Hiện nay, bờn cạnh những thành tựu đó đạt được trong lĩnh vực QLTH TDA GDĐH, Trường ĐH Vinh vẫn chưa đề ra được một cơ chế phự hợp để điều hành hoạt động QLTH TDA:
- Việc quản lý và thực hiện chưa rừ ràng, nhất là đối với tuyển dụng, điều động nhõn sự cho cụng việc của DA . Tỡnh trạng này dẫn đến việc quản lý chồng chộo, đụi khi thả nổi hoạt động.
- Cỏc quy định về thủ tục quản lý cỏn bộ, cỏc chế độ dành cho cỏn bộ giảng dạy kiờm nhiệm cụng tỏc của DA chưa thực sự hợp lý.
Qua thực tế cụng việc cũng như qua thăm dũ ý kiến của đội ngũ cỏn bộ quản lý cỏc cấp và chuyờn viờn, cỏn bộ giảng dạy cho thấy: cơ chế điều hành cụng tỏc QLTH TD GDĐH hiện nay chưa hợp lý, cũn nhiều bất cập:
- Chưa cú cỏc hướng dẫn cụ thể của Nhà nước, Bộ chủ quản về cỏch thức QLTH cỏc DA hỗ trợ giỏo dục, đặc biệt là GDĐH. Dự ỏn GDĐH là một trong những DA về GDĐH được triển khai trong trường ĐH Vinh. So với một số chương trỡnh, DA khỏc được thực hiện tại ĐH Vinh, DA GDĐH cú quy mụ và hệ thống hơn (Quy mụ rộng rói cho cỏc trường ĐH, trong hệ thống GDĐH trờn toàn quốc), cú thời gian khỏ dài, chia thành 3 thành phần, tài trợ trực tiếp cho cỏc nhà trường thành 3 mức A, B và C. Cú nhiều chương trỡnh, DA đó và đang được triển khai trong trường, tuy nhiờn chưa tuõn theo một cơ chế điều hành nào.
- Nhà trường chưa cú quy định thống nhất giữa cỏc phũng ban chức năng, trung tõm và đơn vị đào tạo về việc phõn cụng cỏn bộ chuyờn trỏch hoặc kiờm nhiệm cụng tỏc QLTH TDA GDĐH.
- Nhà trường chưa cú chớnh sỏch đói ngộ hợp lý để động viờn mọi người tớch cực tham gia cụng tỏc quản lý và thực hiện cú hiệu quả TDA GDĐH, do vậy, hoạt động này phần lớn mang tớnh chất trỏch nhiệm, việc “phải làm” do được phõn cụng, chưa mang tớnh “tớch cực chủ động” và “tự chịu trỏch nhiệm”. - Nhà trường chưa cú một chiến lược cụ thể để phỏt triển cụng tỏc QLTH cỏc
DA đầu tư nhằm nõng cao chất lượng đào tạo hiện nay và trong tương lai. - Việc phối kết hợp giữa cỏc phũng ban chức năng và cỏc khoa/đơn vị đào tạo
để QLTH tốt TDA GDĐH chưa được hợp lý.
- Việc thành lập cỏc ban QLTH TDA GDĐH chưa đỏp ứng được đũi hỏi về trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ và yờu cầu của cụng việc.
Trước yờu cầu của cụng cuộc đổi mới và xu hướng hội nhập, trỡnh độ và năng lực quản lý của đội ngũ lónh đạo QLTH DA về cơ bản vẫn chưa đỏp ứng được yờu cầu của nhiệm vụ đặt ra, nhất là yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ trong lĩnh vực quản lý DA và trỡnh độ ngoại ngữ, tin học … Tuy nhiờn, do cũn nhiều khú khăn nờn Trường ĐH Vinh vẫn chưa cú cơ chế, chớnh sỏch đối với cụng tỏc đào tạo, bồi dưỡng để nõng cao trỡnh độ đội ngũ. Do vậy, chưa khuyến khớch được đội ngũ đi học trong điều kiện đời sống kinh tế cũn gặp nhiều khú khăn. Bờn cạnh đú, vẫn chưa cú biện phỏp hành chớnh để bắt buộc cỏn bộ phải đi học để nõng cao trỡnh độ nờn dễ gõy ra tõm lý ỷ lại, ngại đi học, làm việc chủ yếu dựa vào cỏc kinh nghiệm ớt tớch luỹ được trong quỏ trỡnh cụng tỏc.
- Cụng tỏc tuyển dụng cỏn bộ/điều chuyển cỏn bộ phục vụ cho việc QLTH DA và việc nõng cao trỡnh độ cho cỏn bộ nhằm đỏp ứng yờu cầu phỏt triển của nhà trường là đũi hỏi cấp thiết. Cỏc ban QLTH TDA trường ĐH Vinh chưa cú một biờn chế chuyờn trỏch nào. Đa số cỏn bộ đều được điều động là cỏn bộ giảng dạy kiờm nhiệm cụng tỏc DA. Một bộ phận của văn phũng DA GDĐH được điều
động từ phũng HTQT, một bộ phận cỏn bộ chuyờn mụn am hiểu kỹ thuật được điều động từ cỏc khoa/đơn vị đào tạo. Số cỏn bộ này thường là cỏn bộ giảng dạy thuộc cỏc khoa. Họ được nhà trường cắt giảm giờ lờn lớp 50%, số giờ cũn lại làm việc cho Ban QLTH TDA. Số cỏn bộ này họ cũng chưa thật sự yờn tõm cụng tỏc. Về phớa đơn vị quản lý chuyờn mụn là cỏc khoa đào tạo, cú suy nghĩ rằng những cỏn bộ này được tăng cường cho cụng việc của DA , nờn cũng khú bố trớ cỏc cụng việc chuyờn mụn và thời gian hợp lý. Bờn cạnh đú, về cụng tỏc QLTH DA là một lĩnh vực hoàn toàn mới. Họ vừa làm, vừa học, vừa phải chia sẻ kinh nghiệm với cỏc đơn vị bạn. Cú thể, trước đõy, những vấn đề mang tớnh chất chiến lược hoặc tổng quỏt như kế hoạch, mục tiờu … là xa lạ, thỡ bõy giờ họ cần phải làm quen và sử dụng thuờng xuyờn. Họ phải học về cỏc phương phỏp đo mục tiờu, cỏch giải quyết vấn đề bằng phõn tớch, dự bỏo …. Cỏc quy trỡnh đấu thầu cũng cần phải học và thực hiện cỏc bước một cỏch chặt chẽ, khoa học. Dự toỏn ngõn sỏch cũng phải được cõn nhắc cẩn thận trước khi triển khai hoạt động liờn quan. Kế hoạch đào tạo được thực hiện theo cỏc quy chế của Chớnh phủ, nhà nước ban hành, cú tỡm hiểu hướng dẫn của tổ chức quốc tế…. . Như vậy, việc điều động cỏn bộ giảng dạy theo cơ chế cũ đó khụng cũn thớch hợp, cần phải cú biện phỏp hữu hiệu để giải quyết tỡnh trạng này.
- Cỏn bộ phụ trỏch cụng tỏc tài chớnh, kế toỏn của cỏc tiểu DA là cỏn bộ thuộc phũng Kế hoạch – tài chớnh, đảm nhận cụng việc trong Ban với vị trớ kiờm nhiệm. Hệ thống quản lý tài chớnh do ngõn sỏch cấp hàng năm qua Bộ chủ quản được quản lý theo chương trỡnh kế toỏn thống nhất. Tuy nhiờn, quản lý tài chớnh DA và cụng tỏc kế toỏn DA lại được hạch toỏn theo cỏc hạng mục chi tiờu hợp lệ do Ngõn hàng Thế giới quy định,vỡ vậy, bỏo cỏo tài chớnh hoàn toàn khỏc so với hệ thống kế toỏn ngõn sỏch cấp. Do cú sự khỏc nhau nờn kế toỏn DA và quản lý tài chớnh DA gặp khụng ớt khú khăn trong vấn đề này. Ngoài ra, cỏc bỏo cỏo tài chớnh DA phải bằng tiếng Anh nờn đũi hỏi cỏn bộ làm cụng tỏc này cũng phải cú trỡnh độ tiếng Anh nhất định.
- Vị trớ phụ trỏch chuyờn mụn của cỏc TDA tuỳ thuộc vào từng lĩnh vực TDA đầu tư. Căn cứ vào tớnh chất của TDA để nhà trường điều động cỏn bộ. Thụng thường cỏn bộ phụ trỏch chuyờn mụn thuộc từng TDA là trưởng hoặc phú trưởng khoa/đơn vị đào tạo. Việc điều động cỏn bộ quản lý trong vị trớ phụ trỏch chuyờn mụn cú một số thuận lợi nhất định như: là người trực tiếp xõy dựng kế hoạch phỏt triển đơn vị hưởng lợi, nắm vững thực trạng của đơn vị, khi cần cú thể điều động ngay lực lượng cỏn bộ hỗ trợ kịp thời cỏc cụng tỏc DA. . . Tuy nhiờn, bờn cạnh đú, cũng cũn nhiều điều bất cập như: là cỏn bộ quản lý nờn hầu như khụng cú thời gian để tham gia trực tiếp điều hành cụng tỏc DA, khụng thể nghỉ dạy/quản lý trong một thời gian nào đú để tham gia cỏc hội nghị chuyờn đề, cỏc hội thảo liờn quan đến lĩnh vực DA đầu tư….. Như vậy, số cỏn bộ này đó bị hạn chế cỏc cơ hội tiếp cận là học hỏi kinh nghiệm từ cỏc trường ĐH khỏc cũng tham gia DA GDĐH thuộc Quỹ NCCL. Những hoạt động này của DA cũng thực sự cú ớch cho những thành viờn tham gia quản lý DA. Do cỏc cỏn bộ quản lý chưa được đào tạo chớnh quy về QLTH DA, nờn việc tham gia cỏc khoỏ học ngắn hạn, cỏc hội thảo, tập huấn là rất cần thiết. Đõy cũng là một bất cập do cơ chế đưa lại làm cho cụng tỏc QLTH TDA gặp nhiều khú khăn.
Mối liờn kết ngang giữa cỏc thành viờn trong ban trong trường hợp cơ cấu tổ chức tồn tại tại ĐH Vinh được gọi là cỏch tiếp cận thứ ba: tiếp cận theo chiều
ngang[34, 220]. Thời gian qua, cỏc TDA GDĐH trở thành đơn vị đặt cắt ngang
qua nhiều bộ phận chức năng. Như vậy, những người làm việc cho DA vẫn cũn là thành viờn của cỏc đơn vị khỏc nhau trong tổ chức và được DA giao nhiệm vụ cụ thể. Dự ỏn cú quyền chỉ đạo cỏc cỏ nhõn phải “làm gỡ” và giải thớch “tại sao”
phải làm như vậy. Sự điều hành cụng việc theo mụ hỡnh này sẽ bị hạn chế nhiều
do khụng thể tập trung quyền lực quản lý cho DA. Đối với một số TDA cú sử dụng cỏn bộ của nhiều đơn vị thỡ mối quan hệ quyền lực sẽ chủ yếu đi theo chiều dọc chứ khụng theo chiều ngang.
Vớ dụ: TDA GD ĐH mức A “Đổi mới, nõng cấp thư viện và xõy dựng
trung tõm thụng tin thư viện” là TDA tập trung đầu tư phỏt triển thư viện của
trường thành một thư viện hiện đại, ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc thư viện…. Nguồn nhõn lực của thư viện khụng thể đỏp ứng được tất cả cỏc yờu cầu về nõng cấp trang thiết bị, đổi mới thư viện …. Để cụng việc thực sự cú hiệu quả, Nhà trường đó quyết định điều động một số cỏn bộ giảng dạy của khoa Cụng nghệ Thụng tin hỗ trợ DA trong lĩnh vực tin học hoỏ thư viện, một số cỏn bộ khỏc của khoa Lý và phũng Quản lý Khoa học và Thiết bị chịu trỏch nhiệm lờn kế hoạch, mua sắm trang thiết bị mới, Ban Quản lý cỏc DA xõy dựng cơ bản phụ trỏch thiết kế, thi cụng sửa chữa cơ sở hạ tầng khu vực thư viện cũ…. Như vậy, quản lý nhõn sự cũng thuộc về trỏch nhiệm của người quản lý DA . Một lực lượng nhõn sự với những kỹ năng xỏc định cần cú mặt trong những thời điểm thớch hợp để thực hiện cỏc cụng việc của DA theo thời gian và chất lượng dự kiến. Việc xỏc định quyền hạn và trỏch nhiệm của người quản lý DA là hết sức quan trọng, cú tỏc động khụng nhỏ đến việc QLTH thành cụng DA.