- Bộ phận buồng đảm nhận các nhiệm vụ :
2.2.2.Cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn Hữu Nghị 1 Trang thiết bị của bộ phận lễ tân
2.2.2.1. Trang thiết bị của bộ phận lễ tân
Bộ phận lễ tân là nơi tiếp xúc đầu tiên giữa khách hàng và khách sạn nên có thể coi đây là bộ mặt của khách sạn. Các trang thiết bị cho bộ phận lễ tân luôn là mối quan tâm của những người quản lý khách sạn. Cơ sở vật chất của bộ phận lễ tân được đặc biệt thiết kế trang trọng, lịch sự, đẹp mắt, tạo ấn tượng cho khách.
Quầy lễ tân tại khách sạn Hữu Nghị nằm tại tầng G, được thiết kế quy mô theo đường thẳng song song với quầy bar, bên tay phải cửa ra vào đặt trong đại sảnh của khách sạn. Quầy được thiết kế nhỏ gọn, đơn giảngiúp nhân viên làm việc nhanh chóng và hiệu quả nhất, không để khách phải chờ lâu khi làm các thủ tục cần thiết : 1m chiều dài cho 1 chỗ làm việc, 0.5m cho thiết bị thanh toán tự động, 0.3m chiều rộng cho mặt quầy phía trên, 0.6m chiều rộng cho mặt quầy phía dưới dùng làm bàn viết và các loại giấy tờ, chiều cao mặt quầy là 1m, trên bàn có các máy điện thoại tự động, hóa đơn, hộp đựng các tập gấp, tờ rơi của khách sạn.
Các trang thiết bị của bộ phận lễ tân gồm có :
+ Một máy thanh toán thẻ tín dụng để thanh toán thẻ tín dụng cho khách + Một máy thẻ dùng cho việc check in, check out cho khách
+ Hai máy tính dùng để quản lý cuộc gọi trong khách sạn và để soạn thảo các hóa đơn chứng từ như phiếu xác nhận đặt phòng, báo cáo kế hoạch khách đến trong ngày…
+ Hai máy in chuyên in các giấy tờ cần thiết như hóa đơn thanh toán, hóa đơn điện thoại, danh sách khách nghỉ trong ngày và các tài liệu mà khách hàng yêu cầu.
+ Hai máy fax dùng để nhận, gửi các giấy tờ cần thiết
+ Ba máy điện thoại để gọi và nhận các cuộc gọi cho khách và trong nội bộ khách sạn.
+ Một két an toàn chống cháy nổ để giữ tiền
+ Một máy photo dùng cho toàn khách sạn và cho khách có nhu cầu
+ Ngoài ra còn có các dụng cụ văn phòng, sổ sách, tủ đựng giấy tờ để nhân viên lễ tân làm việc hiệu quả hơn