cho bờn giao ủy thỏc. Cụng ty phải chuyển cho bờn ủy thỏc cỏc chứng từ sau :
a. Bản thanh lớ hợp đồng
b. Húa đơn thương mại xuất cho nước ngoài ( 1 bản sao )
c. Tờ khai hàng húa xuất khẩu cú xỏc nhận thực xuất và đúng dấu của cơ quan hải quan cửa khẩu ( 1 bản sao )
d. Húa đơn GTGT về hoa hồng ủy thỏc
Khi biờn bản thanh lớ hợp đồng được hai bờn thụng qua, cụng ty tiến hành thanh toỏn cho bờn ủy thỏc thụng qua ngõn hàng.
2.2.2.3. Chứng từ hạch toỏn
Chứng từ hạch toỏn thường bao gồm :
- Trường hợp xuất khẩu trực tiếp
+ Hợp đồng ngoại thương + Bộ chứng từ xuất khẩu gồm :
- Húa đơn thương mại ( Commercial Invoice )
- Vận đơn đường biển ( Bill of lading - B/L ) hoặc đường hàng khụng ( Bill of air - B/A )
- Chứng nhận bảo hiểm ( Insurance Certificate ) - Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of quality )
- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng ( Certificate of quantity / weight )
- Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of original )
- Giấy chứng nhận kiểm dịch đối với hàng nụng sản, thực phẩm - Phiếu đúng gúi ( Parking list )
- Thư tớn dụng ( Letter of credit )
- Một số cỏc chứng từ cần thiết khỏc như hối phiếu (Bill of exchange), tờ khai hải quan, biờn lai thuế và phớ cỏc loại,…
Thụng thường bộ chứng từ xuất khẩu được lập làm 4 bộ với trỡnh tự luõn chuyển như sau :
1 bộ đưa về lưu tại cụng ty
1 bộ chuyển về phũng kế toỏn của cụng ty làm cơ sở ghi chộp 1 bộ sẽ giao cho ngõn hàng để làm thủ tục thanh toỏn thu tiền
hàng sau đú ngõn hàng sẽ giao lại bộ chứng từ cho người nhập khẩu
1 bộ chuyển thẳng cho người nhập khẩu + Húa đơn thuế GTGT
+ Phiếu xuất kho
+ Húa đơn cước phớ vận chuyển trong, ngoài nước, phớ lưu kho bói, lao vụ,...
+ Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, phiếu thu, phiếu chi, …
- Trường hợp xuất khẩu ủy thỏc
Ngoài bộ chứng từ như trờn cũn cú : + Hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu
+ Húa đơn thuế GTGT đối với hoa hồng ủy thỏc
+ Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ do bờn ủy thỏc lập + Húa đơn thuế GTGT với thuế suất 0% do bờn ủy thỏc lập
+ Cỏc chứng từ hạch toỏn tiền hàng cho đơn vị giao ủy thỏc như ủy nhiệm chi, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, phiếu thu, phiếu chi,…
Tựy theo yờu cầu của hợp đồng mà số lượng chứng từ,cỏc loại chứng từ cú thể khỏc nhau.
2.2.2.4. Kế toỏn nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp 2.2.2.4.1. Kế toỏn giỏ vốn hàng húa xuất khẩu 2.2.2.4.1. Kế toỏn giỏ vốn hàng húa xuất khẩu
a. Chứng từ hạch toỏn
- Húa đơn GTGT hàng húa mua vào
- Húa đơn GTGT cỏc chi phớ thu mua như vận chuyển, bốc dỡ,.... - Húa đơn bỏn hàng
b. Tài khoản sử dụng
- TK 156 “ Hàng húa ” chi tiết :
+ TK 1561 “ Giỏ mua hàng húa ”
+ TK 1562 “ Chi phớ thu mua hàng húa ” - TK 632 “ Giỏ vốn hàng bỏn ” chi tiết:
+ TK 6321 “Giỏ vốn hàng bỏn : hàng húa xuất khẩu”
c. Phương phỏp hạch toỏn
Khi hàng húa xỏc định là tiờu thụ, kế toỏn cụng ty phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn theo giỏ mua thực tế của hàng đó tiờu thụ. Hàng húa của cụng ty mua về cú thể tiến hành nhập kho hoặc xuất khẩu thẳng cho đối tỏc nước ngoài. Thụng thường, khi cú khỏch nước ngoài đặt hàng và tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thỡ cụng ty mới tiến hành thu mua hàng trong nước. Sở dĩ cụng ty làm như vậy là để tiết kiệm cỏc chi phớ kho bói và hàng húa xuất khẩu luụn được đảm bảo về mặt chất lượng. Chớnh vỡ vậy, số lượng hàng tồn kho tại kho của cụng ty thường khụng lớn.
Khi mua hàng húa để xuất khẩu thỡ chi phớ mua hàng được hạch toỏn vào TK 1562 và được tớnh ngay vào lụ hàng đú nờn cuối kỳ kế toỏn cụng ty khụng tiến hành phõn bổ chi phớ thu mua cho hàng xuất khẩu.
Giỏ vốn hàng húa xuất khẩu được tớnh như sau:
Trong trường hợp hàng húa mua về nhập kho, khi xuất kho để xuất khẩu thỡ kế toỏn khụng sử dụng phiếu xuất kho mà sử dụng Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho.
Trong trường hợp hàng húa mua đem xuất khẩu thẳng khụng nhập kho, kế toỏn khụng sử dụng TK 157 để hạch toỏn mà vẫn hạch toỏn vào TK 156, mặc dự thực tế khụng cú sự nhập xuất hàng húa tại kho của cụng ty.
Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho là chứng từ xỏc định số hàng thực tế xuất khẩu.
Trị giỏ hàng xuất bỏn của cụng ty căn cứ vào trị giỏ thực tế hàng nhập trong ký và chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh xuất khẩu. Trị giỏ này được tớnh hoàn toàn tự động nhờ chương trỡnh mỏy tớnh được thiết kế sẵn. Kế toỏn hàng xuất khẩu vào số liệu trị giỏ hàng xuất thực tế, số lượng hàng xuất bỏn và in ra Bảng Nhập - Xuất - Tồn. Bảng chờnh lệch này cũng được theo dừi chi tiết tới nghiệp vụ xuất bỏn cho từng kho hàng.
d. Trỡnh tự ghi sổ
- Sổ nhật kớ chung
- Sổ cỏi tài khoản 632
HểA ĐƠN BÁN HÀNG - Sổ chi tiết tài khoản 6321
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TOTALSOFT 01.09
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ HỆ THỐNG BÁO CÁO TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị Ghi chỳ : Nhập số liệu hàng ngày
Mỏy tớnh tự động kết chuyển
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn giỏ vốn hàng húa xuất khẩu trực tiếp
Mỏy đó khai bỏo mặc định tớnh giỏ hàng tồn kho theo phương phỏp nhập trước xuất trước ( theo đường dẫn : Khai bỏo hệ thống → Tham số tựy chọn →
Khai bỏo về kho để tớnh giỏ NTXT ). Căn cứ vào húa đơn bỏn hàng, kế toỏn nhập số liệu vào mỏy theo đường dẫn: Cập nhật số liệu → Bỏn hàng → Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho. Mỏy sẽ tự động tớnh và hiện giỏ vốn. Sau đú mỏy tớnh sẽ tự kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 6321, sổ nhật kớ chung và sổ cỏi TK 632.
