Hạch toán, kế toán ở các đơn vị của Bộ Công an nói chung và ở Trường Đại học Phòng cháy, Chữa cháy nói riêng là hoạt động thu nhận và cung cấp thông tin về tài sản
và các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị nhằm giám sát, phản ánh và kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó.
Hạch toán kế toán là một phần không thể thiếu của quản lý tài chính. Để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản lý, đòi hỏi công tác ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sử dụng kinh phí của Trường phải kịp thời, chính xác.
Thông qua công tác hạch toán, trường có thể kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, xâm phạm tài sản, vi phạm các chế độ chính sách, thể lệ tài chính, kinh tế của Nhà nước và của đơn vị.
Thông qua quá trình ghi chép tổng hợp số liệu, hạch toán kế toán, cung cấp các số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý các hoạt động trong các đơn vị, kiểm tra phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
Công tác hạch toán kế toán trong các trường đại học hiện nay được thực hiện theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định 999/TC/QĐ/CĐKT ngày 2 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài chính. Bắt đầu từ tháng 3 năm 2006 công tác hạch toán kế toán được thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp thay thế Quyết định 999/TC/QĐ/CĐKT.
Kiểm toán cũng là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính và ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết. Kiểm toán luôn đi kèm, tiếp nối với hoạt động kế toán. Nếu kế toán làm nhiệm vụ tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp những thông tin, thì kiểm toán chính là sự xác nhận tính chuẩn xác của thông tin và quan trọng hơn là qua đó hoàn thiện các quá trình quản lý, hoàn thiện quá trình tổ chức thông tin phục vụ có hiệu quả cho các đối tượng sử lý thông tin kế toán.
Công tác kiểm toán trong các trường đại học công lập hiện nay do Kiểm toán Nhà nước thực hiện là chủ yếu, hầu như không có hoạt động kiểm toán nội bộ. Hoạt động
kiểm toán bước đầu đã được thực hiện, nhưng kết quả đạt được còn chưa tương xứng với vai trò của hoạt động kiểm toán. Điều này xuất phát từ hai nguyên nhân sau: một là, do công tác kiểm toán đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay do Kiểm toán Nhà nước thực hiện không thường xuyên (thường 5 năm một lần). Hai là, các đơn vị sự nghiệp hầu như không có kiểm toán độc lập.
Đối với Trường Đại học Phòng cháy, Chữa cháy công tác kiểm toán được Kiểm toán Nhà nước thực hiện không thường xuyên, chỉ mới thực hiện một lần vào năm 2002. Còn cơ quan chủ quản là Bộ Công an và nhà Trường đều không có bộ phận kiểm toán nội bộ.
Như vậy, để đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính đối với Trường Đại học Phòng cháy, Chữa cháy, nhất là trong giai đoạn hiện nay, để đa dạng nguồn thu, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn ngân sách cũng như các nguồn thu khác thì công tác hạch toán, kiểm toán cũng phải có những giải pháp hữu hiệu hơn.
Chương 3