2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển
2.1.1.1. Giới thiệu
- Tờn gọi : Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An - Tờn giao dịch quốc tế : Unimex Nghe An
- Địa chỉ : 15 - Quang Trung - Tp. Vinh - Nghệ An - Điện thoại : 038.3845928/3844842 - Fax : 038.3842778 - Email: Unimexna@hn.vnn.vn
- Website: http://www.unimexna.com.vn
- Loại hỡnh doanh nghiệp: Cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại Sổ kế toỏn -Sổ chi tiết - Sổ cỏi TK Bỏo cỏo tài
chớnh
Phần mềm kế
toỏn
- Cơ sở phỏp lớ : Ngày 20/8/2004, Cụng ty xuất nhập khẩu Nghệ An được chuyển đổi thành Cụng ty Cổ phần xuất nhập khõủ Nghệ An theo quyết định số 5018/QĐ-UV của UBND tỉnh Nghệ An, với vốn điều lệ là 5 tỷ đồng
- Cỏc đơn vị thành viờn :
+ Trung tõm thương mại Vinh. Đ/C: Số 1 - Đường Quang Trung - TP Vinh
+ Xớ nghiệp kim khớ điện mỏy. Đ/C: Số 40 - Đường Lờ Lợi - TP Vinh + Xớ nghiệp sản xuất bao bỡ. Đ/C: Ngó 3 Quỏn Bàu - Đường Nguyễn Trói - TP Vinh
+ Tổng kho ngoại thương. Đ/C: Số 8 - Đường Trường Chinh - TP Vinh + Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu. Đ/C: Diễn Thịnh - Diễn Chõu - Nghệ An
+ Siờu thị mỹ phẩm. Đ/C: Số 40 - Đường Lờ Lợi - TP Vinh
+ Inter shop rượu nhập khẩu. Đ/C: Số 1 - Đường Quang Trung - TP Vinh
2.1.1.2. Lịch sử phỏt triển
- Năm 1955 , Cụng ty được thành lập với tờn gọi là Cụng ty phỏt triển hàng hoỏ xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ ngoại thương
- Năm 1987, do quỏ trỡnh chia tỏch tỉnh Nghệ Tĩnh thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh nờn cụng ty được chuyển thành Liờn hiệp cụng ty xuất nhập khẩu Nghệ An
- Cựng với quỏ trỡnh đổi mới và chớnh sỏch mở cửa cho phộp kinh doanh liờn kết với nước ngoài để đẩy mạnh ngoại thương, Cụng ty xuất nhập khẩu Nghệ An chớnh thức được thành lập ngày 13/12/1992 theo quyết định số 1858 QĐ/UV của UBND tỉnh Nghệ An
- Do yờu cầu của việc hội nhập và mục tiờu xõy dựng nước ta thành nước cụng nghiệp nờn Đảng và Nhà nước ta đang từng bước thực hiện cổ
phần hoỏ doanh nghiệp. Ngày 20/8/2004, Cụng ty được đổi thành Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An theo quyết định số 5018/QĐ-UV
2.1.2. Đặc điểm hoạt động 2.1.2.1. Chức năng 2.1.2.1. Chức năng
Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề. Cỏc lĩnh vực hoạt động của cụng ty gồm : xuất nhập khẩu tổng hợp, sản xuất hàng húa, đầu tư, phõn phối, đại lý, khai thỏc, dịch vụ,... trong đú chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp và thương mại dịch vụ dưới hỡnh thức bỏn buụn bỏn lẻ.
Kiểm tra giỏm sỏt việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản, thực hiện cỏc chế độ, chớnh sỏch, phương thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phũng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn theo điều lệ của cụng ty đó được phờ chuẩn và theo quy định hiện hành của phỏp luật.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Quản lý tốt đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn, thực hiện phõn phối thu nhập hợp lớ nhằm chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động
- Chăm lo giỏo dục, đào tạo, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ tay nghề cho cỏn bộ cụng nhõn viờn và nhiều lao động
- Kinh doanh cỏc mặt hàng đó đăng ký, đa dạng hoỏ cỏc mặt hàng nhằm cung cấp cho khỏch hàng trong và ngoài tỉnh
- Thực hiện nghiờm tỳc nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Hợp tỏc đầu tư liờn doanh liờn kết với nước ngoài, mở rộng bạn hàng, thị trường, mạng lưới kinh doanh
2.1.2.3. Ngành nghề kinh doanh
- Mua bỏn hàng Nụng - Lõm - Hải sản, hàng tiờu dựng, hàng kim khớ điện mỏy, điện tử - điện lạnh, hàng dược liệu, hàng cụng nghiệp địa phương,
mỏy múc thiết bị, phương tiện vận tải - du lịch, vật tư nụng nghiệp, vật liệu xõy dựng, trang trớ nội thất, xăng dầu, gas cỏc loại, khoỏng sản, dệt may
- Lắp rỏp cỏc loại động cơ dạng SKD, CKD, IKD
- Sản xuất bao bỡ, chế biến gỗ, xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng và cụng nghiệp, giao thụng
- Kinh doanh bất động sản, nhà hàng, khỏch sạn, du lịch, vận tải, kho bói, quỏ cảnh
- Giao nhận xuất nhập khẩu - Xuất khẩu lao động
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lớ 2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy quản lớ
Từ ngày 1/3/2005, cụng ty hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước, đứng đầu là hội đồng quản trị. Do vậy, bộ mỏy quản lớ được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng như sau :
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC
Phũng ban Đơn vị thành viờn Liờn doanh
- Phũng tổ chức hành -Tổng kho ngoại thương -Liờn doanh khai thỏc chớnh thương và chế biến đỏ xuất - Phũng kế toỏn TC - Xớ nghiệp sản xuất khẩu
- Phũng kinh doanh bao bỡ -Hợp doanh cung cấp xuất nhập khẩu - Xớ nghiệp kim khớ điện lắp đặt, bảo hành mỏy bảo trỡ thang mỏy - Trung tõm thương mại
Vinh
- Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu - Siờu thị mỹ phẩm - Inter shop rượu nhập khẩu
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ mỏy quản lớ của cụng ty
( Nguồn : Website : http://www.unimexna.com.vn )
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận- Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị
HĐQT là cơ quan quản lý cao nhất của cụng ty. HĐQT cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định cỏc vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty phự hợp với phỏp luật Việt Nam và nghị quyết của đại hội đồng cổ đụng.
- Ban giỏm đốc
BGĐ chịu trỏch nhiệm quản trị doanh nghiệp và nằm dưới sự lónh đạo của HĐQT. BGĐ bao gồm một giỏm đốc và hai phú giỏm đốc.
- Cỏc phũng ban chức năng
+ Phũng tổ chức hành chớnh
ã Thực hiện cụng tỏc bảo quản hồ sơ, con dấu. Thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động, theo dừi và bảo quản hồ sơ của người lao động, hồ sơ đất đai và cỏc tài sản thuộc quyền sở hữu hợp phỏp của cụng ty .Theo dừi, quy hoạch về cụng tỏc đào tạo nhõn sự và lập hồ sơ cụng tỏc xõy dựng cơ bản.
+ Phũng Kế toỏn tài chớnh
ã Tổ chức quản lý, theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc nghiệp vụ liờn quan tới hoạt động kinh tế tài chớnh trong toàn DN, kiểm tra tớnh trung thực, đầy đủ, chớnh xỏc, hợp lý, hợp lệ của chứng từ, thực hiện nghiệp vụ kế toỏn tài chớnh, kế toỏn quản trị theo đỳng yờu cầu của phỏp luật và cụng tỏc quản lý trong toàn cụng ty, hoàn thành cỏc bỏo cỏo thống kờ, tài chớnh theo quy định
+ Phũng kinh doanh xuất nhập khẩu
ã Khai thỏc tỡm kiếm cỏc mặt hàng, thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư liờn doanh. Tham mưu cho ban giỏm đốc về diễn biến giỏ cả thị trường trong và ngoài nước cỏc mặt hàng, ngành hàng kinh doanh. Thực hiện giao dịch, đàm phỏn và lập phương ỏn kinh doanh. Chịu trỏch nhiệm giao nhận, giỏm sỏt chất lượng, số lượng hàng húa và hoàn tất cỏc thủ tục liờn quan.
+ Cỏc đơn vị thành viờn
Là cỏc đơn vị cơ sở của cụng ty, cú chức năng, nhiệm vụ riờng. Tuy nhiờn mỗi đơn vị cú thể tự khai thỏc cỏc mặt hàng khỏc. Khi cú khỏch hàng ngoài thỡ vẫn được phộp kinh doanh trựng với ngành của đơn vị khỏc nhưng giỏ nội, giỏ ngoại phải thống nhất trong toàn cụng ty, khụng được phỏ giỏ và cạnh tranh lẫn nhau.
