- Sổ chi tiểt NVL, sổ nhật ký chung, sổ cái Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác
a,Nhập NVL do mua bằng tạm ứng:
Việc mua NVL bằng tạm ứng diễn ra thường xuyên trong công ty. Trước hết cán bộ hay người lao động trong công ty sẽ được ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được duyệt. Sau khi hoàn thành việc mua, người nhận sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng. Việc cập nhật dữ liệu nhập kho do mua bằng tạm ứng được tiến hành giống như thanh toán tạm ứng trên cơ sở các chứng từ như: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tạm ứng. Căn cứ nội dung kinh tế được phản ánh trên các chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình nhập liệu sau:
Màn hình 2.5: Phiếu nhập mua hàng:
Ví dụ: Căn cứ hóa đơn GTGT số 00938500 của công ty VLXD Thanh Lam, Biên bản giao nhận vật tư số 21, Anh Hà mua vật tư thi công công trình TTTM Đô Lương, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy:
- Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, CCDC- Nhập mua - Kho nhập: Kho CT TTTM Đô Lương
- Ngày ht: 18/ 12/ 2008 - Ngày lập pn: 18/ 12/ 2008 - Số phiếu nhập: 21
- Mã khách: KH008. MST: 2 900 324 612 - Địa chỉ: Khối 4 Thị Trấn Đô Lương
- Diễn giải: Anh Hà nhập mua vật liệu của công ty VLXD Thanh Lam - Mỗi hàng hóa sẽ được nhập vào một dòng với các chỉ tiêu sau: ( Ví dụ: NVL Đá hộc ):
+ Mã hàng: 00059 + Đơn vị tính: M3
+ Số Lượng: 300 + Giá: 850.000 + Tiền: Máy tự động
Sau khi nhập đầy đủ các dữ liệu cho tất cả các vật tư cùng HĐ GTGT thì máy thì nhập:
- Thuế suất: 10%. Tiền thuế: ( Máy tự động tính) - Tổng TT: ( Máy tự động tính)
- TK Nợ 1521; TK Có: 141, Số tiền: 367.500.000 - TK Nợ: 133, TK Có: 141, Số tiền: 36.750.000
Sau khi tiến hành bàn giao vật tư mua về nhập kho, thì người xin tạm ứng tiến hành viết giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi lên giám đốc ký duyệt
Mẫu 2.12: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng:
Công ty cổ phần XDĐT T&T
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày 19/ 12/ 2008 Đề nghị: Giám đốc
Tên tôi là: Trần Văn Hà
Ngày 18/ 12/ 2008 tôi mua cho đội thi công công trình TTTM Đô Lương một lượng vật tư
. Giá chưa có thuế là: 367.500.000đồng . Thuế GTGT ( 10%): 36.750.000đồng . Tổng thanh toán: 404.250.000đồng
. Bằng chữ: Bốn trăm linh bốn triệu hai trăm năm mươi ngàn
Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị thanh toán