- Dưới các xưởng, đội thi công: các đội thi công thường đi theo công trường xây dựng, do đó các nhân viên thống kê kế toán đội tiến hành hạch toán ban
2.1.5.3. Phần mềm kế toán áp dụng:
* Giới thiệu chung về phần mềm áp dụng:
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm kế toán khác nhau công ty lựa chọn áp dụng phần mềm kế toán TOTAL SOFT để hỗ trợ công tác kế toán. - Ưu điểm phần mềm :
+ Dễ sử dụng, tự động kiểm soát lỗi nhập dữ liệu. kiểm tra đúng đắn thông tin đầu vào hạn chế những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
+ Có hệ thống sổ sách, báo biểu kế toán phong phú đa dạng, được thiết kế theo hệ thống mở cho phép người sử dụng tự sữa đổi, nội dung báo biểu, đặc biệt chương trình có chức năng chuyển sổ sách báo cóa tài chính ra Excel với khuôn dạng thiết lập trước, và người sử dụng có thể sử dụng dữ liệu Excel này vào công việc khác.
+ Đặc biệt của phần mềm này là chỉ cần cập nhật hóa đơn chứng từ gốc, hóa đơn nghiệp vụ phát sinh máy sẽ tự động tính toán, kết chuyển phân bổ lên sổ chi tiết, sổ cái, nhật ký chung…và các báo tài chính liên quan.
Màn hình giao diện như sau:
Màn hình.2.1:Màn hình giao diện phần mềm:
- Đặc điểm phần mềm áp dụng:
+ Khi nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình máy vi tính thì màn hình giao diện của phần mềm hiện ra như trên. Người sử chỉ việc điền tên người sử dụng, mật khẩu đúng và nhấn “đồng ý” màn hình hệ thống sẽ hiện ra.
+ Màn hình hệ thống chỉ bao gồm các mục: hệ thống danh mục, chứng từ, báo biểu tùy chọn soạn thảo, hướng dẫn nên có thể nói là đơn giản, dễ sử dụng. Khi cần làm việc ta chỉ cần kích chuột tại mục đó, máy tự hiện ra các chương trình ứng dụng thích hợp phù hợp với yêu cầu người sử dụng.
+ Máy tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính giá thành các công trình chi tiết theo từng khoản mục, tự động tính và trích khấu hao tài sản cố định, tự in các báo cáo các chứng từ theo đúng yêu cầu quản trị. Riêng phần hành kế toán tiền lương công ty không sử dụng phần mềm để tính toán mà dùng chương trình Exel sau đó phần mềm chỉ in ra các sổ sách cần thiết…
Màn hình 2.2: Màn hình giao diện hệ thống:
+ Đối với các nguồn nhập liệu khác, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình nhập liệu khác nhau. Chẳng hạn: đối với NVL, màn hình nhập xuất NVL sẽ khác nhau. Đối các nghiệp vụ khác nhau như xuất chuyển kho và xuất cho sản xuất cũng sẽ có hai màn hình nhập liệu khác nhau
- Hằng ngày kế toán căn cứ các chứng từ đã được kiểm tra, phân loại theo phần hành dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định các tài khoản ghi Nợ, ghi Có, để cập nhật các dữ liệu vào máy tính theo sơ đồ, bảng biểu đã thiết kế sẵn, các dữ liệu được nhập vào lưu trũ dưới dạng dữ liệu ở đĩa cứng.
- Khi nhập dữ liệu vào máy cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm thì phải tiến hành cập nhật các dữ liệu ban đầu như khai báo hệ thống, khai báo số dư ban đầu…
+ Khi cập nhật các nghiệp vụ phát sinh thì phải nhập đúng với các nội dung các nghiệp vụ kinh tế của từng chứng từ gốc và theo yêu cầu quản lý có thể mở các tài khoản chi tiết liên quan.
VD: công ty có thể mở chi tiết cho TK 1121 bao gồm:
TK 11211: Tiền Việt Nam Đồng gửi ngân hàng Công Thương TK 11212: Tiền Việt Nam Đồng gửi ngân hàng Đầu Tư Phát Triển
+ Nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng một chứng từ vào cùng một ngày tháng thì không được nhập trùng số hiệu và ngày tháng.
+ Nhập các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến nhiều chứng từ và được hạch toán ở nhiều phần hành khác nhau. Vậy để khử chứng từ trùng thì các nhà thiết kế phần mềm có nhiều biện pháp khử chúng từ trùng:
• Các nhóm phát sinh chứng từ trùng:
. Phát sinh các chứng từ liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thì phương pháp khử chứng từ trùng chủ yếu là: chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với Việt Nam Đồng; chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn chứng từ tiền gửi; báo nợ ưu tiên hơn báo có.
. Trường hợp liên quan đến hanh toán tạm ứng: chỉ nhập chứng từ liên quan đến vật tư mà không nhập chứng từ liên quan đến tạm ứng.
- Sau khi kế toán các phần hành căn cứ váo các chứng từ đã tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm thì máy tự động xử lý nghiệp vụ vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết,…
- Cuối quý kế toán tiến hành kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp, sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính trung thực chính xác.
Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng thành quyển. Sau đó giám đốc tiến hành duyệt, trình cho cơ quan, tổ chức liên quan, tiến hành lưu trữ theo quyết định của luật kế toán và NĐ/ 2004/ NĐ- CP chính phủ.
Sơ đồ 2 . 4: Quy trình chung thực hiện kế toán trên máy vi tính:
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm