- Tính toán hiệu suất tính theo lịch trình để xác định xem dự án đang theo đúng tiến độ (> 1)
f. Quản lý đấu thầu
Để đảm bảo thực hiện công tác đấu thầu trong Công ty theo đúng các quy định và các hướng dẫn của pháp luật hiện hành, lãnh đạo Công ty đã áp dụng quy trình quản lý công tác đấu thầu cho toàn bộ công tác đấu thầu của các dự án do Công ty thực hiện.
Từ dự án đầu tư được duyệt, cán bộ phòng Đầu tư sẽ chia dự án thành các gói thầu hợp lý dựa theo quy mô gói thầu, tính chất công việc, công nghệ thi công... Đồng thời phân tích các yêu cầu của dự án để đưa ra phương án về hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian tổ chức đấu thầu, thời gian thực hiện hợp đồng và loại hợp đồng theo quy định của pháp luật. Trưởng phòng Đầu tư và các cán bộ có liên quan sẽ bảo vệ kế hoạch đấu thầu trước Hội đồng quản trị và lãnh đạo Công ty để xem xét phê duyệt và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trưởng phòng Đầu tư và cán bộ lập kế hoạch đấu thầu của phòng Đầu tư có trách nhiệm đôn đốc, giải trình và theo dõi tiến độ phê duyệt kế hoạch đấu thầu. Phòng Đầu tư kết hợp với phòng Kinh tế thị trường và phòng Tài chính kế toán, phòng Thiết bị vật tư chuẩn bị
danh sách thành viên Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu (nhân lực từ các đơn vị trong Công ty) trình lãnh đạo Công ty phê duyệt.
Bảng biểu 1.12 : Kế hoạch đấu thầu
TT Tên gói thầu Giá gói thầu Nguồn tài chính Hình thức lựa chọn nhà thầu Phương thức đấu thầu
Thời gian lựa chọn nhà thầu Hình thức hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng Tổng giá trị các gói thầu
Sau đó, Phòng Đầu tư hoặc Ban quản lý dự án đăng kế hoạch đấu thầu lên phương tiện thông tin đại chúng, trên cơ sở thiết kế kỹ thuật, đề cương, phương án, và tổng dự toán
hoặc dự toán chi tiết của dự án được phê duyệt để chuẩnbị HSMT cho từng gói thầu : - Phân công nhân sự trong Công ty chuẩn bị
- Thuê chuyên gia từ bên ngoài kết hợp - Thuê tư vấn
Trưởng Phòng Đầu tư và các cán bộ có liên quan, Ban quản lý dự án, Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu,... bảo vệ HSMT trước lãnh đạo Công ty để nhận được sự phê duyệt và trình cấp có thẩm quyền xem xét. Kết thúc phê duyệt, Phòng Đầu tư, Ban quản lý dự án, phòng Kinh tế thị trường và các đơn vị có liên quan chuẩn bị HSMT phối hợp với phòng Tài chính kế toán tiến hành phát hành HSMT theo thời gian đã thông báo mời thầu ( Phòng Đầu tư chủ trì). Nếu có thay đổi về nội dung trong HSMT, Phòng Đầu tư hoặc Ban quản lý dự án sẽ có trách nhiệm thông báo đến các nhà thầu đã nhận HSMT.
Phòng Đầu tư, Ban quản lý dự án có trách nhiệm trình lãnh đạo Công ty thực hiện các yêu cầu của cấp có thẩm quyền ghi trong quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, đồng thời
thông báo kết quả đấu thầu tới các nhà thầu đã tham dự đấu thầu, kết hợp với phòng Tài chính kế toán chuẩn bị nội dung thương thảo hợp đồng, mời nhà thầu trúng thầu thươnng thảo và ký kết hợp đồng theo quy định. Sau khi hợp đồng được phê duyệt, Phòng Đầu tư sẽ chuyển hợp đồng đến các bộ phận liên quan để theo dõi và quản lý hợp đồng :
- Lãnh đạo Công ty : 1 bộ - Phòng Tài chính kế toán : 2 bộ - Phòng Đầu tư : 2 bộ
- Ban quản lý dự án : 1 bộ
- Phòng Kinh tế thị trường : 1 bộ - Phòng Kỹ thuật thi công : 1 bộ
Phòng Đầu tư, Ban quản lý dự án có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Công ty giải quyết các kiến nghị của nhà thầu về các vấn đề liên quan đến công tác đấu thầu trong thời hạn tối đa 5 ngày sau khi nhận được kiến nghị của nhà thầu. Đồng thời giải trình với Hội đồng tư vấn và chủ đầu tư về các nội dung kiến nghị của nhà thầu khi có yêu cầu và phối hợp các phòng, đơn vị liên quan báo cáo lãnh đạo Công ty về nội dung giải quyết các khiếu nại tố cáo trong đấu thầu.
Dưới đây là quy trình quản lý công tác đấu thầu tại Công ty :