1.2.3.1. Kế toỏn chi phớ bỏn hàng, quản lớ doanh nghiệp
* Chi phớ bỏn hàng là toàn bộ cỏc chi phớ phỏt sinh liờn quan đến quỏ trỡnh bỏn sản phẩm, hàng húa và cung cấp dịch vụ.
Chi phớ bỏn hàng bao gồm cỏc khoản như : chi phớ nhõn viờn bỏn hàng, vật liệu, bao bỡ, dụng cụ, đồ dựng, khấu hao TSCĐ, bảo hành sản phẩm,...
Tài khoản sử dụng để hạch toỏn chi phớ bỏn hàng là TK 641 - “chi phớ bỏn hàng”. TK này được mở chi tiết theo cỏc yếu tố thành cỏc tiểu khoản sau:
- TK 6411 - Chi phớ nhõn viờn - TK 6412 - Chi phớ vật liệu
- TK 6413 - Chi phớ dụng cụ, đồ dựng - TK 6414 - Chi phớ khấu hao TSCĐ - TK 6415 - Chi phớ bảo hành
- TK 6417 - Chi phớ dịch vụ mua ngoài - TK 6418 - Chi phớ bằng tiền khỏc
* Chi phớ quản lớ doanh nghiệp là toàn bộ chi phớ liờn quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chớnh và một số khoản khỏc cú tớnh chất chung toàn DN.
Chi phớ QLDN bao gồm cỏc khoản chi phớ nhõn viờn quản lý, chi phớ vật liệu quản lý, chi phớ đồ dựng văn phũng, chi phớ khấu hao TSCĐ dựng chung cho doanh nghiệp, thuế, lệ phớ, chi phớ dự phũng,...
Tài khoản sử dụng để hạch toỏn chi phớ bỏn hàng là tài khoản 642 - “chi phớ quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này được mở chi tiết theo cỏc yếu tố thành cỏc tiểu khoản sau:
- TK 6421 - Chi phớ nhõn viờn quản lý - TK 6422 - Chi phớ vật liệu quản lý - TK 6423 - Chi phớ đồ dựng văn phũng - TK 6424 - Chi phớ khấu hao TSCĐ - TK 6425 - Thuế, phớ và lệ phớ - TK 6427 - Chi phớ dự phũng
- TK 6427 - Chi phớ dịch vụ mua ngoài - TK 6428 - Chi phớ bằng tiền khỏc
Sơ đồ 1.4: Trỡnh tự hạch toỏn chi phớ bỏn hàng và quản lý doanh nghiệp
TK 334, 338 TK 641 TK 111,112... Chi phớ lương và cỏc khoản Cỏc khoản ghi giảm
Trớch theo lương của nhõn viờn chi phớ bỏn hàng TK 152, 153 TK 911 Chi phớ vật liệu, dụng cụ Kết chuyển chi phớ bỏn hàng TK 214
Chi phớ khấu hao TSCĐ
TK 331, 111…
Chi phớ khỏc TK 133
1.2.3.2. Kế toỏn xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa1.2.1.3. Kế toỏn xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa 1.2.1.3. Kế toỏn xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa
Kết quả tiờu thụ hàng xuất khẩu là số lợi nhuận về tiờu thụ hàng xuất khẩu và được tớnh bằng số chờnh lệch giữa doanh thu thuần hoạt động kinh doanh xuất khẩu với giỏ vốn hàng xuất khẩu và cỏc khoản chi phớ liờn quan.
Cuối mỗi niờn độ kế toỏn, kế toỏn tiến hành xỏc định kết quả của hoạt động kinh doanh hàng xuất khẩu. Kế toỏn sử dụng tài khoản 911 - “Xỏc định kết quả kinh doanh” để hạch toỏn để hạch toỏn nghiệp vụ xỏc định kết quả tiờu thụ của hàng xuất khẩu. Tài khoản này được chi tiết theo từng hoạt động, hợp đồng xuất khẩu hay từng loại hàng húa, dịch vụ.
