- Tính toán hiệu suất tính theo lịch trình để xác định xem dự án đang theo đúng tiến độ (> 1)
g. Quản lý rủi ro đầu tư
Quản lý rủi ro dự án là một nghệ thuật và kỹ năng nhận biết khoa học, là nhiệm vụ, và sự đối phó với rủi ro thông qua hoạt động của một dự án và những mục tiêu đòi hỏi quan trọng nhất của dự án. Quản lý rủi ro thường không được chú ý trong các dự án, nhưng nó lại giúp cải thiện được sự thành công của dự án trong việc giúp chọn lựa những dự án tốt, xác định phạm vi dự án, và phát triển những ước tính có tính thực tế. Mục đích của việc quản lý rủi ro dự án là giảm tối thiểu khả năng rủi ro trong khi đó tăng tối đa những cơ hội tiềm năng. Những tiến trình chính bao gồm:
- Lập kế họach quản lý rủi ro: quyết định tiếp cận và hoạch định những công việc quản lý rủi ro cho dự án như thế nào
- Nhận biết rủi ro: xác định yếu tố rủi ro nào ảnh hưởng tới một dự án và tài liệu về những đặc điểm của chúng
- Phân tích tính chất rủi ro: đặc điểm, phân tích rủi ro, ưu tiên xem xét những ảnh hưởng của chúng tới mục tiêu của dự án
- Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả năng có thể xảy ra và hậu quả của những rủi ro
- Kế hoạch đối phó rủi ro: thực hiện những bước đề cao những cơ hội và cắt giảm bớt những mối đe doạ đáp ứng những mục tiêu của dự án
- Giám sát và kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro đã nảy sinh, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro, và đánh giá hiệu quả của việc cắt giảm rủi ro
Trong hầu hết các tổ chức, người quản lý dự án thường thấy mình hoạt động trong môi trường động và quản lý với tài nguyên hạn chế. Số các rủi ro, hay tổn thất tiềm năng có thể cao. Những tổn thất này thường có tác động tiêu cực tới dự án về thời gian lịch biểu, ngân sách, chất lượng hay tổ hợp các lĩnh vực này. Người quản lý dự án muốn ngăn chặn những tổn thất này mà một trong những cách tốt nhất để làm điều này là kiểm soát rủi ro. Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện các hoạt động và các đe dọa (các sự kiện không mong muốn ) với họ. Điều này được gọi là phân tích rủi ro. Người quản lý dự án phải xác định xác suất xuất hiện ( như thấp, trung bình và cao) đối với những đe dọa này tác động kỹ thuật, vận hành và kinh tế lên tổ chức, điều này được gọi là quá trình đánh giá rủi ro. Người quản lý dự án có thế xác định các biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa đó khỏi xuất hiện hay để làm giảm nhẹ tác động của đe dọa, điều này được gọi là quản lý rủi ro. Ưu điểm của kiểm soát rủi ro có
nhiều. Bằng việc nhận diện các công việc găng và các đe dọa với chúng, người quản lý dự án có thể sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí tương ứng. Họ có thể tập trung nỗ lực của mình vào các công việc găng để đảm bảo tác động tối thiểu lên dự án. Họ có thể khái lược rủi ro tổng thể đối với dự án. Và kết quả là tự chuẩn bị cho mình phương án đối phó với tương lai không chắc chắn. Cuối cùng, họ có thể dùng kiểm soát rủi ro để phát triển các kế hoạch dự phòng tin cậy, hữu dụng. Khi thực hiện kiểm soát rủi ro, nhà quản lý cần khuyến khích sự tham gia của tất cả những người tham dự then chốt vào dự án…Việc đưa vào đầy đủ và phù hợp những người có khả năng tương ứng với sự khác biệt giữa việc kiểm soát rủi ro tin cậy và vô dụng. Việc thiếu họ có thể có nghĩa là không xác định các công việc găng và những đe dọa tương ứng. Nhà quản lý dự án cũng nên xác định các hoạt động quan trọng nhất và rồi nhận diện tất cả các đe dọa tiềm năng cho những hoạt động đó. Những hoạt động này có thể hay không thể là những công việc trên đường găng. Phân tích này có thể làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic trong lịch biểu để phản ánh tầm quan trọng của một công việc.
