II – Đánh giá thực trạng phát triển dịch vụ EMS của VNPT 1 Cơ sở vật chất kỹ thuật và lực lượng lao động
3. Tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ EMS
Công tác tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ EMS bao gồm ba khâu chính là tổ chức khai thác, tổ chức vận chuyển và tổ chức đi phát, ba khâu này hợp lại thành một hệ thống phân phối hoàn chỉnh.
Tổ chức khai thác:
Khai thác chia chọn chiều đi : Sau khi chấp nhận tại giao dịch nhận gửi, bưu gửi EMS được tổ chức thu gom về các trung tâm khai thác chia chọn khu vực theo phạm vi các Bưu điện tỉnh, thành phố. Tuỳ theo hướng chuyển bưu gửi EMS sẽ được chuyển thẳng đến các Bưu điện tỉnh, thành phố hay chuyển tiếp tới các trung tâm phân phối khu vực.
Khai thác chia chọn chiều đến: Sau khi bưu gửi EMS được truyền đưa thay đổi về mặt không gian địa lý theo từng vùng giữa các tỉnh, thành phố, tiếp đó bưu gửi EMS được khai thác chia chọn theo từng đường thư của các bưu tá viên để chuyển phát đến người nhận.
Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam tổ chức khai thác thành ba trung tâm vùng tại ba miền, có 61 trung tâm Bưu chính nằm trực tiếp tại 61 Bưu điện tỉnh, thành phố. Việc tổ chức khai thác được thực hiện theo quy tắc 61/4 tức là chia trực tiếp cho từng Bưu điện tỉnh, thành phố và 4 bó: 1 bó phát trực tiếp, 1 đi nội tỉnh, 1 đi máy bay và 1 bó đi nước ngoài. Với
phương pháp này các sản phẩm khi đi qua các trung tâm của VPS không phải thực hiện chia chọn lại.
Việc chia chọn cũng bắt đầu được tự động hoá với công nghệ hiện đại đã phần nào giúp cho nhân viên chia chọn nâng cao năng suất lao động, giảm được thời gian toàn trình của dịch vụ. Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ và khai thác viên cũng thường xuyên được bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao tay nghề để phục vụ tốt cho công tác kinh doanh.
Tổ chức vận chuyển :
Các bưu gửi EMS chủ yếu vận chuyển theo tuyến đường thư trong đó có đường bộ và đường hàng không. Hiện nay mạng vận chuyển này gồm 3 hình thức vận chuyển chính sau đây:
- Hình thức vận chuyển bằng ô tô chuyên ngành: Hình thức này chi phí vận chuyển thấp, hoàn toàn mang tính chủ động cho VNPT.
- Hình thức vận chuyển bằng đường hàng không: Là loại phương tiện vận chuyển đảm bảo thời gian nhanh nhất nhưng cước vận chuyển lại cao, chỉ thực hiện với bưu phẩm EMS quốc tế và một số các tuyến trong nước có cự ly tương đối xa như việc vận chuyển bưu gửi EMS Bắc – Nam, các trung tâm đầu mối chính thuận tiện cảng hàng không như Hà Nội – TP. Hồ Chí Minh, Nha Trang, Đà Nẵng… Đây là phương tiện vận chuyển mà VNPT hoàn toàn bị động vào hàng không. Hiện nay vận chuyển hàng không trong nước chỉ có VietNam Airline độc quyền cung ứng, do vậy VNPT không có cơ hội để lựa chọn các nhà cung ứng khác.
- Hình thức vận chuyển bằng đường sắt: Phương tiện vận chuyển này có tính tương đối ổn định, giá cước vận chuyển hợp lý nhưng chỉ có thể thực hiện khi thấy đảm bảo chỉ tiêu thời gian cho bưu gửi EMS. Chủ yếu chỉ áp dụng cho các tỉnh cự ly tương đối xa, không vận chuyển được bằng hàng không và đường bộ nhưng lại thuận tiện gần ga đường sắt ở một số tuyến như Hà Nội – Thanh Hoá, Vinh, Huế…
Vận chuyển dịch vụ EMS gồm vận chuyển trong nước và quốc tế. - Đối với vận chuyển trong nước:
+ Theo đường bay: VNPT đã ký hợp đồng vận chuyển với VietNam Airlines để có 9 tuyến hoạt động theo đường bay nội địa, đến và đi từ các sân bay trong nước, trong đó chuyến Hà Nội – TP. Hồ Chí Minh và ngược lại có khối lượng bưu gửi lớn nhất.
+ Theo đường thư tàu hoả: VNPT cũng đã ký hợp đồng vận chuyển với Đường sắt Việt Nam, sử dụng tàu hoả Thống nhất hành trình 44h để vận chuyển bưu gửi EMS, tổ chức giao nhận với 14 ga trên toàn tuyến…
+ Theo đường thư bộ cấp I: Tổng số đường thư ô tô cấp I có 33 đường thư (không kể 17 đường thư phụ trợ) nối thông 61 tỉnh thành, đạt chuyên ngành hoá 100%. Trong đó có 49 tỉnh thành được phục vụ từ 2 chuyến thư/ngày trở lên, có 22/33 đường thư hoạt động với tần suất 2 chuyến/ngày.
+ Theo đường thư cấp II có 312 tuyến, trong đó có 47 tuyến ký sinh trên mạng cấp I. Vận chuyển bằng xe ô tô chuyên ngành 114 tuyến, đạt tỷ lệ 80% chuyên ngành hoá, 15% sử dụng phương tiện chuyên ngành khác như: ca nô, xuồng máy, xe máy, xe đạp…
Việc tổ chức vận chuyển bưu gửi EMS trong nước cho đến nay còn nhiều vấn đề cần phải giải quyết, trong đó đáng chú ý là việc phải kết hợp vận chuyển túi gói EMS với phát hành báo chí. Từ trước đến nay việc tổ chức đường thư cấp I sử dụng xe chuyên ngành đều lấy điểm xuất phát là các thành phố có điểm in báo. Sau khi nhận được báo tại nhà in, các xe thư mới được khởi hành. Nếu việc in báo bị chậm do công tác in ấn thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hành trình.
- Vận chuyển quốc tế:
+ Vận chuyển bưu gửi EMS bằng đường bay từ Việt Nam đi quốc tế được xuất phát từ 2 sân bay Nội Bài và Tân Sơn Nhất đi thẳng đến một số sân bay trên thế giới và quá giang chuyển tiếp đến các sân bay khác không có đường bay thẳng từ Việt Nam. Tổng số có 18 chuyến đường bay có đóng thẳng túi gói EMS, trong đó từ Nội Bài có 8 tuyến và từ Tân Sơn Nhất có 10 tuyến trao đổi túi gói với 96 nước trên thế giới.
+ Vận chuyển quốc tế hiện tại tuy đáp ứng được yêu cầu trao đổi túi gói EMS quốc tế nhưng ở mức sản lượng thấp và tốc độ chuyển phát chưa nhanh.
Tổ chức đi phát : Kết thúc quá trình sản xuất của dịch vụ EMS là khâu phát bưu gửi qua hệ thống mạng lưới đường thư do các bưu tá viên đảm nhận , có trách nhiệm chuyển phát bưu gửi EMS đến tay người nhận. Bưu gửi EMS được tổ chức đi phát riêng, không đi cùng các dịch vụ Bưu chính truyền thống khác để đảm bảo túi gói EMS đến tay người nhận một cách nhanh nhất.
So với Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam , SPT và Vietel mặc dù thành lập sau, không có mạng lưới rộng khắp như VNPT nhưng trong tổ chức hoạt động các công ty này cũng có một số thuận lợi.
Các công ty này không có nghĩa vụ phải tổ chức cung cấp dịch vụ tại những vùng xa xôi, biên giới, hải đảo... Họ chỉ tổ chức cung cấp dịch vụ ở những nơi có nhu cầu phát triển. Việc tập trung kinh doanh tại các vùng trung tâm kinh tế, thương mại (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng...) có đường giao thông thuận tiện đã cho phép các công ty này giảm chi phí đáng kể. Qua nghiên cứu, thấy rằng tại các địa bàn Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, khi kinh doanh bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi chuyển phát nhanh các công ty này áp dụng mức giá cước rẻ hơn nhiều so với Tổng công ty (giảm 18%). Còn ở các khu vực khác họ áp dụng mức giá cước tương tự của Tổng công ty hoặc nhích hơn một chút và tái gửi lại tại các ghisê giao dịch của Tổng công ty, sử dụng hệ thống của Tổng công ty để chuyển phát.
Tổ chức khai thác các dịch vụ Bưu chính của các công ty này tương tự hệ thống khai thác của Tổng công ty: Các ấn phẩm có nội dung tương tự, sử dụng hoá đơn trị giá gia tăng đặc thù (BC01), hệ thống phát ...
Các công ty này sử dụng các biểu trưng tương tự biểu trưng Bưu chính của Tổng công ty gây ra sự nhầm lẫn đối với khách hàng khi sử dụng dịch vụ đặc biệt là dịch vụ chuyển phát nhanh (ví dụ: ngày 09/01/2001 có một túi thư đường bay của Vietel gửi từ Hà Nội vào Khánh Hòa mà Hàng không đã giao nhầm cho Bưu điện Khánh Hòa).
Mặc dù Tổng cục Bưu điện đã cấp giấy phép cho 2 công ty này được cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh bưu phẩm trừ thư, nhưng thực tế các công ty này vẫn chấp nhận kinh doanh thư. Khi thử gửi một bưu gửi 20 gram qua hệ thống của Vietel cho một địa chỉ mà chủ
nhà đã đi định cư ở nước ngoài, lẽ tất nhiên bưu gửi này không phát được và phải chuyển hoàn. Sau khi nhận được bưu gửi chuyển hoàn, Ban Bưu chính thấy rằng Vietel đã sử dụng hệ thống thư thường của Tổng công ty để chuyển hoàn bưu gửi này. Như vậy, có thể thấy rằng tuy cũng đã tổ chức hệ thống dịch vụ riêng nhưng SPT và Vietel vẫn lợi dụng hệ thống của VNPT để thực hiện dịch vụ hoặc thực hiện một phần các công đoạn của dịch vụ khi cần thiết.
Tuy nhiên trong quá trình kinh doanh, các công ty này cũng có những điểm bất lợi. Đó là:
+ Một phần đội ngũ nhân lực thuê ngoài, không được đào tạo chính quy;
+ Thương hiệu mới không mang tính truyền thống, do vậy tốn kém về mức đầu tư cho quảng cáo, tiếp thị;
+ Độ an toàn của dịch vụ không cao, chưa tạo được uy tín với khách hàng; + Cơ sở vật chất và trang thiết bị không bằng VNPT…
Trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế, các công ty có qui mô hoạt động rộng trên phạm vi toàn cầu như DHL, Fedex, UPS, TNT, AIRBORNE… là những hãng chuyển phát nhanh có ưu thế hơn xa VNPT về tiềm lực, trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại, kinh nghiệm lâu năm và có uy tín lớn trên thị trường quốc tế. Việc đầu tư phát triển rất được chú trọng, họ sử dụng các công nghệ tiên tiến trong khai thác dịch vụ như thiết bị chia chọn, hệ thống máy tính truyền dữ liệu để phục vụ cho công tác truy tìm và định vị bưu gửi nhanh chóng, hiện đại, có nối mạng đi quốc tế.
Tuy nhiên các công ty này cũng có những hạn chế như:
+ Hạn chế về mạng lưới phân phối: Mạng lưới các công ty chuyển phát nhanh nước ngoài thường chỉ nhằm vào các đoạn thị trường lớn, có nhiều tiềm năng do đó mạng lưới phân phối dịch vụ của họ chỉ tập trung vào các thành phố lớn, tiện đường giao thông, gần các khu đô thị… mà số này chỉ chiếm khoảng 20 – 30% thị trường Việt Nam.
+ Do chỉ nhằm vào các đoạn thị trường lớn nên khi khách hàng có nhu cầu chuyển phát nhanh đến các khu vực mà họ không mở dịch vụ thì họ phải thuê dịch vụ EMS của VNPT để chuyển hàng cho khách hàng.