- Môi trường hoạt động đầu tư của dự án chứa đựng các yếu tố bất định cao vì thời gian đầu
c. Quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách bao gồm :
- Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án.
- Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án. - Dự toán chi phí: phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết
lập một đường mức cho việc đo lường việc thực hiện
- Kiểm soát và Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi chi phí dự án.
Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức quản lý. Theo đó, để lên kế hoạch, Ban quản lý đã tính toán các khoản chi phí trực tiếp trên từng công việc và hạng mục công việc đã được xác định ở bước lập kế hoạch tổng thể, bao gồm chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ thiết bị hay cơ sở hạ tầng, đồng thời dự toán các khoản chi phí gián tiếp liên quan như chi phí quản lý, chi phí đào tạo, chi phí khấu hao thiết bị, các dịch vụ hợp đồng, chi phí tổ chức..., sau đó lên kế hoạch tổng số lượng cần để thực hiện dự án và phân bổ hợp lý trong từng giai đoạn thực hiện. Để có được các tính toán chính xác, Công ty cần sử dụng phương pháp ước tính chi phí phù hợp. Một trong số những phương pháp ước tính chi phí được sử dụng phổ biến hiện nay là phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuông thấp, nhưng việc đạt được hiệu quả là công việc không dễ dàng.
Phòng Đầu tư và ban quản lý dự án sẽ tổ chức giám sát hoạt động chi phí. Trong đó cần phải đảm bảo và ghi nhận sự thay đổi chi phí hợp lý trong phạm vi cho phép, đồng thời có trách nhiệm thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền. Để đảm bảo các công việc không bị chậm trễ, bộ phận quản lý trong quá trình giám sát sẽ tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực hiện theo các bước :
- Tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện - Tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện
- Tính biến động chi phí để xác định xem dự án này chưa sử dụng triệt để kinh phí (kết quả mang số dương +) hoặc vượt quá kinh phí (kết quả mang số âm -).
- Tính toán hiệu suất chi phí : là tỷ số xác định xem dự án sử dụng kinh phí chưa triệt để (tỷ số lớn hơn 1), hay vượt quá chi phí dự toán (tỷ số nhỏ hơn 1).
- Xác định có nên lấn sang các khoản dự trữ dự phòng hay dự trữ cho quản lý dựa trên kế hoạch quản lý rủi ro mà Ban quản lý đưa ra
Trên cơ sở tính toán, Giám đốc dự án và các thành viên quản lý sẽ đưa ra biện pháp xử lý kịp thời giúp dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch dự toán ngân sách đặt ra, đảm bảo thành công cho dự án sau này.
Tuy nhiên, điều quan trọng là nguồn tài chính mà Công ty huy động cho dự án phải đảm bảo phân bổ hợp lý cho các khoản chi phí cần thiết trong từng giai đoạn thực hiện dự án theo đúng thời gian và tiến độ của công việc. Ban lãnh đạo Công ty cũng hết sức chú trọng đến điều này và đã xây dựng quy trình quản lý vay vốn cho các dự án đầu tư, hướng dẫn các phòng, ban và đơn vị thi công cùng thực hiện.
Sơ đồ 1.9 : Quy trình vay vốn của dự án
Theo sơ đồ trên, quy trình vay vốn được diễn ra như sau
- Lập phương án nhận khoán : Căn cứ vào hợp đồng ký kết với Bên A, đơn vị làm việc với phòng Kinh tế thị trường lập phương án nhận khoán theo đúng những chi phí vật liệu, nhân
công, máy móc, chi phí chung và đề nghị lãnh đạo công ty quyết định mức giao khoán.
- Kiểm tra báo cáo : Căn cứ phương án nhận khoán của đơn vị lập, phòng Kinh tế thị trường kiểm tra định mức, đơn giá theo đúng quy định của Bộ Xây dựng, sau đó trình Giám đốc Công ty phê duyệt hợp đồng giao khoán.
- Duyệt hợp đồng giao khoán : Sau khi xem phương án nhận khoán, kết quả kiểm tra và đề xuất của phòng Kinh tế thị trường, Giám đốc Công ty ra quyết định giao khoán cho đơn vị thực hiện
- Thực hiện hợp đồng giao khoán : Căn cứ hợp đồng giao khoán, phòng Kinh tế thị trường, phòng Kỹ thuật thi công, phòng Tài chính kế toán, đơn vị giao nhận khoán có trách nhiệm thực hiện hợp đồng giao khoán
- Đơn vay : Đơn vị lập đơn vay vốn để thi công công trình đúng tiến độ, chi tiết khoản mục vật liệu, nhân công, chi phí máy, chi phí chung, phòng Kỹ thuật thi công kiểm tra số đã vay và lũy kế các khoản phải trả các công trình để xem xét khả năng trả, đồng thời kiểm tra chứng từ chi phí hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của phần đã vay. Trên cơ sở đó Phó giám đốc phụ trách công trình ký xác nhận trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
- Duyệt vay : Giám đốc Công ty căn cứ xem xét đề nghị của phòng Kỹ thuật thi công, phòng Tài chính kế toán và thực tế thi công, chứng từ chi phí hoàn ứng để duyệt vay.
- Giảm nợ : Khi Bên A trả tiền, phòng Tài chính kế toán lập phiếu giảm nợ và căn cứ mức khoán ghi giảm nợ cho đơn và trình Giám đốc ký giảm nợ.
- Thanh lý hợp đồng giao khoán : Sau khi công trình hoàn thành và có hồ sơ quyết toán với Bên A, bên A trả hết tiền, đơn vị làm phiếu đề xuất thanh lý hợp đồng giao khoán có xác nhận của phòng Kinh tế thị trường, phòng Tài chính kế toán, trình Giám đốc Công ty ký.
- Lưu hồ sơ : Hồ sơ vay vốn bản gốc được lưu trữ tại phòng Tài chính kế toán
Với quy trình này, vốn sẽ đáp ứng tốt yêu cầu của dự án trong giai đoạn thực hiện. Tuy nhiên việc chi tiết, rõ ràng hơn trong kế hoạch phân bổ vốn cho công trình là điều mà lãnh đạo và thành viên tham gia quản lý dự án của Công ty cần phải chú trọng.