Mã hóa là cách thức thực hiện để phân loại gắn ký hiệu để xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Khi thực hiện mã hóa các danh mục cần chú ý:
+ Mã phải duy nhất trong danh mục
+ Trong trường hợp danh điểm có phát sinh trong thời gian thì xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.
+ Trong một số trường hợp việc xây dựng hệ thông mã phải thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo.
Các đối tượng chủ yếu được mã hóa trong kế toán NVL:
. Danh mục tài khoản: TK 152, 111, 112, 331…là xương sống của hệ thống kế toán. Việc xây dựng cần căn cứ vào yêu cầu quản lý, phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán.
. Danh mục chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…dùng quản lý các loại chứng từ gốc. Mỗi chứng từ gốc mang một hiệu xác định. Một danh mục chứng từ được xây dựng hợp lý sẽ tối ưu hóa quá trình nhập liệu. Nếu các chứng từ được phân loại đủ chi tiết thì có thể đặt nhiều tham biến ngầm định cho mỗi loại chứng từ đó, nhằm giảm nhẹ công việc nhập liệu cho người dùng.
. Danh mục vật tư hàng hóa: cập nhật hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hóa vật tư, phân loại hàng hóa vật tư.
. Danh mục kho hàng: dùng theo dõi hệ thống kho vật tư, mỗi kho có một mã riêng, tên kho và mã kho đều được lưu giữ trong danh mục này.
. Danh mục khách hàng: cập nhật hiệu chỉnh nhóm khách hàng, phân nhóm khách hàng.
-
Khai báo cài đặt: sau khi mã hóa cho các đối tượng các doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này.