Quy trỡnh xuất khẩu được tiến hành tựy thuộc vào phương thức xuất khẩu hàng húa
- Đối với phương thức xuất khẩu trực tiếp
Quy trỡnh xuất khẩu trực tiếp gồm cỏc bước như sau :
+ Bước 1:Lập phương ỏn kinh doanh
Trước mỗi thương vụ xuất khẩu, phũng kinh doanh XNK tiến hành lập phương ỏn kinh doanh gồm cỏc nội dung về khảo sỏt thị trường, tỡm hiểu đối tỏc, nghiờn cứu nhu cầu, thị hiếu của khỏch hàng, lưu chuyển hàng húa, điều kiện và phương thức xuất khẩu, phương ỏn đầu vào cho hàng húa,…
+ Bước 2: Kớ kết hợp đồng (Hợp đồng ngoại)
Cụng ty tiến hành kớ kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng nước ngoài thụng qua hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp với khỏch hàng. Đại diện hợp phỏp của cụng ty là Giỏm đốc hoặc người được giỏm đốc ủy quyền như phú giỏm đốc hoặc trưởng phũng kinh doanh.
Hợp đồng xuất khẩu thường bao gồm cỏc nội dung sau : a. Điều khoản về hàng húa
b. Điều khoản về đúng gúi
c. Giỏ đơn vị và tổng giỏ trị hợp đồng d. Phương thức thanh toỏn
e. Bảo hiểm
f. Điều khoản về vận chuyển
g. Kiểm tra và bồi thường do vi phạm hợp đồng,…vv
Hợp đồng được lập bằng hai thứ tiếng, thụng thường là tiếng việt và tiếng anh, mỗi thứ tiếng được lập thành hai bản, mỗi bờn giữ một bản cơ sở phỏp lớ của sự kớ kết và thực hiện hợp đồng.
+ Bước 3: Mở L/C
Trờn cơ sở giấy tờ, số liệu được xỏc nhận và giấy phộp xuất khẩu, phũng kinh doanh chuyển sang phũng kế toỏn. Nhõn viờn kế toỏn mang ra ngõn hàng tiến hành cỏc thủ tục đề nghị đối tỏc mở thư tớn dụng đồng thời kiểm tra sự phự hợp của thư tớn dụng.
+ Bước 4: Chuẩn bị hàng húa
Việc thu mua chuẩn bị hàng húa tạo nguồn hàng để xuất khẩu được thực hiện ngay sau khi xỏc định L/C hoàn toàn phự hợp.
Trường hợp hợp đồng cú quy định rừ việc kiểm tra hàng húa xuất khẩu thỡ cụng ty cần làm cỏc thủ tục chứng nhận số lượng, trọng lượng, phẩm chất của hàng húa. Kết thỳc quỏ trỡnh kiểm tra, cụng ty lập hai bản chứng nhận đó kiểm tra chất lượng lụ hàng xuất khẩu, một bản tiếng việt, một bản tiếng anh. Sau đú, cụng ty đưa hàng về đúng gúi, ghi mó kớ hiệu hoặc từ kho của đơn vị được thu mua, đúng gúi hàng vào container để đưa tới cảng xếp hàng theo quy định trong hợp đồng.
Tựy theo hợp đồng kớ kết mà cụng ty cú thể thuờ phương tiện vận tải cho lụ hàng xuất khẩu. Cụng ty thường mua bảo hiểm cho hàng húa nhằm giảm thiểu những rủi ro cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh vận chuyển cũng như lưu kho bói.
+ Bước 5: Làm thủ tục hải quan
Cụng ty tiến hành làm cỏc thủ tục hải quan để xuất khẩu gồm cỏc bước sau
a. Khai và nộp tờ khai hải quan
- Tờ khai hải quan : Đại diện cụng ty khai bỏo chi tiết về hàng húa lờn tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra thủ tục và giấy tờ. Đồng thời tờ khai này phải được xuất trỡnh cựng một số chứng từ như :
- Hợp đồng mua bỏn hàng húa (Hợp đồng ngoại và Bản dịch hợp đồng)
b. Xuất trỡnh hàng húa
c. Nộp thuế và thực hiện cỏc nghĩa vụ tài chớnh
Sau khi thực hiện cỏc thủ tục hải quan, cụng ty đó cú đầy đủ cỏc điều kiện phỏp lớ để xuất khẩu hàng húa cho đối tỏc nước ngoài.
+ Bước 6: Thanh toỏn tiền hàng
Trỡnh tự thanh toỏn được thực hiện theo đỳng hợp đồng đó kớ kết.
- Đối với phương thức xuất khẩu ủy thỏc
+ Bước 1:Kớ kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu ( Hợp đồng nội )
Khi một tổ chức kinh tế trong hoặc ngoài tỉnh cú nhu cầu xuất khẩu một số mặt hàng nào đú mà họ khụng cú đủ tư cỏch phỏp nhõn mà ủy thỏc cho cụng ty tiến hành xuất khẩu hộ. Hai bờn sẽ tiến hành kớ kết hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu ( hợp đồng nội ) giữa bờn giao ủy thỏc và cụng ty.
Hợp đồng ủy thỏc xuất khẩu thụng thường bao gồm cỏc điều khoản sau: a. Điều khoản chung : tiờu chuẩn chất lượng, số lượng, giỏ cả,… mặt
hàng xuất khẩu
b. Điều kiện giao hàng : địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,… c. Trỏch nhiệm của cỏc bờn : quy định về quyền và nghĩa vụ của cụng
ty và bờn giao ủy thỏc
d. Khiếu nại và bồi thường : quy định về cỏc điều kiện và thực hiện nếu cú tranh chấp, khiếu nại
e. Thanh toỏn : quy định về phương thức, thời hạn thanh toỏn f. Cỏc điều khoản khỏc
Bờn giao ủy thỏc là đơn vị chủ hàng, được phộp tớnh doanh thu bỏn hàng xuất khẩu, được quyền sử dụng số ngoại tệ thu được từ xuất khẩu đồng thời phải chịu thuế xuất khẩu, phải thanh toỏn tiền hoa hồng xuất khẩu cho
cụng ty. Cụng ty nhận xuất khẩu ủy thỏc là hoạt động cung cấp dịch vụ trong nước, hiện hoạt động này phải chịu thuế GTGT 10%. Cỏc chi phớ phỏt sinh liờn quan đến xuất khẩu ủy thỏc như chi phớ thủ tục, chi phớ vận chuyển… sẽ do bờn giao ủy thỏc thanh toỏn hoặc nhờ cụng ty chi hộ.
+Cỏc bước tiếp theo tương tự trường hợp xuất khẩu trực tiếp
+ Sau khi khỏch hàng nước ngoài thanh toỏn tiền hàng, cụng ty lập Biờn bản thanh lớ hợp đồng ủy thỏc, đồng thời thụng bỏo về cỏc khoản chi hộ và tiền hoa hồng ủy thỏc mà cụng ty được hưởng gửi cho bờn giao ủy thỏc. Cụng ty phải chuyển cho bờn ủy thỏc cỏc chứng từ sau :
a. Bản thanh lớ hợp đồng
b. Húa đơn thương mại xuất cho nước ngoài ( 1 bản sao )
c. Tờ khai hàng húa xuất khẩu cú xỏc nhận thực xuất và đúng dấu của cơ quan hải quan cửa khẩu ( 1 bản sao )
d. Húa đơn GTGT về hoa hồng ủy thỏc
Khi biờn bản thanh lớ hợp đồng được hai bờn thụng qua, cụng ty tiến hành thanh toỏn cho bờn ủy thỏc thụng qua ngõn hàng.