78 Đ-ờng Yên Phụ – Quận Ba Đình – Hà Nội, về sau công ty chuyển về 45 Hàng Bún – Quận Ba Đình Hà Nội.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty.
Sơ đồ cơ cấu và tổ chức quản lý của chi nhánh Hà Nội
(Nguồn: công ty du lịch Thanh Niên Quảng Ninh )
Sơ đồ điều hành: Trung tâm lữ hành Lữ hành nội địa Lữ hành quốc tế Bộ phận Marketing Bộ phận hướng dẫn Bộ phận điều hành Bộ phận kế toán thủ quỹ Giám đốc chi nhánh Hướng Bộ phận Kế toán Cộng tác
(Nguồn do công ty du lịch thanh niên Quảng Ninh cung cấp)
Hiện nay công ty du lịch Thanh Niên Quảng Ninh chi nhánh tại Hà Nội có 5 ng-ời làm ở bộ phận điều hành và 4 h-ớng dẫn viên, ngồi ra cơng ty cịn có một số cộng tác viên ở bên ngoài. Sau đây là vai trò, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
Giám đốc chi nhánh: (Giám đốc hiện nay là anh Nguyễn Văn Thiện, sinh
năm 1976.
Phụ trách chung về mọi mặt của hoạt động kinh doanh, điều hành của chi nhánh.
Chịu trách nhiệm tr-ớc giám đốc trung tâm lữ hành về toàn bộ hoạt động của chi nhánh.
Là ng-ời điều hành trực tiếp mọi công việc của chi nhánh theo chức năng và quyền hạn đ-ợc giao.
Có trách nhiệm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các tổ chức đoàn thể hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đồn thể đó.
L-ơng và các khoản phụ cấp đ-ợc h-ởng theo hệ số căn cứ vào kết quả kinh doanh của chi nhánh.
Bộ phận Marketing:
Trong công ty du lịch Thanh Niên Quảng Ninh chi nhánh Hà Nội thì là ở bộ phận này gồm có: anh Yên Bá Thoan, anh Trần Minh V-ơng, anh Nguyễn Văn
C-ờng. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về các hoạt động nghiên cứu, khai thác và phát triển thị tr-ờng kinh doanh du lịch trong n-ớc và quốc tế. Có chức năng sau:
Tổ chức và thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị tr-ờng. Tiến hành các hoạt đông tuyên truyền quảng cáo.
Ký kết các hợp đồng với khách, với các hãng, các công ty du lịch để giới thiệu sản phẩm du lịch.
Đảm bảo thông tin giữa chi nhánh với nguồn khách, giữa các bộ phận trong chi nhánh có liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng.
Xây dựng và hoạch định các chiến l-ợc, sách l-ợc trình lên giám đốc.
Nhận thơng tin từ bộ phận thị tr-ờng hay trực tiếp từ khách hàng và tiến hành các công việc đặt chỗ, lịch trình, đ-a đón… từ đó để chuẩn bị cho chuyến đi đ-ợc tốt nhất.
Theo dõi và hỗ trợ việc thực hiện các ch-ơng trình du lịch.
Tập hợp các thơng tin phản hồi sau khi kết thúc các chuyến đi du lịch, để từ đó lấy ý kiến của khách và rút ra đ-ợc những cái tốt để phát huy và rút kinh nghiệm những cái ch-a làm tốt, cùng với đó để xây dựng các ch-ơng trình du lịch mới.
Bộ phận kế toán thủ quỹ: hiện nay là chị Hà Thị Ph-ơng Thuỷ đang làm
bộ phận kế toán thủ quỹ của công ty.
Làm nhiệm vụ quản lý tài chính của chi nhánh, thống kê nhằm phản ánh kịp thời về kết quả hoạt động kinh doanh cho giám đốc, đồng thời làm nhiệm vụ báo cáo cho cơng ty, có các chức năng nhiệm vụ sau:
Tập hợp, phân loại, sắp xếp, ghi chép; báo cáo đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực mọi chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phạm vi đ-ợc giao. Chịu trách nhiệm tr-ớc pháp luật của nhà n-ớc, quy định của công ty du lịch Thanh Niên Quảng Ninh về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của số liệu cung cấp và báo cáo.
Chấp hành nghiêm túc chế độ ghi chép ban đầu và tính liên tục của cơng tác kế toán thống kê.
Định kỳ thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác việc báo cáo và gửi báo cáo theo quy định của nhà n-ớc, của công ty du lịch Thanh Niên Quảng Ninh.
Theo dõi ghi chép phân tích, đánh giá chính xác, th-ờng xun tồn bộ hoạt động tài chính thuộc phạm vi đ-ợc giao với lãnh đạo chi nhánh, trung tâm và giám đốc công ty.
Bộ phận h-ớng dẫn viên: Đây là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách do
vậy bộ phận này là tiền đề cho sự phát triển của cơng ty. Có chức năng nhiệm vụ sau:
Tuân thủ và h-ớng dẫn khách du lịch chấp hành pháp luật Việt Nam, nội quy, quy chế nơi đến tham quan du lịch và tôn trọng phong tục tập quán của địa ph-ơng.
H-ớng dẫn khách tham quan du lịch theo đúng ch-ơng trình, có thái độ văn minh, tận tuỵ và chu đáo với khách.
Có trách nhiệm đối với việc đảm bảo an tồn, tính mạng, tài sản của khách du lịch.
Thông tin về chuyến đi cho khách du lịch và các quyền lợi hợp pháp khác của khách du lịch.
Đeo thẻ h-ớng dẫn viên và mặc đúng đồng phục của công ty trong khi làm nhiệm vụ.
Bị phạt tiền 100% theo mức độ sai phạm do chủ quan của h-ớng dẫn viên gây ra.
Đóng góp tiền đảm bảo hợp đồng: 5.000.000đ, số tiền này đ-ợc nộp quỹ công ty và đ-ợc trả lãi hàng quý theo quy định của ngân hàng nhà n-ớc.
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Nếu h-ớng dẫn viên đi h-ớng dẫn cho đơn vị khác thì phải có hợp đồng với đơn vị đó và đ-ợc giám đốc trung tâm đồng ý. Chỉ đ-ợc phép đi h-ớng dẫn theo từng chuyến.
H-ớng dẫn khác du lịch theo nhiệm vụ đ-ợc giao hoặc theo hợp đồng đã ký kết với doanh nghiệp lữ hành.
H-ớng dẫn khách du lịch theo các ch-ơng trình trong n-ớc và n-ớc ngồi.
Cộng tác viên: Hiện nay để đáp ứng đ-ợc nhu cầu và l-ợng khách lúc mùa vụ thì cơng ty đã ký hợp đồng với một số cộng tác viên bên ngoài để đáp ứng đ-ợc nhu cầu của khách tốt nhất. Điều kiện để làm cộng tác viên cho công ty nh- sau: