Lập dự toán ngân sách thu chi của Trường Đại học Phòng cháy, Chữa cháy là quá trình cân đối, phân tích, đánh giá giữa nhu cầu chi và khả năng nguồn tài chính huy động được, từ đó xác định việc đáp ứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị để làm căn cứ điều hành việc thu chi trong năm của đơn vị.
Theo luật NSNN, dự toán thu chi ngân sách của các trường đại học công lập được lập theo đúng chế độ hiện hành, gồm hai phần dự toán thu và dự toán chi. Dự toán chi được lập theo đúng mục lục ngân sách cho từng nguồn. Dự toán chi phần NSNN được lập chi tiết còn là căn cứ để cấp phát ngân sách sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Dự toán thu căn cứ vào chỉ tiêu phân bổ của cơ quan có thẩm quyền, định mức phân bổ để tính nguồn thu từ NSNN. Các nguồn thu khác ngoài NSNN được dự toán theo các nguyên tắc thông thường.
Trình tự lập dự toán thu, chi của đơn vị như sau: căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh được giao, trong đó có chỉ tiêu được NSNN đảm bảo, hướng dẫn xây dựng kế hoạch của cơ quan chủ quản, định mức kinh phí cho một sinh viên. Ngoài ra còn căn cứ vào các nhu cầu khác như về chương trình mục tiêu, đầu tư XDCB, giáo trình…để làm căn cứ lập dự
toán. Đối với các khoản thu chi phát sinh ngoài nguồn NSNN, đơn vị dựa vào các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của đơn vị quy định cho từng khoản chi.
Quá trình lập dự toán thu, chi hiện nay đã chặt chẽ hơn trước, về cơ bản đã phản ánh được cả nguồn NSNN và nguồn ngoài NSNN. Thông qua công tác lập dự toán, các Bộ môn, Phòng, Trung tâm trong trường đã có sự phối hợp để xây dựng kế hoạch thu chi, xây dựng dự toán của đơn vị. Tuy vậy qua dự toán do đơn vị lập và dự toán được phê duyệt, vẫn còn có các tồn tại sau:
Thứ nhất, đối với những khoản NSNN cấp theo định mức thì các đơn vị lập rất chuẩn theo định mức. Những khoản cấp phát cho chương trình mục tiêu, XDCB, mua sắm trang thiết bị dạy học… thuộc những kinh phí không thường xuyên thì trường lập dự toán vượt so với dự toán được phê duyệt, vì tâm lý sợ bị cắt xén khi duyệt của các cơ quan có thẩm quyền. Đây là vấn đề mang tính phổ biến trong dự toán và cấp phát NSNN nói chung cần khắc phục.
Thứ hai, đối với các nguồn thu ngoài NSNN, đơn vị lập rất sơ sài, mang tính chiếu
lệ, không có chi tiết. Nếu so với số thực đạt được trong năm kế hoạch thường thấp hơn nhiều.
Thứ ba, dự toán hiện nay lập vừa thừa lại vừa thiếu. Thừa ở chỗ quá chi tiết theo “ mục”. Nhìn vào dự toán được lập có thể thấy được tổng quỹ lương của trường là bao nhiêu nhưng lại không thấy được lương chi cho giảng viên, chi cho quản lý là bao nhiêu, nguồn lương chi cho khoá đào tạo chính quy, tại chức khác là bao nhiêu để từ đó cấp chủ quản có thể quản lý và phê duyệt, trên cơ sở đó giúp các đơn vị có định hướng quản lý tiết kiệm ngay từ khi lập dự toán. Mặt khác, dự toán lập cho khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp hiện nay thiếu căn cứ khoa học vì chỉ dựa vào số cán bộ giảng dạy và số cán bộ quản lý của trường. Trong khi đó quỹ lương không chỉ phụ thuộc vào đội ngũ giảng viên, cán bộ hiện có mà còn phụ thuộc vào đội ngũ cán bộ thỉnh giảng, hợp đồng…
Những tồn tại trên có nguyên nhân xuất phát từ chỗ, công tác dự toán tài chính trong Trường thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, dự toán vẫn chủ yếu do Phòng Hậu cần của Trường lập, do vậy không tính toán đầy đủ và phản ánh hết các công việc của các bộ phận, do vậy thiếu chính xác.