Thực tế trong Công ty, phòng Đầu tư hay ban quản lý dự án thường sử dụng Sổ theo
dõi hành động khắc phục phòng ngừa để xây dựng kế hoạch dự phòng, biện pháp giải quyết
phù hợp đối với từng sự cố của các công việc dự án. Những kế hoạch này sẽ giúp giảm bớt giảm bớt hay khử bỏ tác động của rủi ro cho một công việc găng của dự án.
Bảng bi ểu 1.13 : Sổ theo dõi hành động khắc phục phòng ngừa
TT Thời gian phát hiện Nội dung vấn đề Nguyên nhân phápBiện
Đơn vị /người thực hiện Thời gian thực hiện Kết quả thực hiện Đạt Không đạt Ghi chú
Dưới đây là một số vấn đề mà Ban quản lý dự án Công ty thường xuyên phải đối mặt hay mắc phải trong quá trình xây dựng dự án của mình là :
- Quy trình lập và định dự án không chuẩn - Khả năng tài chính hạn hẹp
- Sai xót trong bản thiết kế
- Thiết kế không đồng bộ, tương thích giữa các bộ phận
- Dự toán xây dựng có đơn giá không phù hợp với giá thị trường hiện tại - Giá bỏ thầu quá thấp
- Nhà thầu không đủ năng lực
- Tiêu cực và để lộ thông tin nhạy cảm trong quá trình thầu - Chậm gải phóng mặt bằng
- Xung đột với người dân sống xung quanh công trình - Quyết toán chậm, nợ đọng lâu dài
- Chậm tiến độ xây dựng - Tăng chi phí xây dựng
- Công trình không được duy tu, bảo trì thường xuyên - Thiếu các thiết bị phụ trợ và an toàn
Tuy nhiên mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc rất nhiều vào khối lượng công việc, thời gian và nỗ lực mà người quản lý dự án sẵn lòng dành ra để làm nó. Đối với các dự án xây dựng phức tạp, nhiều hạng mục công việc, nhiều khi bộ phận quản lý dự án của Công ty bị ngập chìm trong các con số thống kê xác suất và tính toán tác động tài chính của tổn thất. Điều này đòi hỏi Công ty phải có mức độ kiểm soát rủi ro phù hợp theo quy mô và tầm quan trọng của từng dự án, đặc biết đối với dự án càng lớn và quan trọng thì càng yêu cầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học.
1.3.1.4 Nhận xét về công tác quản lý dự án tại Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex-1 Công tác quản lý dự án của Công ty hiện nay nhìn chung là đạt hiệu quả nhưng chưa cao. Công ty đã xây dựng được quy trình quản lý dự án đầu tư khá chi tiết, đầy đủ, được chia làm nhiều bước thực hiện theo các giai đoạn chuẩn bị, thực hiện, khai thác của dự án với vai trò, trách nhiệm của các bên tham gia quản lý. Trên cơ sở đó, tạo thuận lợi cho các cán bộ quản lý trong việc lập kế hoạch các công việc, tổ chức thực hiện và giám sát công trình dễ dàng hơn. Đồng thời, trong quá trình quản lý dự án, Công ty đã dựa trên đặc điểm các dự án đầu tư của mình để xây dựng các phương pháp, biện pháp quản lý và xử lý phù hợp trong các mặt quản lý của dự án : quản lý về thời gian và tiến độ, quản lý chất lượng công trình, quản lý
chi phí dự án, quản lý rủi ro...Việc áp dụng các quy trình quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt đã giúp hoạt động quản lý dự án của Công ty từ khâu lập kế hoạch, điều phối thực hiện đến giám sát, đánh giá trở nên đơn giản hơn, hiệu quả đạt được cao hơn, mang lại thành công cho các dự án. Như vậy, công tác quản lý dự án của Công ty dần được cải thiện, góp phần nâng cao hoạt động đầu tư phát triển cũng như uy tín, hình ảnh của Công ty trên thị trường.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, các dự án đầu tư của Công ty chưa thực sự đạt được thành công cao như mong đợi. Có thể kể đến một số nguyên nhân chủ yếu là :