PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ
3.3.1. 4 Hoàn thiện quy trình thanh toán TDCT:
Quy trình thanh toán là nhân tố trực tiếp tác động đến thanh toán bằng phương thức TDCT. Bất kỳ một sai sót nào dù nhỏ trong quá trình thực hiện quy trình cũng đều có khả năng dẫn đến sự khó khăn và rủi ro trong thanh toán. Do vậy NHNo&PTNT VN cần nghiên cứu, phân tích và tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn quy trình thanh toán để từ đó hạn chế tới mức thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình thanh toán, nhưng lại phù hợp với điệu kiện thực hiện và khả năng cạnh tranh với các ngân hàng khác trong cùng địa bàn. Cụ thể:
- Để khách hàng không phải giao dịch với nhiều phòng ban, không nên tách biệt giữa các phòng, NHNo&PTNT VN nên quy định các Chi nhánh phải thành lập phòng TTQT với 2 bộ phận chính: Front Office (F/O) và Back Office (B/O).
Front Office: là bộ phận thực hiện việc giao dịch trực tiếp với khách hàng, quản lý hồ sơ khách hàng và thực hiện nghiệp vụ Marketing. Do đó, F/O sẽ được chia làm hai bộ phận chuyên sâu, đó là:
Bộ phận giao dịch: Quản lý và cập nhật hồ sơ khách hàng, hồ sơ nghiệp vụ; Tiếp nhận toàn bộ yêu cầu của khách hàng; Phản hồi tới khách hàng kết quả tất cả các giao dịch mà khách hàng yêu cầu; Thực hiện giao dịch nội bộ với B/O.
Bộ phận Marketing: Phân loại khách hàng, đánh giá khách hàng và thị trường; Báo cáo hoạt động từng loại hình nghiệp vụ cụ thể định kì / bất thường; Xây dựng và thực hiện nghiệp vụ Marketing; Phát triển, quảng cáo sản phẩm mới.
Back office: Là bộ phận thực hiện nghiệp vụ chuyên sâu không giao dịch trực tiếp với khách hàng. Bộ phận này được phân chia theo từng loại hình nghiệp vụ cụ thể, bao gồm: NK, XK, bảo lãnh, chuyển tiền, nghiệp vụ tài trợ XNK.
- Để tránh việc đòi hỏi khách hàng thanh toán bằng vốn tự có phải xuất trình thêm một bộ hộ sơ nhận nợ khống khi ký quỹ không đủ 100% giá trị L/C, trong quy trình quy định cần phải đưa điều khoản nhận nợ bắt buộc vào điều khoản cam kết ngay trong đơn mở L/C và coi đơn xin mở là một hợp đồng và cũng là chứng từ nhận nợ nếu trường hợp khách hàng không thực hiện đúng cam kết khi ngân hàng đã mở L/C.
- Xây dựng quy định chung cho toàn hệ thống về nhận diện và xử lý rủi ro trong mỗi vị trí của ngân hàng như: tại chức năng của ngân hàng thông báo có rủi ro nào và hướng xử lý, hay tại chức năng là ngân hàng chiết khấu có rủi ro nào và hướng xử lý..
- Hoàn thiện lại mẫu biểu theo hướng giữ lại cơ bản những yêu cầu nội dung cần phải có và sửa đổi lại câu cho đơn giản, dễ hiểu thuận tiện cho khách hàng sử dụng. Sử dụng riêng phần tiếng Việt và tiếng Anh riêng, hoặc mẫu 2 mặt riêng ngôn ngữ để khách hàng có thể chọn 1 trong 2 cách ghi cho phù hợp với khả năng của khách hàng.
- Quy định về thời gian và nội dung kiểm tra chứng từ cho từng công đoạn của quy trình nhằm chuẩn hoá hơn nữa nghiệp vụ TTQT, tiết kiệm thời gian và giảm bớt phiền hà cho khách hàng.
- Xây dựng và nhanh chóng ban hành Quy định về quy trình luân chuyển điện giao dịch TTQT giữa Sở Quản lý, kinh doanh vốn và ngoại tệ và các Chi nhánh tham gia hệ thống SWIFT nội bộ nhằm cụ thể hoá từng bước vận hành chương trình, quy định rõ trách nhiệm các cá nhân bộ phận liên quan đến mạng SWIFT và hạn chế sai sót, rủi ro khi thực hiện một cách thấp nhất.
- Cần tập hợp các tài liệu văn bản của các Bộ, Ngành, của ngân hàng có liên quan đến nghiệp vụ TTQT nói chung và TDCT nói riêng để phổ biến cho các chi nhánh nghiên cứu vận dụng.