Cụng thức xỏc định kết quả kinh doanh:
Lợi nhuận gộp về hoạt động xuất khẩu = Doanh thu thuần về hoạt động xuất khẩu - Giỏ vốn của hàng xuất khẩu
Doanh thu thuần về bỏn hàng xuất khẩu và cung cấp dịch vụ = Tổng doanh thu hoạt động xuất khẩu - Cỏc khoản giảm trừ doanh thu Cỏc khoản giảm trừ doanh thu = Chiết khấu thương mại + Giảm giỏ
hàng bỏn + Hàng bỏn bị trả lại + Thuế XK, thuế TTĐB phải nộp
Lợi nhuận thuần từ hoạt động xuất khẩu = Lợi nhuận gộp về hoạt động xuất khẩu + Lợi nhuận tài chớnh từ hoạt động xuất khẩu - Chi phớ bỏn hàng - Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 1.5: Trỡnh tự hạch toỏn xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa
TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển giỏ vốn Kết chuyển DT thuần
TK 641, 642 TK 521, 531, 532
K/C CPBH, QLDN
TK 635 TK 515 K/C Chi phớ tài chớnh K/C doanh thu tài chớnh
1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn trong kế toỏn xuất khẩu hàng húa vàxỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa xỏc định kết quả xuất khẩu hàng húa
Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chớnh ban hành ngày 20 thỏng 3 năm 2006 : “Sổ kế toỏn dựng để ghi chộp, hệ thống và lưu trữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh đó phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian cú liờn quan đến doanh nghiệp”.
Hệ thống sổ kế toỏn bao gồm: hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp và hệ thống sổ kế toỏn chi tiết.
Số lượng và kết cấu sổ tổng hợp phụ thuộc vào hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, cú 5 hỡnh thức sổ kế toỏn:
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - sổ cỏi - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - chứng từ - Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ - Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Đối với hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung:
• Nguyờn tắc, đặc trưng cơ bản:
Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật kớ, mà trọng tõm là sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để ghi Sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau: ã Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
ã Sổ Cỏi;
ã Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết. • Trỡnh tự ghi sổ:
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời
với việc ghi sổ Nhật ký chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Trường hợp đơn vị mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ được dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3, 5, 10 ... ngày) hoặc cuối thỏng, tựy khối lượng nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn Sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cú).
(2)- Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Về nguyờn tắc, Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và cỏc sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trựng lặp trờn cỏc sổ Nhật ký đặc biệt) cựng kỳ.
Sơ đồ 1.6: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ thẻ kế toỏn chi tiết
Sổ cỏi TK 511, 131,...
Bảng tổng hợp chi tiết 511,131
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày : Ghi hàng thỏng, quý : Quan hệ đối chiếu :
Đối với hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh:
• Đặc trưng cơ bản:
Cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cỏc loại sổ của Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh :
Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo Hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
• Trỡnh tự ghi sổ:
(1)- Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký - Sổ Cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(2)- Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khúa sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.7: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ: Nhập số liệu : Tự động kết chuyển :
Đối chiếu, kiểm tra :
Chương 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN XUẤT KHẨU HÀNG HểA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ XUẤT KHẨU HÀNG HểA TẠI CễNG TY
CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGHỆ AN
2.1. Khỏi quỏt chung về Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển 2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển
2.1.1.1. Giới thiệu
- Tờn gọi : Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An - Tờn giao dịch quốc tế : Unimex Nghe An
- Địa chỉ : 15 - Quang Trung - Tp. Vinh - Nghệ An - Điện thoại : 038.3845928/3844842 - Fax : 038.3842778 - Email: Unimexna@hn.vnn.vn
- Website: http://www.unimexna.com.vn
- Loại hỡnh doanh nghiệp: Cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước Chứng từ kế toỏn Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại Sổ kế toỏn -Sổ chi tiết - Sổ cỏi TK Bỏo cỏo tài
chớnh
Phần mềm kế
toỏn
- Cơ sở phỏp lớ : Ngày 20/8/2004, Cụng ty xuất nhập khẩu Nghệ An được chuyển đổi thành Cụng ty Cổ phần xuất nhập khõủ Nghệ An theo quyết định số 5018/QĐ-UV của UBND tỉnh Nghệ An, với vốn điều lệ là 5 tỷ đồng
- Cỏc đơn vị thành viờn :
+ Trung tõm thương mại Vinh. Đ/C: Số 1 - Đường Quang Trung - TP Vinh
+ Xớ nghiệp kim khớ điện mỏy. Đ/C: Số 40 - Đường Lờ Lợi - TP Vinh + Xớ nghiệp sản xuất bao bỡ. Đ/C: Ngó 3 Quỏn Bàu - Đường Nguyễn Trói - TP Vinh
+ Tổng kho ngoại thương. Đ/C: Số 8 - Đường Trường Chinh - TP Vinh + Chi nhỏnh ngoại thương Diễn Chõu. Đ/C: Diễn Thịnh - Diễn Chõu - Nghệ An
+ Siờu thị mỹ phẩm. Đ/C: Số 40 - Đường Lờ Lợi - TP Vinh
+ Inter shop rượu nhập khẩu. Đ/C: Số 1 - Đường Quang Trung - TP Vinh
2.1.1.2. Lịch sử phỏt triển
- Năm 1955 , Cụng ty được thành lập với tờn gọi là Cụng ty phỏt triển hàng hoỏ xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ ngoại thương
- Năm 1987, do quỏ trỡnh chia tỏch tỉnh Nghệ Tĩnh thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh nờn cụng ty được chuyển thành Liờn hiệp cụng ty xuất nhập khẩu Nghệ An
- Cựng với quỏ trỡnh đổi mới và chớnh sỏch mở cửa cho phộp kinh doanh liờn kết với nước ngoài để đẩy mạnh ngoại thương, Cụng ty xuất nhập khẩu Nghệ An chớnh thức được thành lập ngày 13/12/1992 theo quyết định số 1858 QĐ/UV của UBND tỉnh Nghệ An
- Do yờu cầu của việc hội nhập và mục tiờu xõy dựng nước ta thành nước cụng nghiệp nờn Đảng và Nhà nước ta đang từng bước thực hiện cổ
phần hoỏ doanh nghiệp. Ngày 20/8/2004, Cụng ty được đổi thành Cụng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An theo quyết định số 5018/QĐ-UV
2.1.2. Đặc điểm hoạt động 2.1.2.1. Chức năng 2.1.2.1. Chức năng
Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề. Cỏc lĩnh vực hoạt động của cụng ty gồm : xuất nhập khẩu tổng hợp, sản xuất hàng húa, đầu tư, phõn phối, đại lý, khai thỏc, dịch vụ,... trong đú chức năng chủ yếu là kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp và thương mại dịch vụ dưới hỡnh thức bỏn buụn bỏn lẻ.
Kiểm tra giỏm sỏt việc quản lý và sử dụng vốn, tài sản, thực hiện cỏc chế độ, chớnh sỏch, phương thức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của văn phũng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn theo điều lệ của cụng ty đó được phờ chuẩn và theo quy định hiện hành của phỏp luật.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Quản lý tốt đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn, thực hiện phõn phối thu nhập hợp lớ nhằm chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người lao động
- Chăm lo giỏo dục, đào tạo, bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ tay nghề cho cỏn bộ cụng nhõn viờn và nhiều lao động
- Kinh doanh cỏc mặt hàng đó đăng ký, đa dạng hoỏ cỏc mặt hàng nhằm cung cấp cho khỏch hàng trong và ngoài tỉnh
- Thực hiện nghiờm tỳc nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Hợp tỏc đầu tư liờn doanh liờn kết với nước ngoài, mở rộng bạn hàng, thị trường, mạng lưới kinh doanh
2.1.2.3. Ngành nghề kinh doanh
- Mua bỏn hàng Nụng - Lõm - Hải sản, hàng tiờu dựng, hàng kim khớ điện mỏy, điện tử - điện lạnh, hàng dược liệu, hàng cụng nghiệp địa phương,
mỏy múc thiết bị, phương tiện vận tải - du lịch, vật tư nụng nghiệp, vật liệu xõy dựng, trang trớ nội thất, xăng dầu, gas cỏc loại, khoỏng sản, dệt may
- Lắp rỏp cỏc loại động cơ dạng SKD, CKD, IKD
- Sản xuất bao bỡ, chế biến gỗ, xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng và cụng nghiệp, giao thụng
- Kinh doanh bất động sản, nhà hàng, khỏch sạn, du lịch, vận tải, kho bói, quỏ cảnh
- Giao nhận xuất nhập khẩu - Xuất khẩu lao động
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lớ 2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy quản lớ
Từ ngày 1/3/2005, cụng ty hoạt động theo mụ hỡnh cụng ty cổ phần khụng cú vốn Nhà nước, đứng đầu là hội đồng quản trị. Do vậy, bộ mỏy quản lớ được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng như sau :
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC
Phũng ban Đơn vị thành viờn Liờn doanh
- Phũng tổ chức hành -Tổng kho ngoại thương -Liờn doanh khai thỏc chớnh thương và chế biến đỏ xuất - Phũng kế toỏn TC - Xớ nghiệp sản xuất khẩu
- Phũng kinh doanh bao bỡ -Hợp doanh cung cấp xuất nhập khẩu - Xớ nghiệp kim khớ điện lắp đặt, bảo hành