Biểu 2.2: Giao diện khai bỏo về kho để tớnh giỏ NTXT
Vớ dụ 1 : Theo Húa đơn GTGT số 0081996 ngày 28/2/2010, cụng ty xuất bỏn 56 tấn củ hành đỏ cho đơn vị UD.SEHAT MAKMUR, địa chỉ JI. Malaka II No.5 - G, Jakata - 11230, Indonexia (theo hợp đồng kinh tế số 04- 2010/UNI-SMM kớ kết ngày 10/2/2010).
Định khoản phản ỏnh giỏ vốn :
Nợ TK 632 520.800.000 = ( 56tấn*9.300.000đ) Cú TK 1561 520.800.000
Khi thu mua hàng húa để xuất khẩu, kế toỏn căn cứ vào húa đơn GTGT nhập số liệu vào Phiếu nhập mua hàng.
Biểu 2.3 : Húa đơn GTGT hàng húa mua để XK
CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HUấ HẢO Địa chỉ: 46-Nguyễn Thị Nhỏ-P14-Q5-TP HCM Mó số thuế:
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01 GTKT- 3 LL Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Số HĐ: 0027010 Ngày 26 thỏng 02 năm 2010
Tờn khỏch hàng:Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
Địa chỉ:15 - Quang Trung - Tp Vinh - Nghệ An
Điện thoại: Fax:
Hỡnh thức thanh toỏn:Chuyển khoản .MS: 2900326093
STT Tờn hàng húa dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2
1 Củ hành đỏ tấn 56 9300000 520800000
Cộng tiền hàng: 520800000
Thuế suất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 26040000
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 546840000
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bốn mươi sỏu triệu tỏm trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn
Người mua Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Khi xuất khẩu, kế toỏn lập húa đơn GTGT xuất cho khỏch hàng nước ngoài (biểu 2.10), căn cứ vào húa đơn này, kế toỏn nhập số liệu vào Húađơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho, mỏy tớnh sẽ tự động tớnh và hiển thị giỏ vốn.
Biểu 2.5: Giao diện đường dẫn Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho
Sau đú, mỏy tự kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 6321, sổ nhật kớ chung (phụ lục), sổ cỏi TK 632.
Biểu 2.7: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 6321
HỆ THỐNG BÁO CÁO - Bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
2.2.2.4.2. Kế toỏn doanh thu xuất khẩu
Khi hàng húa xuất khẩu được xỏc định là tiờu thụ, đồng thời với việc ghi nhận giỏ vốn, kế toỏn phản ỏnh doanh thu xuất khẩu của lụ hàng đú.
a. Chứng từ hạch toỏn - Bộ chứng từ xuất khẩu
- Húa đơn GTGT lập và giao cho bờn mua hàng
b. Tài khoản sử dụng
- TK 511 “ Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” chi tiết : + TK 5111 “ Doanh thu bỏn hàng húa ”
+ TK 51111 “Doanh thu hàng húa xuất khẩu” - TK 131 “ Phải thu của khỏch hàng ”
c. Trỡnh tự ghi sổ
- Sổ nhật kớ chung
- Sổ cỏi tài khoản 511
HểA ĐƠN BÁN HÀNG - Sổ chi tiết tài khoản 51111 PHẦN MỀM KẾ TOÁN TOTALSOFT 01.09 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Ghi chỳ : Nhập số liệu hàng ngày
Mỏy tớnh tự động kết chuyển
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.4 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn doanh thu hàng húa XK trực tiếp
Húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho là chứng từ xỏc định số hàng thực tế xuất khẩu và cũng là căn cứ để xỏc định doanh thu bỏn hàng. Căn cứ vào húa đơn GTGT xuất cho khỏch hàng nước ngoài, kế toỏn nhập số liệu vào húa đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho, mỏy sẽ tự động kết chuyển vào, sổ chi tiết TK 51111, sổ nhật kớ chung, sổ cỏi TK 511.
Vớ dụ 1 : Sau đõy là vớ dụ minh họa về Hợp đồng mua bỏn (bản tiếng Việt) giữa Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An với cụng ty UD.SEHAT