+ Liờn doanh
ã Hợp doanh Khai thỏc và chế biến đỏ XK được liờn doanh theo hỡnh thức hợp đồng hợp tỏc kinh doanh trong lĩnh vực khai thỏc, chế biến và xuất khẩu đỏ theo giấy phộp đầu tư của UBND Nghệ An
2.1.4. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh là đa ngành nghề, địa bàn hoạt động kinh doanh rộng nờn cụng ty đó ỏp dụng mụ hỡnh tổ chức kế toỏn vừa tập trung vừa phõn tỏn. Theo mụ hỡnh này, ở đơn vị cú tổ chức kế toỏn riờng được thành lập phũng kế toỏn cơ sở để thực hiện toàn bộ cụng việc kế toỏn phỏt sinh ở đơn vị mỡnh và định kỳ lập bỏo cỏo tài chớnh để gửi về phũng Kế toỏn tài chớnh ở Văn phũng cụng ty. Cũn ở đơn vị kế toỏn cấp cơ sở khụng tổ chức hạch toỏn riờng thỡ phũng Kế toỏn Văn phũng cụng ty bố trớ nhõn viờn kế toỏn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toỏn, thu nhận và kiểm tra chứng từ để cuối kỳ kế toỏn gửi cỏc chứng từ về phũng Kế toỏn Văn phũng cụng ty.
Chỳ thớch: : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn
( Nguồn : Phũng Kế toỏn tài chớnh - Cụng ty CP XNK NA )
Kế toỏn Trưởng Kế toỏn văn phũng cụng ty KT tổng hợp KT vốn TSC Đ KT kho, mua bỏn hàng KT ngõn hàng Trạm Diễn Chõu XN bao bỡ TT TM vinh … Kế toỏn cỏc ĐV trực thuộc
Cụng tỏc kế toỏn được phõn cụng như sau :
- Về cụng tỏc quản lý
+ Kế toỏn trưởng : Chịu trỏch nhiệm chung về tổ chức và điều hành mọi cụng việc trong phũng, những cụng việc chung cú tớnh chất toàn cụng ty. Theo dừi và chỉ đạo trực tiếp bộ phận thanh toỏn tiền mặt và tiền quỹ, ngõn hàng; xem xột những vấn đề về chế độ kế toỏn tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn, xõy dựng kế hoạch tài chớnh; đề xuất ý kiến tham mưu giỳp lónh đạo cụng ty về vấn đề huy động vốn, quản lý tài chớnh; ký duyệt chứng từ thanh toỏn
+ Kế toỏn tổng hợp : Thực hiện cỏc nghiệp vụ kế toỏn tổng hợp: kiểm tra cỏc bộ phận nghiệp vụ về tớnh chớnh xỏc trong hạch toỏn, kiểm tra sổ chi tiết cỏc tài khoản, thực hiện kết chuyển và phõn bổ chi phớ; theo dừi cụng nợ nội bộ; theo dừi tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm TSCĐ; kiểm tra, đối chiếu số liệu cỏc phần việc chi tiết với số liệu tổng hợp; lập bỏo cỏo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Về cụng tỏc nghiệp vụ
+ Kế toỏn vốn, TSCĐ : Phụ trỏch theo dừi và quản lý tỡnh hỡnh sử dụng vốn, vốn bằng tiền đồng thời theo dừi và kiểm soỏt tỡnh hỡnh TSCĐ và cụng nợ
+ Kế toỏn kho, mua bỏn hàng : Theo dừi việc nhập, xuất kho vật tư, hàng húa và cỏc nghiệp vụ liờn quan đến việc tiờu thụ hàng húa
+ Kế toỏn ngõn hàng : Theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm về tiền gửi ngõn hàng, trực tiếp giao dịch với ngõn hàng về cỏc nghiệp vụ liờn quan đến thanh toỏn với ngõn hàng bằng hỡnh thức chuyển khoản. Đồng thời là bộ phận kế toỏn thực hiện cỏc nghiệp vụ về vay vốn của cụng ty
+ Kế toỏn tại cỏc đơn vị trực thuộc : Hàng quý cú nhiệm vụ lập bỏo cỏo của đơn vị và gửi lờn phũng kế toỏn cụng ty để tổng hợp và lập bỏo cỏo kế toỏn toàn cụng ty.
2.1.5. Thực tế vận dụng chế độ kế toỏn tại cụng ty
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng : Theo chế độ kế toỏn doanh nghiệp đươc ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh.
- Niờn độ kế toỏn : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ kế toỏn được xỏc định theo từng quý, mỗi quý phũng Kế toỏn tài chớnh cụng ty tiến hành tổng hợp số liệu để lập bỏo cỏo theo quy định của Bộ Tài chớnh.
- Đợn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn theo đồng Việt Nam, tỉ giỏ qui đổi ngoại tệ theo tỉ giỏ của Ngõn hàng Cụng Thương Việt Nam tại cỏc thời điểm.
- Nguyờn tắc kờ toỏn ngoại tệ : ghi nhận ngoại tệ theo tỷ giỏ thực tế.
- Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng : Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh theo hỡnh thức Nhật ký chung với trỡnh tự ghi sổ như sau :
SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Sổ chi tiết TOTALSOFT 01.09
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ HỆ THỐNG BÁO CÁO TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị Ghi chỳ : Nhập số liệu hàng ngày
Mỏy tớnh tự động kết chuyển
Đối chiếu, kiểm tra
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Totalsoft ( Version 01.09 )
Totalsoft là sản phẩm do cụng ty cổ phần Totalsoft sản xuất và phỏt triển, được bảo hộ bởi luật sở hữu trớ tuệ. Trụ sở : 7B - Mai Hắc Đế - TP Vinh
- Nghệ An. Phần mềm kế toỏn Totalsoft là sự kết hợp giữa khả năng cụng nghệ với trỡnh độ nghiệp vụ và qui trỡnh triển khai ứng dụng nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao phục vụ cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp.
Totalsoft đó ra đời cỏc phiờn bản 16.08, 10.08 và 01.09, phiờn bản mới nhất
Totalsoft 2011 đang được triển khai cho ra đời hứa hẹn khắc phục được những nhược điểm của cỏc phiờn bản trước đú. Hiện cụng ty đang sử dụng phiờn bản hiện hành là Totalsoft 01.09.
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT : cụng ty sử dụng phương phỏp khấu trừ để tớnh thuế GTGT
- Phương phỏp kế toỏn HTK : Hạch toỏn HTK theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn
- Phương phỏp tớnh giỏ HTK : Xỏc định giỏ trị HTK cuối kỳ theo phương phỏp giỏ mua thực tế; xỏc định trị giỏ vốn hàng xuất kho theo phương phỏp nhập trước xuất trước.
- Phương phỏp kế toỏn TSCĐ : Đỏnh giỏ TSCĐ theo nguyờn giỏ và giỏ trị cũn lại của TSCĐ; sử dụng phương phỏp khấu hao đường thẳng căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh
2.2. Thực trạng cụng tỏc kế toỏn xuất khẩu hàng húa và xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa tại Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
2.2.1. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu hàng húa tại cụng ty2.2.1.1. Đặc điểm hàng húa xuất khẩu 2.2.1.1. Đặc điểm hàng húa xuất khẩu
Thu gom hàng húa trong nước tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là nhiệm vụ đầu tiờn của quỏ trỡnh lưu chuyển hàng húa xuất khẩu. Đối tượng xuất chủ yếu của cụng ty là cỏc mặt hàng nụng sản thụ và một số đặc sản của địa phương. Với tư cỏch là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, là cầu nối đưa hàng húa của Việt Nam ra thị trường quốc tế, cụng ty thực hiện sứ mệnh của mỡnh là mang
thương hiệu Việt khẳng định với thế giới. Hiện nay, cụng ty đang xuất khẩu một số nhúm mặt hàng sau : - Nụng lõm sản + Lạc + Sắn lỏt, tinh bột sắn + Gạo + Vừng, đậu, gừng, nghệ, ớt, … + Cafộ, chố, hạt tiờu - Khoỏng sản + Cỏc sản phẩm đỏ trắng : Đỏ Block, đỏ ốp lỏt, đỏ xẻ, bột đỏ siờu mịn và cỏc sản phẩm đỏ trắng mỹ nghệ khỏc.
+ Quặng : Sắt, thiếc, Elminhit, Mangan, Zricon, …
- Sản phẩm gỗ
+ Vỏn sàn, tường, trần + Đồ gỗ dõn dụng
+ Đồ gỗ và thủ cụng mỹ nghệ.
Mặt hàng Đvt Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 - Đỏ block Tấn 3621 4707 5649 6564 - Hàng nụng sản Tấn 4050 3865 4198 3750 + Lạc nhõn Tấn 2300 1500 1450 1750
+ Gạo Tấn 1200 1650 1890 1350
+ Cỏc loại khỏc Tấn 550 715 858 650
Biểu 2.1 : Sản lượng xuất khẩu một số mặt hàng
( Nguồn : Bỏo cỏo xuất nhập khẩu cỏc năm - Phũng kinh doanh XNK ) Mảng kinh doanh xuất khẩu của cụng ty khụng những cú ý nghĩa về