- Sổ chi tiểt NVL, sổ nhật ký chung, sổ cái Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác
2.2.4.2. Quy trình luân chuyển nhập xuất kho:
* Quy trình nhập kho:
Nguyên vật liệu công ty phần lớn là được mua ngoài. Việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao sau đó chuyển cho phòng vật tư hoặc đội sản xuất để mua sắm. Khi công ty ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư thì phòng vật tư công ty cử cán bộ đi mua, rồi căn cứ vào hóa đơn bán hàng thì phòng vật tư đề nghị thủ kho nhập kho. Trường hợp các đội mua thì phải mua theo đúng bản giao khoán, nếu vượt quá định mức đề ra thì phải dùng lại. Đội tự ký hợp đồng với người bán sau đó lấy hóa đơn của người bán về phòng vật tư làm thủ tục nhập xuất kho NVL. Cuối cùng chuyển hóa đơn về phòng kế toán để hạch toán.
Do đặc thù của ngành nên một số nguyên vật liệu mua về được nhập kho, số khác thì được chuyển đến chân công trình để thi công luôn. Dù theo hình thức nào thì nguyên vật liệu đều được kiểm nghiệm có đứng phẩm chất hay không. Trong trường hợp kiểm nghiệm thừa thiếu, sai phẩm chất thì thủ kho cùng người nhập hàng báo ngay cho cơ quan lãnh đạo. Đối với những mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ, dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản khi hàng về nhập kho phải làm biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc giữa bên giao và bên nhận. Phiếu nhập kho do phòng vật tư lập làm ba liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
- Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ
V
í D ụ : Trong tháng 12 công ty mua vật liệu của công ty cổ phần Thương Mại 423 làm công trình trung tâm thương mại Đô Lương:
Công ty làm thủ tục nhập kho:
Mẫu số: 01 GTKL- 3LL MK: 2008 B
Số: 0093700