a. Chứng từ hạch toỏn
- Húa đơn vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, ...
- Phiếu chi, giấy bỏo nợ, phiếu thu dịch vụ kiờm húa đơn, ...
b. Tài khoản sử dụng
- TK 641 " Chi phớ bỏn hàng " được chi tiết thành nhiều tiểu khoản trong đú TK 6417 “Chi phớ dịch vụ mua ngoài”.
- Cỏc Tài khoản : TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, TK 007, ...
c. Phương phỏp hạch toỏn
Cỏc khoản chi phớ bỏn hàng liờn quan đến hàng xuất khẩu gồm chi phớ bỏn hàng trong nước và chi phớ bỏn hàng ngoài nước chủ yếu là thuờ dịch vụ ngoài ( như chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, kiểm định, kiểm dịch, phớ hải quan, phớ chuyển tiền,...) được kế toỏn ghi :
Nợ TK 641(7)
Nợ TK 133 (nếu cú)
Cú TK 111, 112, 331, ...
d. Trỡnh tự ghi sổ
Căn cứ vào cỏc chứng từ ban đầu như Húa đơn GTGT, phiếu chi, giấy bỏo nợ, kế toỏn nhập số liệu vào mỏy, mỏy sẽ tự động kết chuyển vào sổ chi tiết và sổ cỏi TK 641 và cỏc TK liờn quan khỏc.
- Sổ nhật kớ chung Húa đơn GTGT - Sổ cỏi tài khoản 641 Phiếu chi - Sổ chi tiết tài khoản 641 Giấy bỏo Nợ,...
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TOTALSOFT 01.09
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ HỆ THỐNG BÁO CÁO TOÁN CÙNG LOẠI - Bỏo cỏo tài chớnh
- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị Ghi chỳ : Nhập số liệu hàng ngày
Mỏy tớnh tự động kết chuyển
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.7 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn chi phớ xuất khẩu phỏt sinh Vớ dụ 1 :
Húa đơn GTGT số 5514 và 5515 của cụng ty cổ phần Mai Thành ngày 05/03/2010 (phụ lục 8, 9) về phớ vận tải biển và một số phớ khỏc của lụ hàng củ hành đỏ
Biểu 2.15 : Húa đơn GTGT số 5514
CễNG TY CỔ PHẦN MAI THÀNH
Địa chỉ: 28 - Mạc Đĩnh Chi - Phường Đa Kao - Quận 1 - TP.HCM Mó số thuế: 0302481194
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01 GTKT- 3 LL
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Số HĐ: 005514
Ngày 05 thỏng 03 năm 2010
Tờn khỏch hàng:Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
Địa chỉ:15 - Đường Quang Trung - Tp Vinh - Nghệ An
Điện thoại: Fax:
Hỡnh thức thanh toỏn:Chuyển khoản .MS: 2900326093
STT Tờn hàng húa dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2 1 2 3 Thu phớ THC Thu phớ BILL Thu phớ SEAL 4393000 400000 69455 Cộng tiền hàng: 4862455
Thuế suất thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 486245
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 5348700
Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu ba trăm bốn tỏm nghỡn bảy trăm đồng
Người mua Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, ghi rừ họ tờn) ( Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
Biểu 2.16 : Húa đơn GTGT số 5515
CễNG TY CỔ PHẦN MAI THÀNH
Địa chỉ: 28 - Mạc Đĩnh Chi - Phường Đa Kao - Quận 1 - TP.HCM Mó số thuế: 0302481194
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01 GTKT- 3 LL
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Số HĐ: 005515
Ngày 05 thỏng 03 năm 2010
Tờn khỏch hàng:Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An
Địa chỉ:15 - Đường Quang Trung - Tp Vinh - Nghệ An
Điện thoại: Fax:
Hỡnh thức thanh toỏn:Chuyển khoản .MS: 2900326093
STT Tờn hàng húa dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2
1 Thu phớ VTQT
(Tỷ giỏ: 19100 USD) USD 2200 42020000
Cộng tiền hàng: 42020000
Thuế suất thuế GTGT 0% Tiền thuế GTGT: 0
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 42020000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu khụng trăm hai mươi ngàn đồng
Người mua Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Theo "Lệnh chi" ngày 6/3/2010, cụng ty chuyển khoản thanh toỏn tiền cho cụng ty Mai Thành, kế toỏn ghi :
Nợ TK 6417 46.882.455 Nợ TK 133 486.245
Cú TK 11212 47.368.700
Biểu 2.17: Lệnh chi
Ngõn Hàng Cụng Thương Việt Nam VietinBank Lệnh chi
Payment Order
Số No ... Ngày Date 06/03/2010 Liờn 2 Copy 2
Tờn đơn vị trả tiền Payer: Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An... Tài khoản nợ Debit A/c: 102 010 000 384 663... Tại ngõn hàng With Bank: Cụng thương Nghệ An... Số tiền bằng chữ Amount in word:Bốn bảy Số tiền bằng số Amount in figures
triệu ba trăm sỏu tỏm nghỡn bảy trăm đồng 47368700
Tờn đơn vị nhận tiền Pavee: Cụng ty cổ phần Mai Thành... Tài khoản cú Credit A/c: 1601059... Tại ngõn hàng With Bank: ACB - chi nhỏnh Sài Gũn... Nội dung Remarks: Thanh toỏn chi phớ vận tải đường biển mặt hàng hành đỏ húa đơn 005514 và 005515... Đơn vị trả tiền Payer ...Ngày hạch toỏn Accounting date 06/03/2010
Kế toỏn Chủ tài khoản Giao dịch viờn Kiểm soỏt viờn
Accountant A/c holder Teller Supervisor
Kế toỏn nhập số liệu vào mỏy theo đường dẫn : Cập nhật số liệu → Thu chi tiền → Giấy bỏo nợ.
Biểu 2.18: Giao diện đường dẫn Giấy bỏo Nợ
Phần mềm kế toỏn sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ nhật kớ chung, sổ chi tiết và sổ cỏi TK 6417 và cỏc TK liờn quan khỏc là 133, 331,112.
Biểu 2.20: Giao diện sổ cỏi tài khoản 641