- Sổ chi tiểt NVL, sổ nhật ký chung, sổ cái Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác
c,Trường hợp xuất cho các đội gia công chế biến:
Ví Dụ: Ngày 19/12/2008 công ty xuất 1.200 Kg sắt trị giá 9.600.000 đồng để đội thi công công trình TTTM Đô Lương gia công thép hình. Khi đó kế toán tiến hành định khoản trên phần mềm:
Nợ TK 154: 9.600.000
Có TK 152: 9.600.000
Để xem sổ sách đường dẫn: Hệ thống/ Kế toán tổng hợp/ Sổ kế toán
Màn hình2.7: Các phân hệ kế toán chính cho phép xem và in các sổ sách báo cáo:
Cuối tháng, cuối kỳ hoặc khi cần thiết kế toán thực hiện khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán được thực hiện tự dộng. Sổ tổng hợp, báo cáo tài chính cuối kỳ được in ra và thực hiện các quy định về in và lưu trữ giống như sổ kế toán ghi bằng tay.
Mẫu 2.13: Trích mẫu sổ nhật ký chung:
Đơn vị Mẫu số: S 03a- DN
Địa chỉ NHẬT KÝ CHUNG Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC Tháng 12/ 2008 Ngày 20/ 03/ 2006 của bộ trưởng BTC
NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
SH NT
Số trang trước chuyển sang 271.000.000 271.000.000 01/12 4 01/12 Nhập kho vật tư mua công ty
cổ phần Thương Mại 423 152 133 331 83.100.000 8.310.000 91.410.000 02/12 7 02/12 Xuất vật tư thi công công
trình TTTM Đô Lương
621152 152
49.689.340
49.689.34004/12 6 04/12 Nhập vật tư phục vụ thi công 04/12 6 04/12 Nhập vật tư phục vụ thi công
công trình TTTM Đô Lương
152 133 133 331 78.418.000 7.841.800 86.259.800 ….. …. …. ……….. … ... ….
12/12 16 12/12 Nhập vật tư thi công công trình TTTM Đô Lương 152 133 111 55.080.000 5.508.000 60.588.000 …. …... …… ………. …… ……… ……..
14/12 17 14/12 Nam nhận phụ tùng cho cẩu 37 H 5225 335 152 10 050 000 10 050 000 ... … … ……….. ……… ………… …………
18/12 21 18/12 Anh Hà mua vật tư chuyển đến chân công trình 152 133 141 367.500.000 36.750.000 404.250.000 ... .... ... ... ... ... 25/12 23 25/12 Xuất vật tư 621 152 60.500.000 60.500.000 … ….. …. ………. ……. ……….. ……….
29/12 25 29/12 Xuất vật tư làm công trình TTTM Đô Lương 621 152 71.300.000 71.300.000 … …. …. ……… …. …… …….
Cộng chuyển trang sau 2.910.000.000 2.910.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Mẫu 2.14: Trích sổ cái TK 152
Đơn vị Mẫu số: S03b- DN
Địa chỉ SỔ CÁI ( Ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ- BTC) Tháng 12/ 2008 Ngày 20/ 03/ 2006 của bộ trưởng BTC Tài khoản: 152
NTGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Dư đầu tháng: 203.900.000
Số phát sinh trong tháng: 01/12 4 01/12 Nhập kho vật tư mua công ty
cổ phần Thương Mại 423
331 83.100.000
02/12 7 02/12 Xuất vật tư thi công công trình TTTM Đô Lương 621 49.689.340 04/12 6 04/12 Nhập kho vật tư 112 78.418.000 … … …. ……… …… ………. …………. 06/12 8 06/12 Nhập kho vật tư 331 69.708.000 … … … ……….. ….. ……… ……….. 10/12 12 10/12 Nhập kho vật tư 112 73.658.000 11/12 9 11/12 Xuất vật tư để thi công công
trình
621 76.200.000
12/12 16 12/12 Nhập kho vật tư 111 55.080.000
…. …. …. ………. …. …. …………..
14/12 17 14/ 12 Nam nhận phụ tùng cho cẩu 37H 5225
335 10 050 000
… … ….. ………. … ………….. …………
25/12 23 25/12 Xuất vật tư để thi công 621 60.500.000
…. … … ………… …. ……….. ………….
28/12 20 28/12 Nhập kho vật tư 331 48.240.000
29/12 25 29/12 Xuất vật tư để thi công 621 71.300.000
…. ….. …… ……….. ….. ………. ………..
Cộng số phát sinh: 2.708.000.000 2.802.000.000 Số dư cuối tháng: 109.000.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.7. Kiểm kê vật tư:
Để quản lý tốt, và nắm rõ số lượng, chống thất thoát NVL thì định kỳ 6 tháng một lần công ty lập ban kiểm kê vật tư với đầy đủ các bộ phận phòng ban, tiến hành kiểm kê vật tư trong phạm vi toàn doanh nghiệp, khi kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê và xác định mức chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán và thực tế kiểm kê, đồng thời trình bày các ý kiến xử lý các chênh lệch. - Trong đó:
Chênh lệch thừa thiếu = Số liệu tồn kho kiểm kê – Số liệu tồn kho sổ sách
- Có thể xử lý chênh lệch như sau:
+ Nếu thừa vật tư chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 152:
Có TK 338: . Có quyết định xử lý:
Nợ TK 338(1)
Có TK 111, 138(8), 711 + Nếu thiếu vật tư chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138:
Có TK 152: . Có thể xử lý:
Nợ TK 111, 338(8), 334, 811 Có TK 138(1):
Ví Dụ: Ngày 01/01/2008 công ty lập ban kiểm kê và tiến hành kiểm kê vật tư tại kho đồng chí Bùi Sỹ Hải.
Ban kiểm kê bao gồm:
1. Trưởng ban: Ông Phan Kiên Trinh- Giám đốc 2. Phó Ban: Bà: Nguyễn Thị Thường- Kế toán trưởng 3. Ủy Viên: Ông Nguyễn Dũng- Phòng vật tư
4. Thư ký: Bà Nguyễn Thị Long- Phòng kế toán. 5. Thủ kho: Bùi Sỹ Hải.