- Sổ chi tiểt NVL, sổ nhật ký chung, sổ cái Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác
BIÊN BẢN KIỂM KÊ
3.1.3. Nhận xét về công tác hạch toán NVL tại công ty cổ phần XDĐT T&T Nghệ An
T&T Nghệ An
- Về công tác thu mua: công ty tổ chức đội thu mua do cán bộ vật tư đảm nhận. Có nhiệm vụ tìm hiểu thăm dò nguồn hàng mà công ty cần mua từ đó phục vụ kịp thời cho sản xuất. Việc tổ chức đội thu mua đã tạo điều kiện quản lý chứng từ thu mua NVL hợp lý, tìm kiếm nguồn hàng có chất lượng, đúng quy cách, chủng loại góp phần giảm chi phí, hạ giá thành.
- Về khâu dự trữ bảo quản: công ty có hệ thống kho bố trí một cách khoa học để bảo quản NVL, khâu dự trữ vât liệu ở định mức hợp lý để phục vụ sản xuất không bị gián đoạn, gây ứ đọng vốn.
- Về việc sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng đều được thông qua phòng kế hoạch vật tư, xem xét tính hợp lệ nhu cầu nhằm sư dụng tiết kiệm. Mặt khác công ty sử dụng NVL căn cứ định mức tiêu hao do phòng kỹ thuật xây dựng do đó sử dụng vật liệu hợp lý hơn.
- Về chứng từ: công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất kho và luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên có nhiều trường hợp nhập kho không tiến hành kiểm nghiệm vật tư: vật tư nhập kho với khối lượng ít, mua của nhà cung cấp thường xuyên. Và việc thủ kho xuất kho trong khi chưa có sự đồng ý của giám đốc công ty.
- Việc đưa phần mềm kế toán máy vào áp dụng trong công tác kế toán đã san sẽ phần nào gánh nặng công việc cho kế toán viên, giảm bớt công tác quyết toán tháng, quý, năm; thông tin cung cấp có độ chính xác cao hơn. Số lượng sổ kế toán phải lưu giữ ít hơn, thuận lợi công tác đối chiếu.
- Công ty hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song do đó việc ghi chép giưa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc đối chiếu được thực hiện cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của phòng kế toán. - Về mã hóa NVL: hiện nay NVL công ty được mã hóa theo số thứ tự, cách mã hóa này khá chi tiết tuy nhiên chưa thể hiện dược NVL thuộc loại nào.
- Công ty chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chưa sử dụng sổ nhật ký mua hàng, cần lập sổ danh điểm vật tư, sử dụng TK 151 theo dõi hàng mua đang đi đường.
- Về phương pháp tính giá vật tư xuất kho:Công ty sử dụng phương pháp giá vật tư xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền do đó chưa cập nhật được giá vật tư xuất trong một ngày bình thường nếu ngày đó không phải ngày cuối tháng.
- Đối với việc quản lý nguyên vật liệu: Cả hai trường hợp mua vật tư (cán bộ phòng vật tư mua hoặc đội cử người đi mua) thì phòng vật tư đều tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Đây là cách quản lý vật tư chặt chẽ nhưng cũng gây ra một số khó khăn nhất định. Đặc biệt trong trường hợp vật tư do đội mua thường mua đến đâu xuất đến đó, không có tồn kho, nếu các công trình ở xa thì việc lập phiếu nhập kho, khi có yêu cầu sản xuất các đội phải lập phiếu lĩnh vật tư do đội trưởng ký xác nhận sau đó gửi về cho phòng vật tư để lập phiếu xuất kho, phiếu này phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị rồi lại chuyển về cho các đội sau đó mới được phép xuất kho sản xuất. Đây là một việc làm không cần thiết có thể dẫn đến mất thời gian và làm việc thi công công trình chậm chễ.